HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
エントリーシートは、自分のアピールをアピールするための応募書類であり、企業で筆記試験や面接などの選考前の判断材料として使われています。
現在はメールで企業へ送付するというケースも増えており、紙ベース、データファイルいずれもPDFに変換して送るのが一般的です。
またエントリーシートは個人情報も一部含まれていますので、第三者に簡単に閲覧できないようにパスワードを設定しておく必要があります。
こちらではエントリーシートをPDF化する方法、パスワード保護をかける方法をご紹介しています。
はじめに
エントリーシートは、志望企業に向けて自分をアピールするための書類です。
このエントリーシートの提出方法は、紙ベースで郵送して送るケースもあれば、データ化してメールで提出する方法があります。
各企業でも電子化が進んでいる中でメールでの提出を義務付けられている企業も少なくありません。
紙ベースで作成したエントリーシートはPDFというデータに変換して送らなければなりません。
今回は紙からPDF化する方法についてご紹介しましょう。
エントリーシートとは？
エントリーシートは、履歴書と同じように企業へ提出する応募書類の一部です。
筆記試験や面接などといった次の選考に進めるための判断材料として使われています。
志望企業に向けて自分をどのような人物かどうかアピールするために使われています。
入社後にどのような事に取り組みたいと思っているのかなど志望動機や自己PR、長所、強み、学生時代に頑張ったこと、などを記載しましょう。
これらの内容が書かれたエントリーシートを企業側が確認して、この人物はどれだけ自社で活躍できる人物かどうかを見極めていきます。
PDFとは？
PDFとはPortableDocumentFormatの略であり、Adobe社より開発・提供されている電子上の文書に関するファイル形式です。
データを紙に印刷した状態のように、パソコン上で電子化してそのまま保存できるファイルになります。
電子化した紙と考えて良いでしょう。
PDFデータを使うメリットは、文書作成に使われるアプリケーションソフトWordそしてExcelなどは、同じソフトがインストールされているパソコンでないと開くことも閲覧することもできません。
しかしPDFであればいかなるパソコンでも開くことができるために、ビジネスシーンにおいては、パソコンで文書を作成した社内文書や企画書、見積書などの書類はPDFに変換してから提出することが多いです。
データをPDF化する方法
エントリーシートをPDF化するケースとして考えられるのは、まずWordなどで作成したエントリーシートをPDF変換するというケースと、紙ベースで手書きしたエントリーシートをPDF変換するというケースがあります。
メールで送るにはWordなどのファイルのまま提出ではなく、既述の通りPDF変換を行うのがビジネスマナーです。
今回は、データからPDFに変換するケースと紙ベースからPDF変換するケースをそれぞれ合わせてご紹介していきましょう。
データ→PDFの場合
データからPDF変換する場合は、PDF変換・作成ソフトがあれば変換することができます。
PDF変換・作成できるソフトは非常に多く溢れていますがその中でも良く使われているのが、PDFelementと呼ばれるソフトです。
ソフトを起動して画面右側の「PDF作成」をクリックし、PDF化したいファイルを選択してから「開く」ボタンをクリックすると簡単にPDFへ変換できます。
変換されたPDFファイルも編集できるので大変便利です。
後は画面左上にあるフロッピーディスクの形をした保存ボタンをクリックすればPDFデータとして保存できます。
Wordから変換する
この他にもWordを使った変換方法もあります。
ほとんどの方がエントリーシートなどで文書作成する場合にWordを使われることでしょう。
Wordから変換する際は、まずPDF変換したいファイルをWordで開いてから、ファイルメニューをクリックします。
その後「名前を付けて保存」をクリックし、「ファイルの種類」をプルダウンメニューから「PDF」を選んで「保存」をクリックすると簡単にPDF形式に変換することができます。
つまり、Word形式のファイルではなく、PDF形式として保存を選ぶ事で、PDF変換が簡単にできる仕組みです。
紙→PDFの場合
エントリーシートを紙ベースで作成した場合には、どのようにしてPDF変換したら良いのでしょうか。
皆さんはスキャナーという物をご存じでしょうか。
スキャナーとは書類や写真などの紙文書を読み込んで電子化し、パソコンなどの端末にデータとして織り込みができるというものです。
皆さんのご自宅にもしスキャナー付きのプリンターがあれば自宅で簡単にスキャンできます。
持っていない方は、コンビニエンスストアにある複合機（あらゆる機能があるコピー機）を使うことでスキャンが可能です。
スキャナーを使う
自宅でパソコンを良く使われる方や、年賀状などを作成するためにプリンターを持っている方はいらっしゃることでしょう。
多くの方が気付かないうちにコピー、プリンター、スキャンの複数の機能がある複合機を持っているはずです。
この複合機のスキャン機能を使えば自宅で簡単に紙からPDFに変換が可能です。
ほとんどの複合機にはホーム画面にスキャンという機能が搭載されているので、スキャンを選び保存先を指定します。
複合機（コピー機）の上部にある原稿ガラス面に置いて、スタートボタンを押したら、保存先へPDFデータが保存できます。
PDFを提出する時の注意点
PDFというと、データを書き換えて改ざんできないというイメージが一昔前まではありました。
しかし、PDFは内容が保護されていないものだと編集ソフトを使って書き換えが可能になってしまいます。
そのため、ただPDF変換をしたらよいというわけではありません。
エントリーシートには大切な個人情報が含まれています。
そのためにエントリーシートのセキュリティを保護する必要があると言えるでしょう。
ではどのように保護すればよいのでしょうか。
PDFにパスワードをかける
PDFデータはパスワードをかけることができます。
そのため、エントリーシートを提出する際は、最後のひと手間としてパスワードをかけましょう。
一般的にPDFファイルにパスワードをかけたい時は、AdobeAcrobatと呼ばれる有料ソフトを使います。
無償で提供されているAcrobatReaderはパスワードはかけられませんので要注意です。
PDFファイルを開いてファイル/パスワードを使用して保護を選択し、パスワードを入力して適用を押せばパスワードが設定できます。
PDFファイルを圧縮化する際に使うLhaplusというソフトを使ってZIP形式に圧縮する際にパスワード設定も可能です。
右クリックボタンを押して圧縮メニューから「.zip（pass）」をクリックするとZIPファイルにパスワードを設定することができます。
Adobeを持っていないという場合、無償で対応したい場合は、この方法がおすすめです。
まとめ
エントリーシートを提出する際は、このように郵送で送るパターンだけはなく、メールを使って送付するケースも増えています。
紙に印刷して作成した手書きのエントリーシートも、パソコンで作成したデータファイルもPDFに変換することで、ビジネス文書として多く流通しているPDFファイルを簡単に作成することができます。
メールで送信する際には、できるだけパスワードをかけて情報を保護した上で、第三者に簡単に閲覧されないような形で送ると良いでしょう。
