HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
多くの人は就職活動で何十社もエントリーします。
その結果として複数社から内定をもらうことがあるでしょう。
その際に内定辞退を連絡しなければなりません。
内定辞退の連絡の手段にはメール・電話・手紙などいくつかあります。
本記事では、手紙で連絡しようと考えている方へ向けて5つの注意点を解説します。
内定辞退は丁寧な対応が必要
就活では複数社から内定をもらうことはよくあります。
複数の内定をいただくことは嬉しいことです。
しかし、最も入社をしたいと思う企業以外には内定辞退の連絡をしなければなりません。
内定辞退の連絡はしにくいものです。
なぜなら、何回も面接や面談をして、丁寧に相談に乗ってくれた時間や労力を考えると申し訳なさを感じるからです。
しかし、現実的に一社にしか入社できない以上、内定辞退は仕方ありません。
内定辞退を伝える時はできるだけ誠意を持って、今までの感謝とお詫びの気持ちを伝えることが大切です。
その際に、メールや電話に加え手紙を送ることは丁寧な対応になります。
まずは電話で内定辞退を伝える
先ほど述べたとおり、内定辞退の連絡には電話・メール・手紙があります。
この中で最もおすすめできる方法は電話です。
理由は二つあります。
一つ目は、電話だと確実に伝わるからです。
メールだと文面で読み逃す可能性がありますが、電話であればお互いにコミュニケーションしながら伝えることになるので、確認ミスがなく確実になります。
二つ目は、電話だとメールよりも誠意が伝わるからです。
メールの場合は文面だけなので相手に対して感情が伝わりづらいですが、電話であれば口調や言葉の抑揚で感情が伝わりやすくなります。
その上で、内定辞退は企業にとって迷惑であることは認識しておきましょう。
企業は採用に多くの時間や労力を割いています。
何度も説明会を開き、多くの人と面接や面談で話すでしょう。
そのため内定を辞退することは企業の努力を無駄にすることになります。
だからこそ内定辞退を決めたら早めに連絡することが大切です。
多くの企業では内定者の人数に合わせて内定式の準備や内定後の研修のスケジュールなどを組んでいます。
早めに連絡すれば企業も他の採用候補者を探すことができます。
それに加えて、電話で内定辞退の連絡をした後、お詫びの手紙を送ることで丁寧で誠意のある対応になります。
内定辞退の手紙を送った方がいい場合
内定辞退のお詫びの手紙は誠意を伝える丁寧な対応ですが、必須のものではありません。
しかし、その後の関係を悪くしないため、あるいは他の人に迷惑をかけないためにも以下の3つの場合のどれかにあてはまれば、お詫びの手紙を送ったほうがいいでしょう。
1つ目はいったん内定を承諾した後に、内定辞退をする場合です。
一度内定を承諾した後だと、PCやデスクなどの備品の購入や研修のスケジュール調整など、企業は本格的に入社後の準備を進めています。
こういった準備を無駄にしてしまうわけですから大きな迷惑をかけることになります。
誠意をしっかり示して内定辞退をするべきです。
2つ目は、知人（大学教授・親族・友人・先輩など）の紹介があった場合です。
もし内定辞退に際してトラブルが起きると、紹介してくれた方へも迷惑がかかる可能性があります。
紹介してくれた方へ迷惑をかけることを防ぐためにも、誠意を示して円満に内定辞退をしましょう。
3つ目は地域の伝統企業や老舗企業の場合です。
歴史のある企業ほど格式や礼儀、マナーに気を使うため、失礼な内定辞退の連絡をすると気分を害してしまう可能性があります。
もし失礼なことをすると「○○大学のやつは礼儀がなってない」と思われてしまい、同じ大学の後輩に迷惑をかけることになるので、丁寧に内定辞退の連絡をしましょう。
内定辞退の手紙を書く際の注意点
いざお詫びの手紙を書くとなると、困惑する方は多いでしょう。
普段から手紙を書く習慣がある学生は多くありません。
丁寧で誠実な対応をしようと思ったのに、手紙の書き方を間違えて誤解されたくないものです。
そのためいくつかのポイントを押さえて、お詫びの手紙を書くようにしましょう。
手書きで誠意を伝える
お詫びの手紙は手書きで書きましょう。
少し面倒に感じるかもしれませんが、手書きのほうが手間と時間をかけて書いたことがわかり、より誠実な気持ちを伝えることができます。
PCで書くと確かにきれいにはなりますが、気持ちが伝わりにくいです。
手書きであればわざわざ書いてくれたんだと誠意が伝わります。
堅実な縦書きで記入する
手紙のマナーにおける縦書きと横書きの違いは、意外と知られていないものです。
実は横書きは親しい人に向けた手紙を書くときの書き方です。
目上の人や詫び状などを書く時は縦書きが基本となります。
そのため横書きよりも縦書きで書いて堅実な印象を与えましょう。
修正液は使用しない
修正液を使うと受け取り手にとって印象がよくありません。
修正した跡が相手に見えると、軽い扱いである印象を与えてしまいます。
そうなると誠意を伝えるどころか、悪印象となってしまいます。
白地の便箋を使う
内定辞退の手紙は白地の便箋を使うべきです。
余計な飾りや罫線は必要ありません。
折れている、または汚れがある便箋の使用も避けるべきです。
無地で白い便箋は、丁寧で誠実な印象を与えます。
お詫びの手紙のマナー
内定辞退でお詫びの手紙を出す際にも、基本的な手紙のマナーを守るようにしましょう。
まず初めに頭語、時候の挨拶、繁栄の喜びの言葉を書きます。
頭語とは手紙の冒頭に書く、「こんにちは」を意味する言葉のこと。
内定辞退の手紙では「拝啓」を使えば大丈夫です。
時候の挨拶では、季節の言葉を述べます。
例えば9月であれば「残暑もやわらぎ、さわやかな秋風が吹くころとなりましたが」などがあります。
時候の挨拶に続いて、繁栄の喜びの言葉を書きましょう。
内定辞退の手紙であれば「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と書きます。
手紙の終わりには締めの言葉と結語を書きます。
締めの言葉は内定辞退の手紙であれば、「貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます」と書きましょう。
最後は「敬具」と書いて結語で終わります。
お詫びの手紙の例文
内定辞退のお詫びの手紙において書くべきことは、以下の4つです。
以下に例文を示します。
【例文1】 ○○株式会社 御中 人事部 ○○○○ 殿 拝啓 残暑もやわらぎ、さわやかな秋風が吹くころとなりましたが、 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
せっかくいただいた内定ではございますが、誠に勝手ながら辞退させていただきます。
自身の適性などを慎重に検討した結果、他の企業に入社することを決意致しました。
このような結果になりましたことを心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具 自分の名前○○ 大学名・学部○○ 住所○○-○○‐○○ 電話番号000-0000-0000 【例文2】 ○○株式会社 御中 人事部 ○○○○ 殿 拝啓 いよいよ夏本番を迎え、うだるような暑さが続きますが、 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 先般は採用内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。
先日お電話にてもお話しをさせていただきましたが、身勝手ではございますが辞退させていただきます。
自身の適性や希望職種を検討した結果、他の企業に入社することを決意致しました。
書類審査から面接、内定に至るまで貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます 敬具 自分の名前○○ 大学名・学部○○ 住所○○-○○‐○○ 電話番号000-0000-0000
内定辞退で誠意を示すには手紙が最適
本記事では内定辞退に際して、手紙で連絡する際の注意点について紹介しました。
せっかくいただいた内定を断ることは申し訳ないですが、今後も付き合う可能性があることを考えると内定辞退は丁寧に誠意をもって連絡しましょう。
誠意を伝えるために本記事を参考に手紙で自分の意思を伝えましょう。
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