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HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
文章の書き方には2つのパターンがあり、です・ます調の丁寧な言い方とだ・である調の少し断定的な言い方があります。
敬語で書いたほうが良いのか、である調でも良いのか、悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。
どちらで書く方が多いのかというと、です・ます調のほうです。
ただ「だ・である調」が間違いだというわけではないですし、こちらのほうが好印象を持ってもらえる場合もあります。
ここではどのように見極めたら良いのか、どちらを使うと良いのかなど詳しく紹介していきます。
【ES 適切な敬語表現】エントリーシートとは?
エントリーシートとは、就職活動時に企業へ提出する応募書類です。
氏名や住所、学歴などの基本的な情報に加え、志望動機や自己PR、長所・短所などを記入する欄が設けられているのが特徴です。
履歴書と異なり、企業が独自に設問を設定するため、記入項目が異なることもあります。
エントリーシートの目的は、応募者の考え方や価値観、企業との適性を判断することにあります。
そのため、単に事実を述べるだけでなく、論理的かつ分かりやすく、自分を魅力的に伝えることが求められます。
また、書類選考を通過した後も、面接の際にエントリーシートの内容をもとに質問されることが一般的です。
よって、作成する際には、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要となります。
【ES 適切な敬語表現】「ですます調」と「である調」の違い
エントリーシートでは「ですます調」を使うのが基本とされています。
企業の採用担当者が読むことを考えると、丁寧で読みやすい文章が求められます。
以下、それぞれの特徴について解説します。
「ですます調」の特徴
「ですます調」は、敬体と呼ばれる文体であり、丁寧さや礼儀正しさを表現するのに適しています。
この文体は、相手に対する敬意を示しながら、柔らかく分かりやすい印象を与えることができるため、ビジネスシーンや公式な場面でよく使用されます。
特に、エントリーシートや面接での回答など、相手に好印象を持ってもらうことが求められる場面では適切な文体といえます。
しかし、「ですます調」には強い主張や説得力を持たせにくいという特徴もあります。
例えば、論理的に物事を説明したい場合や、断定的に意見を述べたい場合には、少し柔らかすぎる印象を与えてしまうことがあります。
また、文章全体が冗長になりがちで、簡潔さが求められる場面では不向きな場合もあります。
「である調」の特徴
「である調」は、常体と呼ばれる文体で、主に論文や報告書などの公的な文書に用いられます。
断定的な表現が特徴であり、説得力を持たせやすく、論理的な文章を作成するのに適しています。
特に、専門的な知識を説明する場面や、明確な主張を伝えたいときには効果的な文体といえます。
しかし、「である調」はやや硬い印象を与えやすく、場面によっては冷たい印象を持たれることもあります。
ビジネスシーンでは、適切な場面で使うことで信頼感を与えられる一方で、過度に使用すると無機質で上から目線のように受け取られる可能性があるため注意が必要です。
エントリーシートでは、基本的に「ですます調」を用いるのが望ましいですが、論理的な説明や自己分析の部分では、「である調」を部分的に使うことで、文章にメリハリをつけることもできます。
【ES 適切な敬語表現】「ですます調」と「である調」どちらが適切？
敬語のほうが無難だから、だ・である調は避けようと考えている方も多いのではないでしょうか。
それも決して間違いではないのですが、 文体に関しては正直どちらでなければいけないというのはありません。
です・ます調が正解で、だ・である調を使ってしまったら間違いなので面接まで進めないということは決してありません。だからこそ、「どっちをつかえば使えばいいのか」と悩む就活生は多いと思います。
ここでは「ですます調、である調のどちらを使う方が良いのか」と悩む人の参考になるだろうことを紹介しますので参考にしてみてください。
基本的にはどちらを用いても問題はない
結論として、「ですます調」と「である調」のどちらを使用しても、大きな問題はありません。
エントリーシートの目的は、応募者の考えや経験を伝え、企業に適性を理解してもらうことです。
そのため、文体の選択よりも、内容の分かりやすさや論理的な一貫性の方が重要視されます。
しかし、どちらの文体を選ぶにしても、統一感を持たせることが不可欠です。
文章の途中で敬体と常体を混ぜてしまうと、読みにくくなり、まとまりのない印象を与えてしまいます。
一般的に、エントリーシートでは「ですます調」が推奨されます。
この文体は、礼儀正しく、親しみやすい印象を与えるため、採用担当者に良い印象を持ってもらいやすいからです。
一方で、研究職や論理的な思考力が求められる職種では、「である調」を用いることで、明確な主張を伝え、説得力を持たせることも可能です。
学生の全体の約8割が敬語で書いている
どちらで迷ってしまい、自分の目指してる企業がどちらの言葉遣いを求めているのかわからないときには、無難な敬語を使いましょう。
変にだ・である調を使ってしまいエントリーシートを送った後に後悔してしまうよりは、迷いがあるときは敬語のです・ます調がおすすめです。
だ・である調は、企業によってははっきりしすぎた表現で命令的な書き方に捉える場合もあります。
です・ます調を使えば丁寧なイメージを与えるだけでなく、心を込めて言葉を選び書いているエントリーシートだと見てくれる企業もあります。
だ・である調では不安を感じるときには、敬語でしっかりとエントリーシートに気持ちを表しながら書きましょう。
敬語で書くメリット
エントリーシートを敬語で書いてきて、それを不快に感じる企業はありません。
逆のだ・である調の場合は、他の学生がほとんど敬語を使っている場合悪目立ちしてしまう場合もあります。
しかし敬語はビジネスの世界でも相手に丁寧に伝えたいときに使う当たり前の言葉ですので、違和感なく見てもらえます。
学生自身が記載するときにも、敬語を使っていて間違っているのではないかと悩むこともないでしょう。
企業の目上の方へ向けて書いているので、です・ます調を使うというのは無難で間違いのない使い方でもあります。
敬意も示して、自分をしっかりとエントリーシートでアピールできます。
約2割の学生はである調を使っている
敬語で書くと無難ではあるのですが、 だ・である調が間違いでもないのでこちらを使ったからといって大きくマイナスになるわけではありません。
実際に3割の就活生もだ・である調を選んで書いていますので、よりこちらの書き方をしたほうが相手に伝わると思ったら使ってみましょう。
敬語で話をしてしまうとエントリーシートも硬くなりがちになってしまいますが、だ・である調を使う方が親近感もあり親しみやすさを感じられるケースもあります。
担当者によっては敬語よりも、だ・である調が好きな場合などもありますので、見極めて使うようにしてみましょう。
だ・である調を使うとことで、この学生が自己主張力があると高評価する面接官もいます。
文字数を抑えることができる！
エントリーシートでは自分をアピールして、より知ってもらいたいと思うでしょう。
しかし多くの場合文字数の制限がありますので、 あまり長い文章が続いてしまうとあっという間に書ききれなくなってしまいます。
丁寧に伝えようとです・ます調を使うと、文字数が長くなってしまう傾向にあります。
そのため、より多くのことをわかりやすく伝えたいと思ったときには、だ・である調を使ったほうが文字数の節約にもなるのです。
です・ます調で丁寧に言われるよりも、だ・である調で書くほうがスッキリとして担当者も見やすい場合もあります。
少しでもより多くのことを伝えたいときには、だ・である調も検討してみましょう。
ただ、高圧的に見える場合も
文章にしてみたときに、自分の意志をしっかりと表現しているという感じでそこまで圧がなければ問題はありません。
しかし自分の伝えたいことを書いて後から読み返したときに、高圧的に感じてしまうこともあるでしょう。
です・ます調に比べてそもそもが敬語というわけではないため、書き方によっては企業よりも書き手の学生のほうが上のような文章にもなってしまいます。
本来はこれから採用してもらう学生のほうが下に出なければいけないのに、エントリーシートの段階から上から目線になってしまい評価が下がる可能性もあります。
だ・である調で文章をまず作ってみて読み返したときに違和感を感じてしまったら、文章をもっと柔らかくするか思い切って敬語にしても良いでしょう。
【ES 適切な敬語表現】「ですます調」と「である調」を使い分ける場合
エントリーシートを書く際、「ですます調」と「である調」のどちらを使用するかは、単なる好みの問題ではありません。
状況によっては、適切な文体を選ぶ必要があり、どちらかを使わなければならない場面もあります。
特に、企業ごとの方針や業界の特徴によって、求められる表現が異なる場合があるため、適切な使い分けを意識することが大切です。
ここでは、字数制限や業界ごとの傾向に基づいて、どのように使い分けるべきかを解説します。
字数制限によって変える
エントリーシートの文体を選ぶ際、字数制限を考慮することが有効です。
「ですます調」は丁寧な印象を与えますが、一文が長くなりやすいため、字数が限られている場合は情報を簡潔に伝えるのが難しくなります。
一方、「である調」は簡潔で論理的な文章が書きやすく、限られた字数の中で要点を明確に伝えるのに適しています。
たとえば、200字以上の記述が求められる場合は、「ですます調」を用いても、読みやすさを損なうことなく、柔らかい印象の文章が書けます。
しかし、200字以下の制限がある場合、冗長な表現を避け、端的に結論を述べる必要があるため、「である調」を用いると、より簡潔で分かりやすい文章になります。
文字数制限に応じて文体を使い分けることで、伝えたい内容を適切に表現することができます。
志望する業界や企業によって変える
エントリーシートの文体は、志望する業界や企業の特徴によっても適切に使い分けることが重要です。
一般的に、親しみやすさや協調性を重視する企業では「ですます調」が好まれる傾向があります。
一方で、論理的な思考力や的確な表現が求められる業界では、「である調」の方が適している場合が多いです。
たとえば、コンサルティング業界やマスコミ業界では、論理的な文章構成が求められるため、「である調」が適していることが多いです。
また、商社業界のように、交渉力や決断力を重視する企業でも、「である調」を用いることで、自信を持った表現ができ、説得力を高めることができます。
このように、業界ごとの特徴を把握し、企業の求める人物像に合わせた表現を選択することが、選考を有利に進めるポイントとなります。
【ES 適切な敬語表現】正しい敬語表現
エントリーシートを書く際には、適切な敬語を使うことが重要です。
特に、尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく理解し、場面に応じて適切に使い分けることが求められます。
ここでは、それぞれの敬語の特徴と具体的な使い方について詳しく解説し、分かりやすい例文を紹介します。
尊敬語
尊敬語は、話し手（自分）が相手に敬意を表す際に使う表現です。
主に、相手の動作や状態を高めることで、敬意を示す役割を果たし、企業の方や上司、取引先の相手に対して使うことが一般的です。
・使い方
尊敬語は、以下のような方法で表現します。
「言う」→「おっしゃる」
「する」→「なさる」
「行く／来る／いる」→「いらっしゃる」
「見る」→「ご覧になる」
「食べる／飲む」→「召し上がる」
「お（ご）～になる」の形を使う
「読む」→「お読みになる」
「使う」→「お使いになる」
「説明する」→「ご説明なさる」
・分かりやすい例文
「社長は本日の会議に いらっしゃいます。」
「担当者の方が直接 ご説明なさいます。」
「この資料について お目通しください。」
謙譲語
謙譲語は、自分の行動をへりくだることで、相手に敬意を示す表現です。
尊敬語とは異なり、自分が主体となる動作に対して使われます。
エントリーシートでは、志望動機や自己PRを書く際に適切な敬語表現として用いられます。
・使い方
謙譲語は、以下の方法で表現します。
「言う」→「申し上げる」
「聞く」→「伺う」
「する」→「いたす」
「行く／来る」→「伺う」
「見る」→「拝見する」
「お（ご）～する」の形を使う
「案内する」→「ご案内する」
「説明する」→「ご説明する」
「報告する」→「ご報告する」
・分かりやすい例文
「貴社の説明会に 伺いました。」
「私の考えを 申し上げます。」
「お送りいただいた資料を 拝見しました。」
「本日の件につきまして、後ほど ご連絡いたします。」
丁寧語
丁寧語は、相手に敬意を表すために文末表現を整える形式です。
「です」「ます」「ございます」などを使い、言葉遣いを丁寧にすることで、フォーマルな印象を与えます。
ビジネスの場面では、尊敬語や謙譲語と組み合わせて使用されることが一般的です。
・使い方
「行く」→「行きます」
「知っている」→「知っています」
「あります」→「ございます」
「すごい」→「素晴らしい」
「わかる」→「承知する」
・分かりやすい例文
「本日はお時間をいただき ありがとうございます。」
「この件については、改めて ご連絡いたします。」
「貴社の企業理念に 共感しております。」
【ES 適切な敬語表現】エントリーシートで敬語を使う際の注意点
エントリーシートでは、敬語を適切に使うことが求められます。
しかし、敬語の誤用によって企業に不自然な印象を与えてしまうことも少なくありません。
特に「尊敬語と謙譲語の混同」や「二重敬語の使用」は避けるべきポイントです。
ここでは、それぞれの注意点について詳しく解説します。
尊敬語と謙譲語を間違えないようにする
エントリーシートでは、適切な敬語を使うことが重要です。
特に尊敬語と謙譲語の違いを誤ると、相手に対する敬意を損なうだけでなく、不適切な表現になってしまうため注意が必要です。
尊敬語は相手の行動や状態を高めるために使われ、一方の謙譲語は自分の行動をへりくだることで、間接的に相手への敬意を示すものです。
たとえば、「部長が伺います」と書くと、「伺う」は謙譲語であるため、目上の人の行動に使うのは誤りです。
正しくは「部長がいらっしゃいます」となります。
このような敬語の間違いは、一見すると些細な違いに思えるかもしれませんが、ビジネスシーンにおいては信頼性や礼儀が問われるため、誤用によってマイナスの印象を与えてしまうことがあります。
二重敬語にならないようにする
敬語を使用する際には、二重敬語に注意することが大切です。
二重敬語とは、同じ意味の敬語表現を重ねてしまうことで、本来の敬意を伝える目的を超え、過剰で不自然な表現になってしまうことを指します。
例えば、「社長がご覧になられました」という表現では、「ご覧になる」と「なられる」の両方が尊敬語のため、正しくは「社長がご覧になりました」となります。
また、「お伺いさせていただきます」といった表現も、「お伺いする」がすでに謙譲語であるため、「させていただく」を加えると不適切になります。
正しくは「お伺いします」となります。
二重敬語は、一般的に皇族や外国の王族に対してのみ使用される特別な表現であるため、日常的なビジネスシーンやエントリーシートでは用いないのが原則です。
【ES 適切な敬語表現】まとめ
エントリーシートではより自分のことを伝えたいという気持ちがあると思いますので、敬語のほうがしっくりとくる場合はです・ます調を使い、少し断定的の方が説得力あると感じたらだ・である調を使うようにしてみてください。
どちらを使ったからといって間違いではないですが、若い方が多いベンチャー企業のほうが断定的なだ・である調を受け入れられやすくなります。
年功序列で比較的そんなに若くない方も多い企業では、だ・である調が少し高圧的に見られてしまう可能性もありますので、OBなどはどのようにしてエントリーシートを記載したのか参考にしてみると良いでしょう。
どちらか迷って悩んでしまったときには、敬語がおすすめです。
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