【例文6選】研究室訪問のメールの書き方や基本的な流れ｜例文についても紹介

Digmedia編集長

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

「研究室訪問って、いつでも良いの？」 「研究室訪問の基本的な流れが知りたい」 「研究室訪問のときに送るメールのコツってあるの？」 研究室訪問を考えている人には、多くの疑問や不安があるのではないでしょうか。

本記事では、まず研究室訪問を行う時期を紹介し、研究室訪問の基本的な流れに沿ったメールの書き方のコツを紹介します。また併せて、研究室訪問で送るメールに使える敬語のフレーズも紹介していきます。

この記事を読むことで、研究室訪問の流れやメールの書き方に必要な知識を身につけることができ、後悔のない研究室訪問を行うことができます。

研究室訪問に関して知りたい人や研究室訪問を控えている人は、ぜひ読んでみてください。

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【研究室訪問メール】適切な時期とは？

研究室を訪問する場合、進路場所によって適切な訪問時期に違いがあります。

大きく分けると3つあります。

1つ目は「学内の研究室に進む予定の場合」、2つ目は「大学院から別の大学へ進学予定の場合」、3つ目は「大学から外部の大学院へ進学予定の場合」になります。

詳しくみていきましょう。

【研究室訪問メール】基本的な構成

研究室を訪問するのに欠かせないのが、教授へのアポ取りです。

このとき、研究室の教授へアポイントメントのメールを送る必要があります。

ここでは、アポイントメントメールの基本的な構成についてみていきましょう。

これらがアポ取りメールの基本的な構成になるため、きちんと把握しておくことが大切です。

【研究室訪問メール】基本的な流れと書き方のコツ

研究室訪問について、その流れやアポイントメントの取り方などについて悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

以下では、研究室へアポイントメントを取るためのメールにはじまり、訪問日の調整をするためのメールや訪問後のお礼メールといった研究室訪問の流れを紹介していきます。

また、訪問の流れに沿ったメールの書き方も例文付きで紹介していくため、ぜひ参考にしてください。

研究室訪問のアポイントメントメールを送る

研究室を訪れるためには、まず教授にアポイントメントを取る必要があります。

多くの場合、アポイントメントを取るのにメールを利用するのではないでしょうか。

以下では、アポイントメントメールの書き方のコツや例文を紹介していきます。

研究室訪問の第一歩となるメールなので、ぜひチェックしてみてください。

アポイントメールの書き方のコツ

アポイントメントメールを書く際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

1つ目は研究室訪問をしたい理由です。

なぜ、その研究室に興味を持ったのかや、所属したいと考えたきっかけを簡潔に書くようにしましょう。

2つ目は自身の研究内容についてです。

研究室の教授は、メールを送ってきた相手がどのような人物なのか知りません。そのため、自己紹介と併せて研究内容について伝えておくことが大切です。

3つ目は研究室への進学後、どのような研究を行いたいのかです。

これは、進学後のミスマッチを防ぐことにもつながります。

これらのポイントを押さえておくことで目的や考えが伝わりやすくなり、また読み手にとって分かりやすいメールになります。

アポイントメールの例文

以下では、研究室訪問への第一歩となるアポイントメントメールの例文を紹介していきます。

ぜひ、参考にしてみてください。

訪問日の調整メールを送る

研究室の教授から訪問許可と日程の打診を受けたら、次は訪問する日程を調整していきます。

この日程調整メールでも押さえておくべきポイントがあるため、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整メールの書き方のコツ

アポイントメントメールを送った後、教授（あるいは研究室の学生）から訪問許可のメールを受け取ったら日程調整を行いましょう。

返信メールに先方から日程の提示がある場合には、その日程内でスケジュールの調整を行ってください。

日程調整メールの例文

以下では、日程調整メールの例文を紹介していきます。

このとき、メールの返事と研究室訪問許可へのお礼を最初に行っておくとより良いでしょう。

日程調整メールの返信のお礼のメールを出す

こちらから日程調整メールを送った後に、返信が来るケースがあります。

しかしながら、この返信に対してお礼のメールを出すかどうかで悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。

以下では、お礼メールを出す理由とともに、お礼メールの書き方のコツや例文を紹介していきます。

返信のお礼のメールの書き方のコツ

日程調整のメールを送った後に、教授や研究室の学生から了承の返信メールが来ます。

気を付けたいのが、この返信メールでメールを終わらせないということです。

メールは基本的に目上・年上の方で終わらないようにするのがベターだからです。

そのため、再度、返信のお礼メールを送りましょう。

返信のお礼のメールの例文

以下では、返信のお礼メールの例文を紹介していきます。

ぜひ、参考にしてみてください。

研究室を訪問する

アポ取りが終わると、いよいよ研究室への訪問になります。

研究室訪問の前に今一度、訪問する目的を確認しておきましょう。

研究室への進学前に訪問を行う理由は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、所属後に自分が行いたい研究ができるかどうかを知るためです。

研究室によって学生の研究の決め方は異なり、学生の希望がそのまま採用されるケースと研究室のメイン研究から割り当てるケースになります。

2つ目は、研究環境を知るためです。

研究室を訪れることで、実際に使用されている設備や研究活動の様子を見せてもらえることがあります。

また、研究設備だけでなく、研究生が使用できるパソコンや机の有無についてもチェックすることもできます。

3つ目は、研究室自体の雰囲気や教授の人柄を知るためです。

研究室への進学後はその研究室で過ごすことが多いため、自分に合っているかどうかも大切なポイントになります。

また、教授の人柄や指導方針も研究を進めていく上では重要です。

研究室訪問後はお礼のメールを書く

研究室の訪問が終わった後には、お礼のメールを送る必要があります。

以下では、研究室訪問へのお礼メールの書き方のコツや例文を紹介していきます。

ぜひ、参考にしてみてください。

お礼メールの書き方のコツ

研究室訪問が終わった後は、必ず対応してくれた教授にお礼のメールを送るようにしましょう。

お礼メールを送るときには、訪問した際の感想や今後の抱負を伝えてください。

お礼メールの例文

以下では、研究室訪問後のお礼メールの例文を紹介していきます。

また、お礼メールを送る際には、できる限り訪問した日のうちに送るように心がけましょう。

お礼メールの返信のメールに返信する

訪問へのお礼メールを送ると、教授や対応してくれた研究生から返信が来ることがあります。

以下では、お礼メールの返信に対するメールの書き方のコツと例文を紹介していきます。

返信メールの書き方のコツ

研究室訪問へのお礼メールを送ると、場合によっては教授から返信が来ることがあります。

その際には、目上からのメールで終わらないように返信に対する挨拶メールを送りましょう。

また、挨拶メールを送る場合には教授からの返信に対するお礼とともに、何かあれば連絡する旨も併せて伝えておきます。

返信メールの例文

以下では、教授からの返信に対する挨拶メールの例文を紹介していきます。

ぜひ、参考にしてみてください。

【研究室訪問メール】送るときのよくある疑問

研究室訪問を行う際に、教授へのアポイントメントメールを取るためにメールを活用することが多いでしょう。

ここでは、メールを送るときによくある疑問について紹介していきます。

まず、メールを送る時間帯についての疑問です。

メールは24時間いつでも送ることができるため、かえって送るタイミングについて悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。

研究室訪問に関するメールを送る時間帯は、基本的にいつでも問題ありません。

ただし、送る時間が気になる場合には、教授の勤務時間帯に送るのがおすすめです。

また、使用するメールアドレスは、プライベートのものやフリーアドレスはおすすめできません。

メールを受け取った教授や研究生が、一目で差出人の身分（所属）が分からないためです。

そのため、研究室訪問のメールを送る際には、大学からもらっているメールアドレスを使用するようにしましょう。

【研究室訪問メール】日程調整時に使える敬語フレーズ

研究室訪問を行う際に、教授や研究生と何度かメールのやり取りをするでしょう。

メールを送る相手は目上の人たちになるため、失礼がないようにしなければいけません。

以下では、研究室訪問でメールを送る際に重宝する敬語フレーズをいくつか紹介していきます。

敬語フレーズを単語ごとに分けて意味や敬語の種類を解説し、併せて使い方も紹介していきます。

ぜひ、チェックしてみてください。

「お時間を頂きたく存じます」

日程に関するため、「時間をもらいたいと思う」という言葉をメールで使用したいと考える人もいるでしょう。

そのため、時間をもらいたいと思うを適切な敬語に直していく必要があります。

一つひとつ分けてみていきましょう。

つまり、時間をもらいたいと思うは「お時間を頂きたく存じます」となります。

たとえば、「〇月〇日にお時間を頂ければと存じます」といった使い方が可能です。

「～いたしかねます」

「（動詞）いたしかねます」というフレーズは、サービスや接客といった場などで耳にした人もいるのではないでしょうか。

この「いたしかねます」というフレーズは、「いたす」と「かねます」という2つの言葉から成ります。

「（動詞）いたしかねます」をメールで使用するなら、たとえば「〇月〇日は別件があるため、訪問いたしかねます」となります。

「ご都合いかがでしょうか」

「ご都合いかがでしょうか」というフレーズは研究室訪問のときだけでなく、その後の就職や社会人になったときにも重宝するため身につけておくとよいでしょう。

まず、「ご」は丁寧語の接頭語です。

次に、「都合」は予定や金銭などをやりくりすること・繰り合わせることを意味し、「いかが」は状態や意見などについて尋ねる様子を意味しています。

そして、「でしょう」は丁寧な断定の助動詞「です」であり、「か」は疑問を表す終助詞となります。

つまり、「ご都合いかがでしょうか」は、相手に対して予定を丁寧に尋ねるときに使うフレーズになるのです。

「伺いたく存じます」

研究室訪問するためのメールで使えるフレーズに、「伺いたく存じます」があります。

このフレーズは謙譲語の「伺う」と「存じる」、丁寧語の「ます」の3つの言葉から成るのです。

また、伺うは行く・訪問する、聞く・尋ねるという意味に、存じるは思うという意味になります。

つまり、「伺いたく存じます」は「訪問したいと思います」、あるいは「聞きたいと思います」のどちらかの意味になるでしょう。

たとえば、「ぜひ、貴研究室へ伺いたく存じます」や「一度、〇〇教授からお話しを伺いたく存じます」と使うことができます。

「承知いたしました」

「承知いたしました」は、ビジネスシーンでもよく使われるフレーズです。

学生のうちから身につけておいて損はないでしょう。

「承知いたしました」は上司や取引先相手、あるいは目上の人に対して使うフレーズになるため、同僚や後輩、年下の人に使うのは相応しくありません。

「誠に勝手を申し上げますが」

研究室訪問を行う際に、日程の変更をお願いしなければならないこともあるでしょう。

相手の希望に応えられない場合におすすめなのが、「誠に勝手を申し上げますが」というフレーズです。

特に、こちらの都合で日程変更を依頼しなければならないときには、相手への配慮が大切になります。

「～いたします」

「～いたします」は研究室訪問についてのメールはもちろんのこと、就活やビジネスシーンなど様々な場面で重宝するフレーズです。

「いたします」は「する」の謙譲語になります。

たとえば、「承知いたします・承知いたしました」や「参加いたします」、「私の方では致しかねます」という使い分けになります。

「～することが叶いません」

「～することが叶いません」は、「できない」、「お断りします」という直接的な否定の言い方を和らげたフレーズです。

研究室訪問の際に、教授の都合や意向とマッチしないときに一言添えておくとよいでしょう。

たとえば、「お誘いいただいた研究会ですが、出席することが叶いません」といった使い方ができます。

【研究室訪問メール】気を付けたほうがいいポイント

メールの書き方については、ここまでの記事である程度理解できたかと思います。

最後に、メールを送る際に気をつけるべきポイントを紹介するので、今一度自分のメールに問題はないか、確認してみてください。

返信はできるだけ早くする

メールは、基本的にいつ送っても問題ないとされています。

しかし、心配な場合は大学が開講している時間帯に送るようにしましょう。

朝9時から夜6時までの時間帯が、一般的に大学窓口が開室している時間ですので、目安にすると良いでしょう。

また、いただいたメールには早く返信するよう意識しましょう。

意欲的な学生だと評価してもらえます。

件名は必ずつける

教授には、日々多くのメールが届いています。

件名がないメールは、一目見ただけでは内容がわからず、無数のメールを抱える教授に対して不親切といえるでしょう。

また、件名に自分の氏名を書いておくことも重要です。

一度でもやり取りをしていれば、氏名から教授はメールの内容を確認することができます。

件名は、いわば検索の役割を果たすため、忘れずに記載しましょう。

送信前に読み返す

無意識のうちの、誤字や脱字になってしまってる可能性があります。

必ず送る前に読み返して失礼にならないようにしましょう。

意味が伝わりにくかったり、よくわからない文章になっている可能性もあります。

誰がよんでも意味が分かるような文章かどうかが基準になります。

【研究室訪問メール】流れと書き方を知ろう

今回の記事では、研究室訪問の基本的な流れと流れごとのメールの書き方を紹介してきました。

研究室訪問のメールは、教授や先輩の研究生と初めてのコミュニケーションになることが多いでしょう。

そのため、しっかりと文章を考え、失礼のないメールにすることが大切です。

ぜひ本記事を参考にし、後悔のない研究室訪問のメールを書いてください。