【内定者必見】押さえておきたい内定先とのメールのやりとりをご紹介！

Digmedia編集長

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

企業とは内定後の方がやり取りが多くなってくるといっても過言ではありません。

その中でもメールでのやり取りが大半を占めます。

メール一つにもマナーがあり、信用を失わないためにも注意しておくべき点が6つあります。

先方からのメールの返信はすぐに行うように心がけ、返信メールの件名は変更しないなど様々です。

メールの挨拶文を入れることは一般常識であり、また自らの身分を名乗ることもマナーです。

分かりやすいようにいくつかパターン別の例文集もご紹介しています。

【内定後のメールのやりとり】はじめに

内定が決まった後というとどうしても安心しきってしまうことがあるかもしれません。

しかし、内定が終わってからも企業とのやり取りは継続します。

むしろ、内定後の方が企業とのやり取りが増えるといっても過言ではありません。

特に企業とのコミュニケーションはメールにて行われます。

企業からメールをいただいて返信することもあれば、自ら発信するケースもあります。

このとき、ビジネスマナーとして身につけておくべき注意点があります。

社会人としての信用を失わないためにも企業とのメールのやり取りについてご紹介していきます。

【内定後のメールのやりとり】メールを送る場合の注意点

内定後に企業へ送るメールのやり取りの方法によっては、企業に対して失礼になるケースもありますし、ビジネスマナーができていないと判断されることもあります。

社会人になるとあらゆる社内外の方とメールのやり取りをする機会があります。

その練習のためにも是非ここで、一般的なビジネスメールのマナーを身につけて来年度の業務に活かしていくと良いでしょう。

丁寧に対応することで、先方も内定いて間違いがなかったと思って頂けるように心がけると良いでしょう。

署名を書く

また、自分の身分は必ず名乗っておくようにしましょう。

大手企業の場合は多くの内定者がいるので、同じような名前の人物がいてもおかしくはありません。

氏名だけではなく、大学名、学部、学科までしっかりと明記しておくと良いでしょう。

そうすれば、どの内定者からのメールかを採用担当者もはっきり知ることができます。

また、メールの署名機能を使って最後にも大学名や氏名を名乗るとより丁寧です。

下の項目を見るだけで、どこの大学の誰かが分かりやすくなるからです。

署名は、一度作成し登録しておけば何度でも簡単に添付できるため、登録をおすすめします。

件名は要点を簡潔に書く！

企業へ送るメールは決して返信メールばかりではありません。

自ら発信するメールもあります。

このときに使う件名は、相手に簡潔に伝わるようにするのが重要です。

件名は要件を簡潔に書いたものを書き、さらに氏名と大学名も記載すると丁寧です。

通常メールは、アドレス帳に登録していない限り本文を開かなければ誰からのメールか判断することができません。

件名に自らの身分を名乗ることで内定者からのメールだと一目で判断することができます。

そのため、件名は「簡潔な要件+大学名+氏名」を記載するようにしましょう。

挨拶をする

ビジネスメールにおいて挨拶文は非常に重要です。

唐突に、要件だけ羅列されていてもそっけないメールになってしまい、大変失礼にあたります。

そもそも先方は自分よりも立場が上の方ですから、挨拶文は欠かさず入れましょう。

もちろん簡潔な挨拶文で構いません。

「大変お世話になっております。内定をいただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇○○です。」 で良いでしょう。

何度かメールでやり取りをしている場合は、 「いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇○○です。」 で構いません。

誤字脱字はなくす！

メールにおいて誤字脱字は非常に目に留まりやすいものです。

漢字の使い間違い、ましてや採用担当者の方の名前や企業名などを間違えては失礼極まりありません。

誤字脱字がないようにチェックしましょう。

ビジネスにおいては書類を作成するにも伝票を作成するにもミスがあってはなりません。

そのためにミスがないかチェックをするのが一般常識です。

誤字脱字があると、チェックをしていないのかと先方をがっかりさせてしまうことになりかねません。

3回はチェックして誤字脱字を防ぎましょう。

個人のメールアドレスで返信する

内定後にメールが送られてきた際は、個人のメールアドレスで返信することを忘れないようにしましょう。

長期インターンなどで企業に所属している人は、その会社のメールアドレスも持っているかもしれませんが、それで返信をしてしまうと非常にややこしくなってしまいます。

よって、個人のメールアドレスを利用するようにしましょう。

また、プライベート感が強いアカウント名だと誰からのメールか分かりづらく、ビジネスの連絡としてふさわしくないため、就職活動用に新しく作っておくと良いでしょう。

【内定後のメールのやりとり】企業からのメールに返信する場合の注意点

内定が出た後に、企業から来たメールに返信する場合に注意するべきポイントはどのようなものがあるでしょうか？

下記の内容に注意し、失礼がないような返信ができるようにしましょう。

返信は24時間以内にする

返信は早ければ早いほど、仕事ができる人材であるとみなされるでしょうが、非常識な時間に返信をしてしまうのはマイナスの印象を与えてしまいます。

時間帯が深夜や早朝だと迷惑になるので、なるべく営業時間内に返信するようにしましょう。

また、営業時間外にどうしても返信しなければならない場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」や「早朝に失礼します」といった一言を添えることができれば良いでしょう。

本文を引用する

自分の送ったメールを企業側が何のメールかをすぐに判断できるように、本文は引用して返信するようにしましょう。

企業側には毎日たくさんのメールが届きます。

そのため、送られてきたメールがどんなメールなのかをすぐに判断できる方が企業側としてはありがたいのです。

相手側への気遣いを兼ねて、送信するメールには本文を引用するようにしましょう。

件名は変更しない

企業からのメールに対する返信の際は、件名を変更しないように気を付けましょう。

例えば「〇〇の件について」とあえて件名を変えて送ってしまうとメールに埋もれて内定者からの返信だと気付かなくなります。

採用担当者の方の下には毎日内定者以外にも、たくさんの社内外の方からのメールが届きます。

返信することで件名にRe:というマークが付きますが、これを付けたまま返信をしましょう。

こうすることで自分が内定者に送ったメールの返事が返ってきたと一目で気付くことができます。

Re:は、記号のように返信メールだと分かりやすいマークですので絶対に消さないようにしましょう。

【内定後のメールのやりとり】内定承諾の前に確認しておきたい3つのこと

内定受諾の前に確認しておくと良いことは、業務内容と労働条件、他に選考している企業の状況の3つです。

これまでの選考過程で、業務内容と労働条件は会社説明会などを通じて1度は確認しているでしょう。

しかし、最終的には内定受諾時の内容が優先されます。

募集要項や面接で聞いていた内容と違いがないか確認をしましょう。

また、他の企業の選考を受けている場合、その結果発表のスケジュールや志望度を比較して判断しましょう。

①業務内容

就職後に行う業務は何かや部署異動はあるのかなどを確認しておきましょう。

そうすることで、働き始めた後にイメージと違うといったトラブルが防げます。

希望する職種で働けるのかしっかり確認しましょう。

②労働条件

給与や福利厚生、勤務地、転勤の有無、就業時間、残業時間などを就職後にトラブルとならないように確認しておきましょう。

選考過程でははっきりと確認しづらい事柄でしたが、内定受諾前に明確することが大切です。

③他に選考している企業の状況

他の企業と迷っている場合、その企業の結果発表がいつなのかと内定を出してくれた企業の返答期限を確認しましょう。

その後、自分の志望度や他企業との選考の確度を考慮し、期限内に慎重に返事をしましょう。

【内定後のメールのやりとり】メールの例文集

内定後には、内定者懇親会や内定式、内定者研修などといった多くのメールが届きます。

その中で私たちは返信を行わなければなりません。

それぞれのパターン別に今回例文をご紹介しますので、是非参考になさってください。

パターン1:内定通知への返信

内定通知が届いた後は、迅速にお礼を伝えることが大切です。

通知方法は電話やメールなど企業により違いますが、内定通知を受けた方法で回答するのが一般的です。

ただ、多くの企業ではメールなど書面である場合が多いです。

その場合は、24時間以内を目安に内定通知の受信をした旨とお礼の言葉を返信します。

そして、内定を受諾する意思を明確に返事しましょう。

入社に向けた意気込みを一言添えておくと良い印象を与えられます。

パターン2：内定式の参加について

内定式の案内メールが届いたら、出席・欠席問わず必ず返信しましょう。

もし回答を保留する場合は、その理由と何日までに最終的な返事ができるのか明確にして返信します。

内定式は、特別な理由がなければ参加することを強くおすすめします。

やむを得ず欠席する場合は、採用担当者が納得できる内容であるかを良く考え誠実に伝えましょう。

この他、内定者懇談会や内定者研修も同様のマナーを守り回答しましょう。

参加の場合

欠席の場合

保留の場合

【内定後のメールのやりとり】番外編：電話の場合

最近はメールで内定の連絡を受けることも多いですが、場合によっては電話で連絡をしてくる企業もあります。

電話でのやり取りにおいても様々な注意点があるので、念頭に置いておきましょう。

時間帯に気を付ける

内定に関する電話に気づかず出られなかった場合、かけ直す際は時間帯に気をつける必要があります。

電話の場合は直接企業の採用担当者が受け取るため、営業時間内に必ずかけるようにしましょう。

また、夕方になると終業時間が近く、忙しくなるため、なるべく午前11時から午後2時、午後5時の時間帯に電話をかけるようにすれば良いでしょう。

騒音に気を付ける

就活がほとんど終わったと確信しており、遊びなどに出かけている場合、周囲が騒がしい可能性もあります。

そういったうるさい場所からかけると声が通らず、落ち着いて話すことができないため、静かな場所から電話するようにしましょう。

また、少し移動すればすぐに静かな場所に行ける場合は、かけ直すことを伝えて一旦電話を切っても良いでしょう。

手元にメモを置く

手元にメモ、またはメモを取ることができる電子媒体を何かしら用意しておくことをおすすめします。

これは普段から心がけた方が良いことであり、特に内定後に面談や内定後の日程について話されることは非常に多いです。

そのため、メモを用意しておきましょう。

社会人になると電話を受け取り、メモを取ることが増えるため、今のうちから慣れておくことが重要であると言えます。

会話例

【内定後のメールのやりとり】内定承諾の連絡で重要な事

内定を得られたからと言って、完全に気を抜いて良いわけではありません。

内定承諾の連絡において重要なことは大きく分けて3つありますので、それぞれ一緒に確認していきましょう。

選考結果に対するお礼

内定承諾の連絡において、選考結果に対するお礼を述べることは非常に重要です。

まずは、選考の間お世話になったことに対する感謝の気持ちを具体的に伝えることが重要です。

簡単に一言言えば十分であるため、メールや電話で丁寧にお礼を述べる必要はありませんが、必ずお礼を述べるようにしましょう。

内定承諾をする意思表示

内定承諾をする意思表示をすることも非常に重要です。

当然ながら内定を辞退してしまう就活生もいるため、ただ「ありがとうございます」と言うだけでは、入社するのかしないのかよくわからないことも多いです。

そこで、明確に意思表示をすることが重要です。

もちろん、辞退の場合もはっきりと意思表示をすることが重要です。

電話でもメールでも、内定を承諾する場合は「内定をお受けします」としっかり表現することが重要です。

入社後の意欲

すでに入社後の意欲については、ESや面接などで散々話していることでしょうから、改めてしつこく話す必要はありませんが、努力する意思があるということは伝えられれば良いでしょう。

「貴社に貢献できるように最大限努力します」といった一言を述べれば十分です。

喜びすぎず、努力をする意気込みがあるということを伝えられれば、より良い印象を与えられるはずです。

【内定後のメールのやりとり】まとめ

内定後のメールは、今後の皆さんの社会人の準備としてビジネスマナーを身につける良い機会でもあります。

内定をいただいた企業への期待を裏切らないような最低限のマナーを守ってメールを作成すると良いでしょう。

誤字脱字に気を付けたり、返信メールはすぐにレスポンスしたりなどといったことも忘れないようにしましょう。

ご紹介してきたマナーを実践すれば、円滑な企業のやり取りが可能になるはずです。

すぐにでも参考して実践してみましょう。