就活マナー

2020/12/08

【電話不在だった場合どうする?】就活中の不在電話には折り返しは絶対?気を付けなければいけない点も併せて!

2020/12/08

企業から電話が入っていたときにタイミング悪く出られなかった際には、掛けなおすようにしましょう。
折り返し不要とされない限り、しっかりと折り返して用件を伺うようにします。
中には非通知や知らない番号の場合もありますが、就活中はそのような番号にも折り返し電話をするようにしましょう。
電話をかける際には大切なことを聞き漏れないように、メモ用紙やペンを準備して自分から名前を電話で名乗るようにします。
かける時間帯や、言葉使いにも気を付けるようにし好印象を与えましょう。

【電話不在だった場合どうする?】はじめに

就活をしているときに、企業から電話がくるケースは多々あります。

そのようなときに限って別の用事があり、すぐに出られないこともあるものです。

折り返しの電話をいざかけようと思ったときに、すぐにかけていいのか何かルールやマナーがあるのか不安に感じるのではないでしょうか。

電話に出られなかった、気付かなかったなどの場合、どのような対応をすればいいのかご紹介していきます。

【電話不在だった場合どうする?】かけなおすべき場合

もし自分が電話に出られないときにかかってきた場合は、かけなおしましょう。

そのまま無視をしてしまうと、企業から見たイメージも悪くなってしまいます。

用件もなく電話をかけてくることはありません。

用事があるから電話をかけてきているのです。

企業はほかにも仕事がありまた電話をするのが大変なこともありますので、特別なことがない限りかけなおすようにしましょう。

シンプルに留守番電話に残っていたとき

簡単に用件などが入っていたり、企業名と担当者の名前が留守番電話に残っていたりしたときには、折り返しの電話をかけるようにしましょう。

シンプルにまた折り返しの電話がほしいという気持ちで、吹き込みをしている可能性が高いです。

もし留守番電話に吹き込んだにも関わらず、何日経っても電話がないといい加減な学生と判断されます。

わざわざ留守番電話に吹き込みをして、電話をかけた跡を残しているので、必ずと折り返しの電話をしましょう。

就活の時期は、様々な就活生へ向けて電話がけをしている可能性があります。

電話をなおざりにして、重要な話が聞けないまま不利になってしまったということもないように、気付いた時点で折り返しましょう。

非通知や知らない番号でもかけなおそう

知らない番号からきても、ここは知らないからと無視してはいけません。

セールスや迷惑電話ではなく、大切な企業からの電話の可能性が十分にあります。

もしどうしても不安なときには、ネットで番号を調べると企業名なのか迷惑電話か分かる場合もあるので見てみましょう。

調べて関係のないセールスだと確実に判明したときには無用ですが、そうではない場合しっかりと折り返しの電話をします。

留守番電話がついていても、メッセージを残さずに不在着信だけ残す場合もありますのでこの場合も掛けなおします。

その方が印象もいいですし、大切な話をしっかりと聞けるので安心です。

中には携帯電話から企業の担当者がかけているケースも多々ありますので、携帯のときには掛けなおしましょう。

あちらからかけなおすといわれても折り返しましょう

丁寧な企業の担当者の場合、また掛けなおしますと留守電に吹き込んでくれる場合があります。

しかし電話が来るのを受け身でいるよりも、自分から動いてかけなおした方が高評価です。

担当者も忙しいので留守電にはそのように吹き込んでいても、実際には別の仕事などでそんなに時間をかけていられないというのも本音です。

ずっと待っているよりも留守番電話に気が付いた時点で電話をもらえると、担当者からまた電話をかける手間も省けるので助かると感じてもらえます。

電話を待ってしまうケースでは、次はスムーズに出ないと失礼にもなります。

何回も不在にしてしまい印象を悪くするよりも、自分から気が付いたときは連絡するようにしましょう。

折り返し不要の場合は控えよう

「また掛けなおします」というときは、その手間を相手ゆだねる前に自分から電話をすべきですが、折り返し不要と入っているときにはわざわざ気を回して電話する必要はありません。

この場合は折り返し不要と伝えているので、逆に電話をしてしまったらその担当者の時間も取らせてしまい迷惑になっていまいます。

もしメールアドレスを知っている場合は、そこにメッセージを残しておくといいでしょう。

担当者の手が空いたときに見られますし、メールは迷惑に感じられることはほとんどないです。

【電話不在だった場合どうする?】折り返す際の注意点

もし電話が不在だった場合は基本折り返し電話をすることになりますが、そのまま何も考えずに電話をしてしまうと相手に迷惑をかけたり準備不足で失敗してしまったりするかもしれません。

ここでは電話をかける際の注意点について詳しく説明していきますので、是非参考にしてみてください。

世間一般的な慣例を知ることで、社会人として即戦力になることを印象づけられます。

メモを用意しよう

電話では大切なことをいわれる場合がほとんどですので、しっかりとメモ用紙と筆記用具は準備しておきましょう。

口頭のみでやり取りをしてしまうと、大切なことをいわれていてそのときには覚えていても後から忘れてしまい大変なことになってしまう可能性があります。

また電話をかけて担当者に聞くのは勇気が要ることですし、相手にも迷惑をかけてしまいます。

担当者と電話の途中でペンやメモがほしいと思って待たせてしまうよりも、しっかりと手元に準備してから電話をした方が好印象です。

特に大切な面接日程の調節なども電話で行い、後日会うという場合もあります。

スケジュールについて聞かれる可能性もありますので、手帳なども一緒に準備しておけば安心です。

自分から名前を名乗る

折り返し電話をしたときには、電話を受けた相手はいったい誰からなのか分かりません。

分かっているだろうという前提で用件を話してしまうと、意味が分からずに困ってしまいます。

直接担当者につながっているとは限らないので、まずは自分から氏名を名乗ってください。

順番としてはまず挨拶をして、その後に自分の名前を名乗るようにします。

大きい会社などでは特に受け付けの人などが最初電話に出ますので、折り返しの電話をした旨と担当者に取り次いでほしい旨を伝えます。

電話に出た方がもし担当者だった場合、確認後に挨拶をして、本題に入りましょう

時間を少し電話でいただいてもいいのかの確認し、簡潔に分かりやすく用件を伝えます。

時間帯に気を付ける

自分にとっては暇な時間でも、担当者の立場になったら折り返しの電話をかけられても迷惑な時間帯があります。

相手の状況に配慮を行って、迷惑にならない時間を見つけ電話するようにしましょう。

特に昼休みなどは外でご飯を食べているかもしれませんし、元々休憩の時間ですので休みたいと思っています。

一般的なお昼休憩といわれている12時から13時の間は避けるようにし、電話に出やすい時間を狙いましょう。

おすすめの時間帯は朝一の仕事も落ち着いてきた10時30分から12時までと、比較的静かな14時から17時までがおすすめです。

仕事が始まったばかりや、終業間際からその後にかけては避けるようにしましょう。

言葉遣いに気を付けよう

折り返し電話をかけなければいけないということだけが頭の中にあると、言葉遣いがおざなりになってしまう場合もあります。

まず電話をかけるときにはいったんメモ帳やペンなども用意して、どのように話すのか頭の中でシミュレーションをしてから話しましょう。

内定を勝ち取るためには、TPOに合わせた言葉使いができるかどうかも見られています。

友人と親しく会話をするのとは違いますので、正しい社会人としての言葉使いをするというのは大切なことです。

敬語を意識して、まずは電話をするときには挨拶と自分の名前を名乗るのは基本です。

電話は緊張しやすいツールですが、だからこそ挨拶と自分の名前は大変大切ですので、スラスラと話せるように準備しておきましょう。

【電話不在だった場合どうする?】まとめ

用事があり電話に気が付いていなくて不在になってしまったときには、もちろん掛け直しになります。

なかには掛け直しが不要と指定される場合もありますので、その際は無理にしない方がいいでしょう。

電話をかける際には、自ら名乗り失礼のないように事前にメモ用紙やペンを準備しておきます。

話をする際に緊張して頭が真っ白になりそうなときには、まずどの順番で自分は話すのかメモ用紙に記入しておいてもいいでしょう。

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