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就活マナー

2019/12/11

【徹底解説】インターンシップのお礼状の正しい書き方

2019/12/11

インターンシップでお世話になった人へ送るお礼状。気持ちが伝わるお礼状を書くには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。今回の記事では、インターンシップ後のお礼状の書き方や注意点を詳しくご紹介します。

 

インターンシップのお礼状って書くべき?

 

インターンシップは実際に就業中の企業へ行って仕事を体験し、社内の環境やそこで働いている人たちを知る、就活生にとって有意義な機会です。

 

インターンシップへ行く期間や体験できる仕事内容は、企業によって様々です。1日体験のケースもあれば、1か月以上に渡ってある程度の仕事を任されたり、いくつかの部署に所属したりするケースもあります。

しかし、どのようなインターンシップの場合でも、基本的には企業側の担当者がついて仕事を教えてくれます。

 

インターンシップの終了時には社内でお礼や挨拶まわりをすると思いますが、その際に関わったすべての社員が社内にいるとは限りません。またインターンシップ最終日が忙しかったり余裕がなかったりして、その時点ではまだ気持ちの整理ができていないかもしれません。

 

インターンシップが終了してから改めてお礼状を出すことで、感謝の気持ちをしっかりと伝えられます。しかし、お礼状とはどのように書けばよいのでしょうか。

 

インターンシップ後のお礼状は必須ではない

 

インターンシップ後にお礼状を書くことは必須ではありません。しかし、たとえ1日であっても、企業の担当者や関わってくれた社員の方々は、忙しい就業時間を自分のために割いてくれています。インターンシップが終わったら、後日改めて感謝の気持ちを伝える礼儀は持ちたいものです。

 

特に長期間のインターンシップに通っていた場合は、お世話になったことが多く、必須でなくともお礼状を出すべきでしょう。担当者は長期間にわたり自分の定常業務をこなしながら、まだ社会人経験のない学生に仕事を教えてくれたり、周囲に迷惑をかけず仕事がうまく進むよう見守ったりしていたのです。

 

お礼状では感謝の気持ちだけでなく、仕事を体験して得た気づきなども伝えるとよいでしょう。就活生が意義を伝えることで、関わってくれた担当者や社員の方に、インターンシップを受け入れた意義を感じてもらうこともできます。

 

また就活生としてお礼状を出した方が企業の担当者に「誠実でよい学生だ」という印象を与えられます。複数の学生がインターンシップに来ていた場合、他の学生もお礼状を出している可能性があるので、自分だけ出していないことがないように気をつけてください。

 

 

お礼状はメールか手紙か、どちらが最適?

 

お礼状はメールか手紙か、どちらで出すべきか悩む就活生もいることでしょう。自分のケースではどちらで出す方がよいのか、メールや手紙のメリット・デメリットを踏まえた上で、相手の状況も考えて適切なものを選ぶようにしましょう。

 

【メールの場合】

<メリット>

・手紙よりもより気軽に出せる

・複数名の人に向けて同時に発信できる

・職場内で必要に応じて転送してもらえる

・お礼状を送ることで自分のメールアドレスを伝えられる

 

<デメリット>

・メールのお礼状は「形式的」「簡易的」と捉えられる可能性がある

・毎日、大量のメールを受け取っている相手に送る場合、お礼状のメールが他のメールに埋もれてしまう可能性がある

・多忙な相手の場合、氏名と件名だけを見て内容まで読まれない可能性がある

・迷惑メールに振り分けられたり、アドレスの入力ミスが起こったりして、しっかり読まれない可能性がある

 

【手紙の場合】

<メリット>

・手紙は手間をかけて郵送するため、メールよりも丁寧な印象になる

・手書きすることで、より誠実さが伝わる

・手紙は形として相手の手元に残るため、流されず受け止めてもらえる可能性が高まる

・文字がきれいな場合、プラスの印象を与えられる

 

<デメリット>

・企業内でお世話になった人が複数人にいたり、複数の部署にまたがっていたりする場合、すべての人に手紙を読んでもらえない可能性がある

・忙しい人の場合、机に置いたまま開封されない可能性がある

・開封して読んだり捨てる手間などを相手にかける

・文字がキレイに書けない場合、マイナスな印象につながる恐れがある

 

 

お礼状の書き方【1】書く内容の基本と注意点

 

お礼状を送ろうとした場合、何からどう書き出せばよいのか悩まれる就活生は少なくないでしょう。お礼状は感謝の想いを伝えるものなので、形式にこだわり過ぎる必要はありませんが、基本的な形は押さえておきたいところ。またメールと手紙(手書きと印刷)、縦書きと横書きなどによっても違いがあります。相手に感謝の気持ちを伝えるために最適な方法を選びましょう。

 

【お礼状に書く内容と注意点】

①宛名を書く

始めに、誰宛てなのかを明記します。相手の会社名・部署名・役職名を書き、続けて担当者の氏名を書きましょう。氏名はフルネームに「様」をつけて。親しくなった人でも「さん」ではなく「様」を使います。

部署名など人物宛てでない場合は「御中」をつけましょう。また複数の人宛ての場合は「〇〇各位」「お世話になった皆様へ」などといれると、複数名に宛てていることがわかります。「関係者各位様」のように「各位」に「様」を付けるのは誤りなので注意してください。

名称や氏名などは特に誤字に注意して、何度も確認しましょう。

 

②差出人を明記する

本文の文頭は枕詞をつけてから、インターンシップの期間・自分の大学名・学部名・学科名・氏名を名乗り、差出人が誰かわかるようにします。

大学や学部などの名称などは、正式名称で。自分の氏名も必ずフルネームで書きましょう。

 

③謝辞を述べる

インターンシップでお世話になったことに対する謝辞を述べます。伝えたい内容が様々ある場合でも、まず始めに謝辞を伝えてから内容に入るのがお礼状の基本です。

 

④インターンシップの感想を伝える

企業やそこで働く人、経験した仕事内容などについて感想を述べます。また、インターンシップを受けてみて起こった気持ちの変化や就活への意気込みなども伝えるとよいでしょう。

 

このとき、ネガティブな内容は書く必要がありません。お礼状ですので受け取った相手も「よかった」と思えるポジティブな内容を書いてください。

また、一般的な仕事に対する感想でもよいですが、できればインターンシップに行った企業での仕事の意義についてエピソードを含めながら具体的に書いた方がお礼状としてふさわしいでしょう。

 

⑤文を締める

最後にもう一度謝辞を伝えてから、文書をまとめます。ビジネスマナーとして内容の重複はあまり好まれませんが、お礼状の場合は謝辞を前後に挟むとよいでしょう。

 

また文末では自分のことばかりでなく、相手に対する気遣いや今後の活躍を願う一文などを入れることで、よりお礼の気持ちが伝わります。

 

《記載時の注意》

・会社名・部署名・役職名は必ず正式名称で記入すること。

・氏名はフルネームで書くこと。

・宛先の敬称を使い分けること。

・漢字間違いがないようにしっかりチェックすること。

・内容はポジティブなものに限定すること。

 

お礼状の書き方【2】メールと手紙の注意点

 

お礼状を送る際、手紙で送るかメールで送るかで悩む就活生は多いことでしょう。また手紙を選んだ場合でも、Wordなどを使って書いた方がいいのか、手書きで書いた方がよいのかで悩まれるかもしれません。

結論は、どちらがよいという決まりはありません。相手のことを考え、感謝の思いが伝わる方法を選びましょう。

 

Wordなどを使った印刷は、文字が読みやすく内容がしっかり伝わります。一方、手書きは誠実な思いが伝わるでしょう。ただし、手書きの場合は丁寧に書くことが大切です。

 

《メールでお礼状を送る際の注意点》

・メールタイトル

メールの場合、タイトルだけで「誰からの・どのような要件のメールか」がわかることが大切です。「インターンシップのお礼/〇〇大学 フルネーム」など、お礼状であることと、自分がどこの所属の誰かを記載するとよいでしょう。

 

・宛先

メールは同時に複数人へ送れますが、宛先の順番には気をつけましょう。基本は役職が上の方から順に入れるべきですが、お礼状では最もお世話になった担当者を先頭に入れることをおすすめします。

お礼状をメールで送る場合は、基本的に「TO」に一番届けたい送り先の宛先をいれて送ります。「CC」に入れると、「TOに入れた人宛てのメールですが、内容を見れるようCCにあなたの名前も入れておきました」というニュアンスになるので注意してください。

 

・簡潔さ

ビジネスメールは簡潔にわかりやすく書くことがマナーです。仕事の時間を割いて読んでもらうため、必要以上に自分の思いや考えを長々と書かないように注意しましょう。

 

《手紙でお礼状を送る際の注意点》

・封筒

手紙を出す場合には、会社に出すことを踏まえて柄のないシンプルな封筒と便箋を選びましょう。文字も黒のペンで書くこと。鉛筆・シャーペンは消えてしまうので使用しないように。TPOをわきまえることが重要です。

 

・頭語と結語

手紙の場合、本文の前後に「拝啓」「敬具」、あるいは「謹啓」「敬白」などの頭語と結語を付けることが一般的です。

 

・後付け

手紙の場合、文面での宛名を「後付け」にする場合があります。

後付けでは、自分の名前を先に書くことになるため、失礼にあたらないよう自分の名前は相手の名前より下に書くようにしてください。

 

・手書き

手書きは最も誠実さが伝わりますが、一文字一文字を丁寧に書かなければ、かえって雑な印象になってしまいます。書き損じたら文字をごまかしたり、二重線で消したりせずに、新しい便箋で書き直しましょう。

 

・印刷

パソコンでWordなどのソフトを使って書く場合、読みやすいサイズやフォントを選びましょう。ただし、丸文字などポップな印象は避け、ベーシックな明朝体を選ぶのが一般的です。また毛筆や楷書・行書など手書きに近い文字を選んでもよいでしょう。PCやプリンターによっては印刷したときの見た目に差が出るため、試し印刷をして不自然でなく相手が読みやすいフォントとサイズを選択しましょう。

 

また、改行の位置によって文章が読みづらくなることもあります。印刷プレビューでも確認できますが、こちらも一度、試し印刷をして確認するのがおすすめです。

 

そのほか、メールや手紙を出す際の注意点の書かれた記事も参考にしてください。

就活で使えるメールアドレスとは? 注意点と気になる疑問を解説!

封筒にもマナーがある!就活で履歴書や添え状を送るポイント

 

 

お礼状の書き方【3】書いておくべきポイント

 

お礼状は感謝の思いを伝えるものであり、必ず書くべき決まりがあるわけではありません。それでもインターンシップに参加した希望企業であれば、感謝の気持ちだけでなく、自己アピールとしても活用したいものです。

 

そこで大切になってくるのが、インターンシップを経験して学んだことや気持ちのポジティブな変化をお礼状に書くことです。インターンシップを通じてどのようなことを感じ、学び、自分の中に取り入れていきたいと考えているかは自己アピールにつながるでしょう。

 

また、お世話になった企業の良い面を客観的に伝えることで、インターン先の社員のモチベーションにもなり、好感を与えることが期待できます。

 

内容は‟自分が本当に感じていること”を書くこと、ポジティブな内容にすることを意識してください。また読み手の負担にならない程度にすることも大事です。長々と熱い思いを書くのではなく、的確な表現で端的に。「一緒に仕事がしたい」と思われる爽やかで好感の持てる内容を書くように心がけましょう。

 

お礼状はなるべく速やかに出すのがマナー

お礼状を出す際は、なるべく早いうちに出すことが大切です。お礼状を出すタイミングは、インターンシップを終えた翌日か、おそくとも2~3日以内に出しましょう。

 

時間が経ってしまうと、お礼の意味が薄まってしまう恐れがあります。さらに2週間以上空いてしまうと、「物事への取り組みが遅い人かもしれない」「後回しにされたのではないか」など、かえってマイナスな印象を持たれるので注意が必要です。

 

お礼状を考えるのに時間がかかってしまったり、諸事情でどうしても遅くなってしまったりした場合には、お礼を伝えたかった思いと謝辞を一文添えるようにしてください。

 

 

インターンシップ探しはdigmee

 

インターンシップを受け入れる企業側は、自分の会社で活躍してくれそうな学生を探すために時間と手間を割いています。インターンシップの申し込みからお礼状まで、双方が気持ちよくインターンシップを終えられるよう対応していくことで、企業側に良い印象を残せるでしょう。

 

インターンシップは企業の中に入って会社を知り、人を知り、仕事を知る就活生にとって貴重な体験となります。自分が活躍できる企業を見つけ、内定をもらうためにも、インターンシップ選びは重要です。

 

digmeeでは、就活生の希望や適正に合った企業へのインターンシップをコーディネートしています。就活目標が明確な方も、まだ悩み中の方も、まずはお気軽にご相談ください。

 

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