就活マナー

2019/11/21

面接の日程変更マナーとは?電話やメールの例文と伝え方のポイント

2019/11/21

就活を進めていくうえで欠かせない、面接の日程調整。
どんなに気をつけていても、スケジュールに不都合が出てくることはよくあることです。

他のスケジュールをずらすことはできないけれど、採用担当者に悪い印象を与えたくもない。
そんなとき、どのような対応が望ましいのでしょうか。

 

面接日の変更は選考に不利になるの?

 

やむを得ず面接の日程変更をする場合、選考に影響がでないようにするにはどうしたらいいのでしょうか。

ここでは就活の面接日にどうしても外せない用事が入ってしまった場合、選考に不利となるのか、影響が出ないようにするにはどのように企業に伝えれば良いのか、などを詳しく解説していきます。

 

 

面接の日程変更が選考に響くことはない

 

マナーを守れば日程変更が不利になることはない

 

日程変更が選考結果に直接響くことはありません。

また近年の就活では、ほとんどの就活生が複数の会社を受けているため、 採用担当者も面接日程が他と重なることを想定しています。

伝え方を配慮し、マナーを守れば、印象が悪くなることはないでしょう。

 

日程変更は1回まで

 

日程変更によって不利になることはありませんが、日程の変更は1回までに抑えましょう。

何度も日程変更を申し出てしまうと、スケジュール管理能力や志望度が低いと疑われる可能性が高くなります。

 

 

日程変更の連絡はメールと電話、どっちが良い?

緊急でなければメールで連絡する

 

面接が直近でなければ、基本的にメールでも問題はありません。

メールでの伝え方は、下記にまとめたメール文のポイントを参考にしてみてください。先方からの返信は、 24時間以内に対応しましょう。

 

速やかな連絡が大切

 

緊急でない場合にメールで連絡するといっても、面接日程は採用担当者の仕事の時間を頂いて行われるもの。

早めに変更の旨を伝えることで、他の応募者との入れ替えが可能にもなります。

日程変更を要することが発覚した時点で、速やかに連絡するようにしましょう。

 

前日や当日の変更は電話で

 

採用担当者は1日に多くのメールを受け取っています。

そのため、メールでの連絡は返信までに時間を要したり、対応を後回しにされたりする可能性があります。

緊急の連絡は、電話で伝えるほうが確実だといえます。

 

 

メールで面接の日程変更を伝える際のポイント

 

件名は分かりやすく

 

先述のとおり、担当者は1日に大量のメールを受け取っています。

そのため件名は、用件と差出人が一目で分かるようなものにしましょう。

 

内容を端的に伝える

 

本文は基本的に「宛名、挨拶、要件、締めの挨拶、署名」で構成します。

宛名は正式名称で記載し、改行や句読点を利用して、読みやすく伝わりやすい本文となるように心掛けましょう。

また、日程調整にあたり新たな面接候補日を3つほど提示することも忘れてはいけません。

 

<例>

【〇月〇日面接日程変更のお願い】【△△大学 名前】

 

株式会社〇〇

人事部 △△ △△ 様

 

お世話になっております。

△△大学の(名字 名前)と申します。

 

先日は、面接の日程をご連絡いただき誠にありがとうございました。

〇月〇日〇時よりご案内いただいた面接につきまして、

貴社にお伺いすることが難しくなりました。

大変申し訳ございません。

 

誠に恐縮なのですが、

可能であれば下記の日程のなかで再調整していただけないでしょうか。

 ×月×日(×)0:00-0:00
 ×月×日(×)0:00-0:00
 ×月×日(×)0:00-0:00

 

ご多忙のとろ恐れ入りますが、ご検討頂けると幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△大学 △△学部 △年

名字 名前

電話:000-0000-0000

メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

 

電話で面接の日程変更を伝える際のポイント

 

電話をかける時間を配慮する

 

企業に電話をかける際は、一般的に忙しいとされる営業開始や終了間際、昼休憩の時間は避けましょう。

10~11時、14~16時の間に電話をするのが無難だといえます。

企業のHPなどを確認し、仕事の内容や活動時間を調べたうえで電話をかけることが望ましいでしょう。

 

顔が見えない会話であることを意識する

 

落ち着いて、端的に変更の旨を伝えましょう。

先方に失礼のないよう、申し訳ない気持ちを忘れずに。

また、こちらの声が相手に届くよう、静かな場所から電話をかけましょう。

 

<例>

◆まず、先方に挨拶

お世話になっております。
△△大学の、(名字 名前)と申します。

お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日に控えた面接の件でご連絡致しました。
担当していただいている〇〇様は、いらっしゃいますか?

 

◆担当者に用件を伝える

お忙しいところ失礼致します。
△△大学の、(名字 名前)と申します。
先日は面接の日程をご連絡頂き、誠にありがとうございました。

実は、ご案内いただいた日程に既に予定が入っておりまして、貴社に伺うことが難しく連絡させていただきました。
こちらの都合で大変申し訳ないのですが、日程を調整していただくことは可能でしょうか。

 

◆日程調整

〇月〇日〇曜日の午後であれば、いつでも可能です。
(電話をかける前に、3つほど候補を洗い出し、こちらから提示できるようにしておきましょう。)

 

◆確認

ありがとうございます。
それでは、〇月〇日〇曜日の、〇時に貴社へ伺わせていただきます。

 

◆お礼

こちらの都合であったにもかかわらず、ご対応ありがとうございました。お忙しい中、お電話での対応も、ありがとうございます。

当日はどうぞよろしくお願い致します。
失礼いたします。
(電話は、先方が切ったことを確認してから切りましょう。)

 

連絡後は、確認を込めたお礼メールを

 

日程変更ができたら、確認の意味も込めてお礼のメールを送っておきましょう。

「〇月〇日(〇)〇時に伺います。当日は何卒よろしくお願い致します。」と添えることで、お互いの認識を再度確認することができます。

 

 

パターン別!日程変更の理由を伝える際の注意点

 

学業や冠婚葬祭と被った場合

 

学生の本文は学業。

大学の試験や大事なゼミなど、学業都合の場合は正直に伝えてかまいません。

また冠婚葬祭といったやむを得ない用事も、先方の受けとる印象に影響が出ることはありません。

変更の背景を尋ねられたときは、過度に焦らず、落ち着いて理由を説明しましょう。

 

他社選考と面接日が被った場合

 

常に正直であることが是ではありません。

事実ではあっても「他社での面接があるので」とは伝えないようにしてください。

変更をお願いする会社の優先度が低いと思われない言い方を心がけましょう。

 

<例>

「ご提案いただいた日程ですが、既にスケジュールが入っており、貴社へ伺うことが難しいです。申し訳ございませんが、日程を調整いただけないでしょうか」

 

 

面接の日程変更を了承してくれた後は

 

面接の日程を変更できた後にも注意することがあります。

まずは、日程変更の有無に関わらないことですが、 変更してもらった上での遅刻は絶対にないようにすることです。

遅刻しないことは、社会人としてのマナーであり、先方は悪い印象を受けます。

 

また、日程変更後に担当者に会ったら、まずは日程を変更してくださったお礼を伝えましょう。自分のために時間を割いてくださっている企業側への感謝の意を表し、誠実な態度を示すことが大切です。

 

 

面接の日程変更は慎重に

 

面接の日程変更をしたからといって、選考で不利に働くことはありません。

重要なのは、変更そのものではなく、変更せざるを得なくなったときの対応です。マナーや信用を問われるため、上記のポイントを踏まえ、落ち着いて対応するようにしましょう。

とはいえ、日程変更を要しないことに越したことはありません。

企業側のスケジュール調整もあるため、日程変更がないように就活のスケジュール管理は徹底しましょう。

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