HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
はじめに
秘書志望の就活生の皆さん、こんにちは。
企業のトップや上司を支えるプロフェッショナルである秘書の仕事に、大きな魅力を感じていることと思います。
しかし、その第一関門である面接を前に、「秘書の面接って何を聞かれるんだろう？」「どう対策したら受かるんだろう？」と、不安や疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、新卒で秘書を目指すあなたのために、面接でよく聞かれる質問から、面接官に良い印象を与えるための大切なポイントまで、必要な情報を網羅的に解説します。
秘書の面接試験のポイント
秘書の面接は、他の職種と比べて、特に「人柄」と「ビジネスマナー」が厳しく見られます。
なぜなら、秘書は「上司の顔」であり、時には「会社の顔」として、社内外の重要な方と接する仕事だからです。
面接官は、あなたの回答内容だけでなく、言葉遣いや表情、立ち居振る舞いの全て（all）から、「この人に大切な来客対応を任せられるか」「上司が安心して仕事（業務）を任せられるか」を判断しています。
高いコミュニケーション能力と、機転の利く対応力、そして何よりも「信頼感」を与えられるかどうかが、採用成功の重要なポイントとなります。
合格するには業務に対する理解が必要
一口に秘書の仕事と言っても、その業務内容は非常に幅広いです。
上司のスケジュール管理はもちろん、電話やメール、来客の対応、会議の資料作成や議事録の作成、出張の手配、社内の情報管理など、多岐にわたります。
また、どの役職（例えば、社長か、部門長か）の上司につくかによっても、求められるスキルや業務の範囲、責任の重さが変わってきます。
応募する企業が、秘書にどのような役割を求めているのか（例えば、語学力を活かした海外とのやり取り、社内の調整役としてのコミュニケーション能力など）、求人情報や企業研究を通して事前にしっかり把握しておくことが不可欠です。
面接では、その具体的な業務内容を理解した上で、自分がどう貢献できるかを伝える必要があります。
予想できる問題はあらかじめ練習する
面接の成功は、どれだけ「準備」できたかで決まります。
志望動機や自己PRといった定番の質問はもちろん、秘書特有の質問（例：「上司から同時に複数の仕事を頼まれたらどう対応しますか？」「ストレス解消法は何ですか？」）も予想されます。
こうした質問は、あなたの「対応力」や「人柄」、「ストレス耐性」を見るためのものです。
大切なのは、模範解答を丸暗記することではなく、あなた自身の「考え」を「自分の言葉」で論理的に説明できるようにしておくこと。
秘書は、上司の考えを汲み取ったり、社内外の人に物事を正確に伝えたりする仕事です。
面接の場でも、質問の意図を正しく把握し、丁寧かつ簡潔に回答できるよう、声に出して練習しておきましょう。
秘書の面接のよくある質問と回答例
ここからは、秘書の面接で特に聞かれやすい、よくある質問とその回答のポイントを解説します。
これらの質問は、面接官があなたの「秘書としての適性」や「仕事への熱意」、「信頼できる人柄か」を判断するための重要な材料となります。
回答例はあくまで回答の方向性を示すものです。
丸暗記するのではなく、あなた自身の具体的な経験や思い、応募する企業の特徴に合わせて、オリジナルの回答を作成するためのヒントとして活用してください。
志望動機について
志望動機は、あなたの熱意と企業研究の深さが試される最重要質問です。
「なぜ数ある職種の中で秘書なのか」「なぜ多くの会社の中から、この企業を選んだのか」を明確に伝える必要があります。
面接官は、あなたがどれだけ深く自社を理解し、その上で「ここで働きたい」と強く思っているかを知りたいのです。
（回答の方向性例）「私が秘書職を志望する理由は、人のサポートを通じて組織全体に貢献することに大きなやりがいを感じるからです。中でも御社は、〇〇（例：革新的な事業内容、社会貢献活動）に力を入れておられ、その最前線で働く上司（皆様）をサポートすることで、御社の更なる発展に微力ながら貢献したいと強く思い、応募いたしました。学生時代の〇〇の経験で培った先読みの力を活かしたいです。」
入社後の抱負について
この質問では、あなたのキャリアプランの具体性や、入社後の成長意欲が評価されます。
新卒採用の場合、現時点での完璧なスキルよりも、「学ぶ姿勢」や「将来性」が重視されます。
秘書としてどのように成長していきたいかを具体的に伝えましょう。
（回答の方向性例）「入社後は、まず上司の方の仕事のスタイルや、社内のルールを一日も早く正確に把握することから始めます。スケジュール管理や来客対応といった基本業務を完璧にこなし、信頼していただけるよう努めます。将来的には、常に上司が何を求めているかを先読みし、『あなたに任せておけば安心だ』と思っていただけるような、きめ細やかなサポートができる秘書に成長したいと考えております。」
自己PRについて
自己PRは、あなたの「強み」や「スキル」が、秘書の仕事（業務）でどう活かせるかを具体的にアピールする絶好のチャンスです。
秘書に求められる能力、例えば「几帳面さ」「口の堅さ（守秘義務）」「マルチタスク能力」「臨機応変な対応力」「コミュニケーション能力」「PCスキル」などを、学生時代の具体的なエピソードを交えて説明しましょう。
（回答の方向性例）「私の強みは、相手の立場に立って物事を考え、先回りして行動できる点です。大学のゼミで幹事を務めた際、教授やメンバーのスケジュールを管理し、会議に必要な資料を前日までに作成・配布することを徹底しました。また、予想される質問をリストアップしておくことで、会議がスムーズに進むようサポートしました。この経験で培った先読みの力と調整能力を、秘書として上司の業務サポートに活かしていきたいと考えております。」
時事問題について
秘書は、上司との会話や、重要な来客対応の場で、幅広い知識や教養が求められることがあります。
そのため、社会の動向にどれだけ関心を持っているか（情報収集能力）を見るために、時事問題について聞かれることがあります。
特に、その企業が属する業界の最新ニュースや、経済全体の動向は必ずチェックしておきましょう。
（回答の方向性例）「私が最近注目しているのは、〇〇（例：DXの推進、働き方改革）に関するニュースです。秘書の業務も、ITツールの活用によって大きく効率化できる部分があると感じています。私自身も、新しい情報やツールの使い方を積極的に学び、上司や組織全体の生産性向上に貢献できるような、柔軟な対応スキルを持った秘書になりたいと考えています。」
基本的な面接突破の方法
秘書の面接では、回答の「内容」と同じくらい、あるいはそれ以上に「伝え方（話し方）」や「立ち居振る舞い」が重視されます。
面接官は、「この人を上司の隣に、あるいは会社の顔としてお客様の前に出して恥ずかしくないか」という厳しい視点を持っています。
言葉遣い、表情、姿勢など、基本的なビジネスマナーを徹底することが、他の応募者との大きな差をつけるポイントになります。
面接官の質問を理解し対応する
秘書の最も重要なスキルの一つに、「指示や情報を正確に把握し、適切に対応する」能力があります。
面接の場も全く同じです。
面接官の質問の意図（何を知りたくて、この質問をしているのか）を瞬時に汲み取り、的確に回答することが求められます。
緊張のあまり、聞かれてもいないことまで話しすぎたり、的外れな回答をしてしまったりしないよう注意しましょう。
まずは「結論」から簡潔に話し、その後に理由や具体例を付け加える（PREP法）ことを意識すると、論理的で分かりやすい報告・回答ができます。
もし質問が聞き取れなかった場合は、慌てずに「申し訳ありません、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と丁寧に確認する姿勢も大切です。
丁寧にはっきりと声を出す
秘書は、会社の「声」として、電話対応や来客対応を担う重要な存在です。
そのため、面接での声のトーンや話し方は厳しくチェックされます。
ボソボソとした小さな声や、早口で聞き取りにくい話し方は、「自信がない」「相手への配慮が足りない」といったマイナスな印象を与えてしまいます。
面接官の目を見て、にこやかな表情を保ちながら、明るくはっきりとした声で、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
それだけで、相手に安心感と「この人なら任せられる」という信頼感を伝えることができます。
日頃から、正しい敬語の使い方を意識し、声に出して練習しておくことをお勧めします。
自分の言葉で回答する
面接対策本やインターネット（この記事も含む）で見つけた例文をそのまま暗記して話すのは、最も避けるべきことです。
面接官は何人もの応募者を見ており、そうした「借り物の言葉」はすぐに見抜かれます。
また、少し深掘りされた質問をされた途端に、答えに詰まってしまうでしょう。
秘書は、時には上司の代理として物事を判断したり、社内外の調整役として自分の考えを伝えたりすることも求められます。
あなた自身の「経験」や「考え」に基づいた「自分の言葉」で語ることで、初めてあなたの「人柄」や「熱意」が面接官に伝わります。
秘書の面接試験の注意点
秘書の面接は、入室した瞬間から始まっています。
あなたの「第一印象」が、合否を大きく左右すると言っても過言ではありません。
面接官は、あなたの立ち居振る舞い、身だしなみ、表情の全て（all）を見て、「この人は信頼できるか」「大切な上司やお客様の前に出せるか」を厳しく判断しています。
ここでは、回答内容以外で、特に注意すべき点を解説します。
服装や髪に気をつける
秘書に求められるのは、「華やかさ」ではなく「清潔感」「上品さ」「信頼感」です。
面接時の服装は、新卒の場合、リクルートスーツが基本です。
シワや汚れがないか、サイズが体に合っているかを前日までに必ず確認しましょう。
シャツは白無地を選び、襟元や袖口の清潔さにも気を配ってください。
髪型は、顔がはっきりと見えるようにすっきりとまとめます。
長い髪は後ろで一つに束ねるのが最も無難です。
メイクは派手な色使いを避け、健康的で知的な印象を与えるナチュラルメイクを心がけましょう。
香水や派手なネイル、華美なアクセサリーは厳禁です。
態度と姿勢
面接は、控室での待機中からすでに始まっていると意識してください。
いつ誰に見られても恥ずかしくないよう、常に背筋を伸ばし、落ち着いた態度を保ちましょう。
入室時のノック、お辞儀（角度）、着席のタイミング、資料の受け渡し方など、一連の動作全て（all）を丁寧に行うことが、そのままあなたの評価につながります。
面接中は、面接官の目を見て、適度に相槌を打ちながら「聞く姿勢」をしっかり見せることが重要です。
秘書は「聞き上手」であることも大切なスキルの一つ。
相手に安心感を与えるような、穏やかで落ち着いた態度を終始心がけましょう。
面接練習はAIでするのもあり！
「面接の準備はしたけれど、人前で話すのが苦手」「自分の話し方や表情を客観的に見てみたい」そんな悩みを持つ就活生は多いです。
特に秘書の面接は、「見られ方」が非常に重要なポイントとなります。
そんな時は、AIを活用した面接練習サービスを利用するのも一つの方法です。
最近では、AIが面接官役となり、あなたの回答内容だけでなく、声のトーン、視線、表情まで分析し、具体的なフィードバックをくれるサービスも増えています。
時間や場所を選ばずに、納得いくまで何度も練習できるのが大きな魅力です。
登録なども簡単なものが多いので、ぜひ活用してみてください。
おわりに
秘書の面接は、あなたの「人柄」「丁寧さ」「対応力」といった、人間的な魅力を存分にアピールできるチャンスです。
面接官は、現時点での完璧なスキルよりも、あなたという「人」が、上司や会社のために誠実に、そして柔軟に働いてくれるかどうかを見ています。
この記事で紹介したポイントや質問例を参考に、しっかり準備を重ねてください。
準備を万全にしたら、あとは自信を持って、あなたらしい「おもてなしの心」と「サポートへの熱意」を、自分の言葉でしっかりと伝えましょう。
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