【例文あり】内定後に送るメールの書き方!押さえておきたいメールのやり取りを場面別で紹介

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企業とは内定後の方がやり取りが多くなってくるといっても過言ではありません。

その中でもメールでのやり取りが大半を占めます。

メール一つにもマナーがあり、信用を失わないためにも注意しておくべき点が6つあります。

先方からのメールの返信はすぐに行うように心がけ、返信メールの件名は変更しないなど様々です。

メールの挨拶文を入れることは一般常識であり、また自らの身分を名乗ることもマナーです。

分かりやすいようにいくつかパターン別の例文集もご紹介しています。

【内定後のメールのやりとり】はじめに

内定が決まった後というとどうしても安心しきってしまうことがあるかもしれません。

しかし、内定が終わってからも企業とのやり取りは継続します。

むしろ、内定後の方が企業とのやり取りが増えるといっても過言ではありません。

特に企業とのコミュニケーションはメールにて行われます。

企業からメールをいただいて返信することもあれば、自ら発信するケースもあります。

このとき、ビジネスマナーとして身につけておくべき注意点があります。

社会人としての信用を失わないためにも企業とのメールのやり取りについてご紹介していきます。

【内定後のメールのやりとり】メールを送る場合の注意点

内定後に企業へ送るメールのやり取りの方法によっては、企業に対して失礼になるケースもありますし、ビジネスマナーができていないと判断されることもあります。

社会人になるとあらゆる社内外の方とメールのやり取りをする機会があります。

その練習のためにも是非ここで、一般的なビジネスメールのマナーを身につけて来年度の業務に活かしていくと良いでしょう。

丁寧に対応することで、先方も内定いて間違いがなかったと思って頂けるように心がけると良いでしょう。

自分の身分を書いておく

また、自分の身分は必ず名乗っておくようにしましょう。

大手企業の場合は多くの内定者がいるので、同じような名前の人物がいてもおかしくはありません。

氏名だけではなく、大学名、学部、学科までしっかりと明記しておくと良いでしょう。

そうすれば、どの内定者からのメールかを採用担当者もはっきり知ることができます。

また、メールの署名機能を使って最後にも大学名や氏名を名乗るとより丁寧です。

下の項目を見るだけで、どこの大学の誰かが分かりやすくなるからです。

署名は、一度作成し登録しておけば何度でも簡単に添付できるため、登録をおすすめします。

件名は要点を簡潔に書く!

企業へ送るメールは決して返信メールばかりではありません。

自ら発信するメールもあります。

このときに使う件名は、相手に簡潔に伝わるようにするのが重要です。

件名は要件を簡潔に書いたものを書き、さらに氏名と大学名も記載すると丁寧です。

通常メールは、アドレス帳に登録していない限り本文を開かなければ誰からのメールか判断することができません。

件名に自らの身分を名乗ることで内定者からのメールだと一目で判断することができます。

そのため、件名は「簡潔な要件+大学名+氏名」を記載するようにしましょう。

挨拶をする

ビジネスメールにおいて挨拶文は非常に重要です。

唐突に、要件だけ羅列されていてもそっけないメールになってしまい、大変失礼にあたります。

そもそも先方は自分よりも立場が上の方ですから、挨拶文は欠かさず入れましょう。

もちろん簡潔な挨拶文で構いません。

「大変お世話になっております。内定をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇○○です。」 で良いでしょう。

何度かメールでやり取りをしている場合は、 「いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇○○です。」 で構いません。

誤字脱字はなくす!

メールにおいて誤字脱字は非常に目に留まりやすいものです。

漢字の使い間違い、ましてや採用担当者の方の名前や企業名などを間違えては失礼極まりありません。

誤字脱字がないようにチェックしましょう。

ビジネスにおいては書類を作成するにも伝票を作成するにもミスがあってはなりません。

そのためにミスがないかチェックをするのが一般常識です。

誤字脱字があると、チェックをしていないのかと先方をがっかりさせてしまうことになりかねません。

3回はチェックして誤字脱字を防ぎましょう。

【内定後のメールのやりとり】企業からのメールに返信する場合の注意点

内定が出た後に、企業から来たメールに返信する場合に注意するべきポイントはどのようなものがあるでしょうか?

下記の内容に注意し、失礼がないような返信ができるようにしましょう。

返信は24時間以内にする

まず、返信はなるべく早くするように心がけることが大切です。

採用担当の方は、内定が決まってからも大変忙しい毎日を送られていて、内定式や内定者懇親会などの準備に追われている状況でもあります。

しかも案内にたいして返信が滞っているようなことがあれば、そのために段取りを進めていくことができなくなってしまいます。

先方から〇日までに返信をくださいと返信期日が書かれている場合がありますが、この際は必ず期日厳守で対応しましょう。

期日が書かれていない場合もできれば24時間以内には返信しましょう。

本文を引用する

自分の送ったメールを企業側が何のメールかをすぐに判断できるように、本文は引用して返信するようにしましょう。

企業側には毎日たくさんのメールが届きます

そのため、送られてきたメールがどんなメールなのかをすぐに判断できる方が企業側としてはありがたいのです。

相手側への気遣いを兼ねて、送信するメールには本文を引用するようにしましょう。

件名は変更しない

企業からのメールに対する返信の際は、件名を変更しないように気を付けましょう。

例えば「〇〇の件について」とあえて件名を変えて送ってしまうとメールに埋もれて内定者からの返信だと気付かなくなります。

採用担当者の方の下には毎日内定者以外にも、たくさんの社内外の方からのメールが届きます。

返信することで件名にRe:というマークが付きますが、これを付けたまま返信をしましょう。

こうすることで自分が内定者に送ったメールの返事が返ってきたと一目で気付くことができます。

Re:は、記号のように返信メールだと分かりやすいマークですので絶対に消さないようにしましょう。

アドバイザーのコメント

ビジネスの現場ではメールが不可欠なコミュニケーションツールとして日常的に利用されていて、そのマナーの遵守は極めて重要です。

正確で迅速なレスポンスや適切なメールのマナーは、企業から高く評価されます。

細部に至るまでのコミュニケーションを大切にし相手を尊重しているかを表しているからです。

メールにおけるコミュニケーションが丁寧であればあるほどあなたは周りから信用され、信頼のおける関係が築けるでしょう。

【内定後のメールのやりとり】内定承諾の前に確認しておきたい3つのこと

内定受諾の前に確認しておくと良いことは、業務内容と労働条件、他に選考している企業の状況の3つです。

これまでの選考過程で、業務内容と労働条件は会社説明会などを通じて1度は確認しているでしょう。

しかし、最終的には内定受諾時の内容が優先されます。

募集要項や面接で聞いていた内容と違いがないか確認をしましょう。

また、他の企業の選考を受けている場合、その結果発表のスケジュールや志望度を比較して判断しましょう。

①業務内容

就職後に行う業務は何かや部署異動はあるのかなどを確認しておきましょう。

そうすることで、働き始めた後にイメージと違うといったトラブルが防げます。

希望する職種で働けるのかしっかり確認しましょう。

②労働条件

給与や福利厚生、勤務地、転勤の有無、就業時間、残業時間などを就職後にトラブルとならないように確認しておきましょう。

選考過程でははっきりと確認しづらい事柄でしたが、内定受諾前に明確することが大切です。

③他に選考している企業の状況

他の企業と迷っている場合、その企業の結果発表がいつなのかと内定を出してくれた企業の返答期限を確認しましょう。

その後、自分の志望度や他企業との選考の確度を考慮し、期限内に慎重に返事をしましょう。

【内定後のメールのやりとり】メールの例文集

内定後には、内定者懇親会や内定式、内定者研修などといった多くのメールが届きます。

その中で私たちは返信を行わなければなりません。

それぞれのパターン別に今回例文をご紹介しますので、是非参考になさってください。

パターン1:内定通知への返信

内定通知が届いた後は、迅速にお礼を伝えることが大切です。

通知方法は電話やメールなど企業により違いますが、内定通知を受けた方法で回答するのが一般的です。

ただ、多くの企業ではメールなど書面である場合が多いです。

その場合は、24時間以内を目安に内定通知の受信をした旨とお礼の言葉を返信します。

そして、内定を受諾する意思を明確に返事しましょう。

入社に向けた意気込みを一言添えておくと良い印象を与えられます。

パターン2:内定式の参加について

内定式の案内メールが届いたら、出席・欠席問わず必ず返信しましょう。

もし回答を保留する場合は、その理由と何日までに最終的な返事ができるのか明確にして返信します。

内定式は、特別な理由がなければ参加することを強くおすすめします。

やむを得ず欠席する場合は、採用担当者が納得できる内容であるかを良く考え誠実に伝えましょう。

この他、内定者懇談会や内定者研修も同様のマナーを守り回答しましょう。

参加の場合

株式会社〇〇 人事部採用担当 〇〇様 大変お世話になっております。
〇〇大学○○学部〇〇学科の〇〇太郎です。
この度は内定式のご案内をいただきまして、誠にありがとうございました。
〇月〇日は、是非とも参加させていただきますので、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇 太郎(マルマル タロウ) --------------------------------- 〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 携帯電話:0x0-xxxx-xxxx メール:taro@xxxxxxx.ne.jp ---------------------------------

欠席の場合

株式会社⚪️⚪️ 人事部採用担当 ⚪️⚪️様
大変お世話になっております。
⚪️⚪️大学⚪️⚪️学部⚪️⚪️学科 ⚪️⚪️太郎です。
内定式のご案内、並びにご丁寧なメールをいただきありがとうございます。
残念ながら、内定式への参加を見送らせていただきたく存じます。
内定式当日に卒業論文の発表が予定されており、この重要なイベントに欠席するわけにはいかないため、内定式への参加が難しい状況となっております。
大変勝手なお願いとなりますが、ご理解賜りますようお願いいたします。
⚪️⚪️太郎(マルマル タロウ)
⚪️⚪️大学⚪️⚪️学部⚪️⚪️学科
携帯電話:0x0-xxxx-xxxx
メール:taro@xxxxxxx.ne.jp

保留の場合

株式会社⚪️⚪️ 人事部採用担当 ⚪️⚪️様
大変お世話になっております。
⚪️⚪️大学⚪️⚪️学部⚪️⚪️学科 ⚪️⚪️太郎です。
内定式についてのご案内、誠にありがとうございます。
現在、学業など他の予定と調整中で、内定式への出席可否を決められない状態となっております。
誠に申し訳ございません。
私の最終的な参加の可否については、⚪️月⚪️日までに改めてご連絡申し上げます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
⚪️⚪️太郎(マルマル タロウ)
⚪️⚪️大学⚪️⚪️学部⚪️⚪️学科
携帯電話:0x0-xxxx-xxxx
メール:taro@xxxxxxx.ne.jp

【内定後のメールのやりとり】まとめ

内定後のメールは、今後の皆さんの社会人の準備としてビジネスマナーを身につける良い機会でもあります。

内定をいただいた企業への期待を裏切らないような最低限のマナーを守ってメールを作成すると良いでしょう。

誤字脱字に気を付けたり、返信メールはすぐにレスポンスしたりなどといったことも忘れないようにしましょう。

ご紹介してきたマナーを実践すれば、円滑な企業のやり取りが可能になるはずです。

すぐにでも参考して実践してみましょう。

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