就活マナー

2020/12/08

【内定辞退はどうする?】内定辞退のやり方はどうする?断る際のマナーを知ろう!

2020/12/08

内定辞退の連絡をしないのはNGです。
必ず連絡を入れるようにしましょう。
内定辞退を伝える時は誠意が大切ですが、直接会って伝える必要はありません。
直接伝えるのは担当者を煩わせることにもなりかねないので、電話やメールで伝えるのがベターです。
電話での伝え方やメールの書き方についてはここで例文を挙げて詳しく解説していますので、分からないことがあれば参考にしてください。
しっかりとポイントを理解した上で、相手に失礼のないように心がけましょう。

【内定辞退はどうする?】はじめに

複数の企業から内定をもらったとき、内定辞退の連絡をどのように行えばよいのか分からないという学生も多いでしょう。

本来、内定を辞退することはいいこととは言えませんが、1社だけに絞って就職活動を行うというのはリスクが高いので、内定辞退しなければならない状況になってしまうことも珍しくありません。

そこで、ここでは内定辞退の方法について詳しく見ていきます。

相手に失礼にならないように、ポイントをしっかりと理解しましょう。

【内定辞退はどうする?】辞退する際のマナーは?

内定を辞退すること自体はあまり好ましいことではありませんが、絶対にやってはいけないということはありません。

法律的にも入社予定日の2週間前までであれば内定を辞退することができると定められています。

企業側も一定数の内定辞退が出ることは承知で採用活動を行っているので、正しい方法で行えば特に問題となることはありません。

あとはマナーの問題です。

内定辞退をする際はしっかりとマナーを守って、企業に迷惑がかからないようにしましょう。

連絡を入れないのは絶対にNG

内定を辞退するという行為は法律的には問題がありませんが、なんとなく後ろめたい気持ちが付きまとうのも事実でしょう。

「電話をして内定辞退を申し出たらなにか嫌味なことを言われるのではないか」、「内定辞退をしないようにしつこく説得されるのではないか」と考えると、できれば連絡をせずに済ませたいと思うのも理解はできます。

しかし、内定辞退の連絡を入れないのは絶対にNGです。

内定辞退の連絡をしないことで企業になんらかの損害が発生すれば、最悪損害賠償ということにもなりかねません。

採用担当者は内定辞退の連絡を受けることに慣れているので、学生ほど深刻には考えていません。

内定を辞退することを決めたら必ず連絡を入れましょう。

なるべく早く入れよう

内定を辞退するという決断をしたら、できるだけ早い時期にその旨を伝えるようにしましょう。

内定辞退をすることに罪悪感を抱いてしまってなかなか連絡することができないという学生もいるかもしれませんが、伝える時期が遅くなれば遅くなるほど企業に対して迷惑をかけてしまうことになります。

特に、採用人数の少ない中小企業やベンチャー企業の内定を辞退するときには注意が必要です。

たった一人内定を辞退しただけでも業務に多くの支障が出てしまうことが予想されるので、補充の人員を採用するスケジュールを確保するという意味でも、早い時期に連絡することはとても重要です。

もちろん、大企業の内定を辞退する場合も、できるだけ早い時期に伝えなければなりません。

誠意を見せよう

内定辞退の連絡を入れる際は、「大変申し訳ありませんが内定を辞退させていただきます」という言葉とともに、内定をいただいたことに対する感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

企業は学生を採用するために膨大な時間とコストを費やしています。

それにもかかわらず「もう2度と会うことはないから」といった理由から失礼な態度で内定辞退を伝えるのは社会人として絶対にやってはいけないことです。

できる限りの誠意を見せることは社会人として最低限のマナーです。

なお、内定を辞退した理由については特に伝える必要がありません。

稀に、相手側から「なぜ辞退するのですか?」と質問されることがあるので、聞かれた場合にのみ理由を答えるようにしましょう。

【内定辞退はどうする?】どのように伝える?

就職活動を気持ちよく終えるためにも、内定を辞退する旨の連絡はマナーを守って行いましょう。

マナー違反は相手に対して非常に失礼ですし、自分にとっても後味の悪いものになってしまいます。

ここでは、内定辞退のやり方について詳しく説明していきます。

「内定辞退は直接伝えるのがいいのか、それとも電話やメールでOKなのか」など、内定辞退のやり方が分からなくて困っている学生はぜひ参考にしてください。

会いに行き伝えるのは自己満足になる…??

内定辞退を伝える際は誠意を見せることが大切だと言いました。

誠意を見せるためには直接会社に出向いて採用担当者に面と向かって謝罪するのが一番だと思うかもしれませんが、実はそうとも限りません。

もちろん、直接会って内定辞退を伝えるのがマナー違反というわけではありません。

しかし、直接会うにはお互いにスケジュールを調整するために事前にメールや電話で打ち合わせをする必要があるので、人によっては煩わしさを感じる場合もあるでしょう。

また、採用人数の多い大手企業の場合は内定を辞退する学生がそれなりの人数いるので、わざわざ一人ひとりに会うことを鬱陶しく感じることがあるかもしれません。

このような事情を考慮すると電話やメールで伝えるほうがベターでしょう。

電話で伝える場合は?

内定辞退は電話で伝えるのが一般的です。

メールでも問題ありませんが電話のほうが誠意を伝えることができますし、直接伝えるのでメールのように読み忘れのリスクがなく確実だからです。

電話で内定辞退を伝える場合は、電話を入れる時間帯に配慮しましょう。

始業時間の直後や終業時間の直前は会議があったり、さまざまな雑務に追われる時間帯なので、できるだけ避けるようにします。

また、お昼休みの時間帯は離席していることが多いので避けるようにしましょう。

基本的には10時~12時までと14時~16時までの時間帯は比較的業務の落ち着く時間帯なのでおすすめです。

ただし、業種によって忙しい時間帯は異なるので、その点も考慮して電話するようにしましょう。

断る際の電話での伝え方例

自分:お世話になっております。

内定の通知をいただいた◯◯大学△△学部のAと申します。

少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。

担当者:はい、大丈夫です。

自分:先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

心より感謝しております。

せっかく内定をいただいたのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

身勝手なお願いで申し訳ないのですが、よろしくお願いいたします。

担当者:そうですか、大変残念ですが承知いたしました。

もしよろしければ理由を教えていただけますか。

自分:他社と並行して就職活動を行っていましたが、そちらの企業からも内定をいただき、自分なりに適性などを考慮した結果、このような結果となりました。

申し訳ありません。

担当者:はい、分かりました。

そちらの企業での活躍をお祈りしています。

自分:本日は忙しいところお時間を割いていただいてありがとうございました。

失礼いたします。

メールで断る場合

内定辞退の連絡をメールで受け取った場合や、電話で内定辞退の連絡をしたにもかかわらず担当者不在だった場合などはメールで内定辞退の連絡をしても問題ありません。

メールの場合は電話のように時間帯を気にする必要はないので、仕事の忙しい時間帯でも深夜でも連絡することができます。

内容は電話と同様に内定を辞退する意思とお詫び、そして内定をもらったことに対する感謝ということになります。

メールで断る場合に注意しなければならないのは、確実に担当者に読んでもらうということです。

連絡に齟齬があってメールに目を通してもらえないと、内定辞退が伝わらずに迷惑をかけてしまうことになります。

メールの件名には必ず「内定辞退」という言葉を使うようにしましょう。

断る際のメールでの伝え方例

件名:内定辞退のご連絡/◯◯大学△△学部 A(氏名)

本文:

X株式会社 人事部

Y(採用担当者の氏名)様

お世話になっております。

◯◯大学△△学部 Aです。

先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

このような嬉しいお知らせをいただいて誠に恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げた次第です。

就職活動を進めていくうちに自分自身の今後のキャリアや仕事への適正などについて改めて検討し直した結果、このような決断をいたしました。

申し訳ございません。

本来であれば直接お会いしてご迷惑をおかけしたことに対するお詫びをすべきところではございますが、メールでのご連絡となったことをご容赦いただければと存じます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名:A

◯◯大学△△学部

〒123-4567

東京都〇〇区〇〇町1-2-3

携帯電話:090-1234-5678

メール:abc@defg.xyz.jp

事態の理由は、待遇以外の点で伝えよう

内定を辞退したい理由についてはこちらから伝える必要はありませんが、相手の側から理由を尋ねられることがあります。

突然辞退の理由を聞かれると答えに困ってしまうこともあるので、できれば前もって答えを考えておくといいでしょう。

辞退の理由としては「適正を考えた結果」や「今後のキャリアを考慮して」といった答え方が無難です。

理由だけでなく「申し訳ありませんが」と謝罪の言葉も添えるようにすると角が立ちにくいでしょう。

間違っても会社をステータスや評判を貶めるような答えは避けるべきです。

「こちらよりも給料がよかったので」「知名度が高いので」といった表現はマナー違反となるので、このような表現を使ってはいけません。

【内定辞退はどうする?】まとめ

電話にしろメールにしろ内定辞退を伝えるのは心苦しいもので、ついつい後回しにしてしまいがちです。

しかし、連絡が遅くなればなるほど企業には迷惑をかけてしまうことになるので、内定辞退の意志が固まったならば、できるだけ早い段階で連絡するようにしましょう。

辞退の意思を伝える時はお詫びの気持ちだけでなく、内定をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えるようにするのもポイントです。

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