HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
就活をしていると複数社から内定をいただくことがあります。
しかし、実際に入社する企業は一社だけで、他の企業には内定辞退の連絡をしなければなりません。
そこで、この記事では事情により内定を辞退することになったときに、どのようにメールをすればよいのかを紹介します。
内定辞退はメールでもいい？
就活では多くの人が数十社以上にエントリーします。
その結果として複数社から内定をいただくことや、第一志望ではない企業から内定をいただくことがあります。
その際には、どこかの会社には内定辞退の連絡をしなければなりません。
一般的に内定辞退の連絡はまず電話で行い、改めて採用担当者にメールをするのがベストです。
さらに、電話とメールで連絡した上で、もし以下の3つに当てはまる場合は手紙を書きましょう。
その上で、メールで連絡するメリットは3つあります。
まず、電話での連絡は記録に残らないため、その後の処理が増えてしまいます。
しかし メールだと連絡内容や送信日時が記録されるため、後々のトラブルや勘違いを防ぐことができます。
次に、電話では遠回しに言ってしまうと意図がうまく伝わらないかもしれません。
その点 メールでは「内定を辞退します」とはっきり書くことができ、辞退する旨がしっかり伝わります。
最後に、電話だと人事担当者の仕事を一時的に中断させてしまいます。
その点 メールだと人事担当者が時間がある時に確認することができるため、迷惑になりません。
内定辞退のメールを送る際の注意点
メールを送る際の注意点をまず押さえておきましょう。
就活に限らず、企業さんと関わる時は多くのマナーがあります。
内定辞退のメールにも失礼のないように注意しておくことがいくつかあります。
ここで紹介する注意点を押さえて、受け取る側に失礼のないメールを書きましょう。
迷惑になることを認識する
企業側は学生を採用するために、何度も色々な場所で説明会を開き、多くの人を面接しています。
一人の学生に内定が出るまでに多くの時間と労力がかけられています。
そのため、 決まっていた内定を辞退することは企業の努力が無駄になることであり、確実に採用計画に影響を与えるでしょう。
しかし、企業側も内定を出した学生のうち数人は辞退することを想定しています。
内定を辞退することに責任を感じる必要はありませんが、企業側に迷惑をかけることになるということは意識しておきましょう。
内定辞退を決めたらすぐに連絡する
大切なのは内定辞退を決めたらすぐに連絡することです。
企業には今後の事業の成長や会社の拡大、人材の育成を踏まえた新卒の採用目標があります。
内定者の人数が変わると採用目標が達成できなくなる可能性があります。
また、多くの企業では内定者の人数に合わせて内定式の準備や入社後の研修のスケジュールなどが計画されているでしょう。
しかし、内定辞退を決めてすぐに連絡すれば、他の採用候補者を探すことができます。
【例文つき】内定辞退メールのポイント
内定辞退のメールにはいくつか押さえておくべきポイントがあります。
メールのポイントを押さえて、これまでの感謝を伝え、失礼のないようにしましょう。
件名はシンプルにする
メールを書く上で一番大事なのは件名です。
もし人事担当者が忙しい場合、内定辞退のメールが見逃されてしまう可能性があります。
件名だけでどんな用件かわかるように、シンプルにしておくとといいでしょう。
例えば内定辞退の用件であれば「内定辞退のご連絡」としておくとひと目でわかります。
さらに、自分の氏名と大学の名前を書いておくと誰から送られてきたのかわかりやすくなります。
テキストで感謝と謝罪を述べる
内定辞退の連絡で大事なのは、謝罪の気持ちと感謝の気持ちを伝えることです。
はじめに内定を頂いたことの感謝と内定を辞退することを伝えましょう。
ビジネスメールですので、わかりやすさを重視して結論をはじめに書きましょう。
続いて、内定辞退の背景・理由を伝えます。
細かい事情を長々と書く必要はありません。
「自分に適性の仕事を考えた結果」「自分のやりたいことを重視した結果」「自分がどのような仕事に貢献できるか考えた結果」など簡潔な理由で十分です。
また選考から内定までの間に何度もお世話になったことに対して今までの感謝を述べておきましょう。
最後はお詫びの言葉で締める
最後は改めて内定辞退のお詫びの言葉で締めます。
せっかく内定をいただいたのに辞退することに対して丁寧に謝罪しましょう。
また、メールでの連絡になってしまうことにもお詫びを入れておきましょう。
最も誠意ある内定辞退の連絡は直接対面で伝えることです。
また文末で相手の会社の今後の発展を祈りましょう。
あらたまったメールではマナーです。
以下は内定辞退メールの例文です。
件名：内定辞退のご連絡（◯◯大学△△学部 山田太郎） 本文： 株式会社●● 人事部▲▲様 ◯◯大学△△学部4年の山田太郎です。
この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。
先日貴社より内定をいただきましたが、 内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
内定をいただいた後に、自身の適性をあらためて鑑みた結果、 別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、 貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
せっかく内定をいただき、また何度も面接してくださった事を考えると、 大変申し訳ない気持ちです。
本来なら、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、 メールでのご連絡となりますことをご了承して頂きたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
今後、何かの縁でお会いすることがありましたら、何卒よろしくお願いいたします。
------------------------------------------------------------ ◯◯大学△△学部□□学科4年 山田 太郎 〒123-4567 東京都××市××1-2-3 tel：03-1234-5678 mail：taro.yamada@～
内定承諾書にサインした後の場合
内定承諾書にサインした後に内定辞退をする場合は注意が必要です。
内定承諾書は多くの企業では内定式で書きますが「企業に内定承諾の意思を伝え、入社を誓約する」書類です。
つまり、入社への意志決定をしたとみなされる書類となります。
しかし、内定を承諾した後に事情が変わることもあります。
もし一度内定承諾書を提出した企業の内定を辞退したいとなったとしても辞退は可能です。
なぜなら内定承諾書には法的拘束力はないからです。
しかし、辞退を決定したらすぐに連絡するべきです。
内定承諾書にサインした後であれば、メールではなく電話で謝罪をしましょう。
内定承諾書にサイン後は企業は入社に向けて備品を揃えたり、準備をしていることがほとんどです。
大きな迷惑をかけることになるので、誠意を込めて謝罪しましょう。
企業から返信が来ない場合
内定辞退メールを送って数日経っても返信が企業から返ってこない場合があります。
そういうときは不安になりますよね。
この場合は二つ手段があります。
直接電話するか、確認のメールを送るかです。
電話をする場合は「メールでもお伝えしたのですが」とメールを送っていることを伝えましょう。
その上で、メールと同じ内容を電話で伝えることがおすすめです。
緊張してしまうかもしれませんが、話すことはメールの内容と同じなので落ち着いて話しましょう。
確認のメールを送る場合は、「以前に同じ内容のメールをお送りしたのですが」と前置きを入れておきましょう。
その後の文面は以前送ったメールと同じで大丈夫です。
内定辞退メールはマナーを守って
この記事では、内定辞退のメールにおける注意や例文の紹介をしました。
何よりも大事なことはすぐに連絡をすることです。
連絡が遅いほど企業に迷惑がかかります。
連絡の際は誠意をもって謝罪と今までの感謝をしっかり述べましょう。
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