HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
【事務職のガクチカ】はじめに
営業職やエンジニア職は自分には向いていないと考えたり、人と多く話すことが得意ではなかったりするために、事務職を志望する学生は多いです。
また、縁の下の力持ちとして会社を支えたいという理由から事務職を選ぶ人も少なくありません。
しかし、事務職の内定を勝ち取るためには、ただ志望理由を伝えるだけでは不十分です。
ガクチカ（学生時代に力を入れたこと）も、事務職にマッチした経験をアピールすることが重要です。
本記事では、事務職のガクチカで評価されるポイントやNG例について、具体的な例文を交えて解説します。
【事務職のガクチカ】事務職は楽じゃない
事務職は「単純作業の繰り返し」「人と話さない」「残業がない」「パソコンが触れれば十分」と思われがちです。
しかし、それは大きな誤解です。
事務職を目指す場合、まずは事務職の業務を正しく理解することが必要不可欠です。
実際には、正確さやスピードが求められる作業が多く、社内外の人と円滑なコミュニケーションを取ることも重要な役割です。
ここからは、新卒の求人でよく見られる「一般事務」「営業事務」「経理事務」「人事・総務事務」の4種類について、それぞれの業務内容や向いている人の特徴を解説します。
一般事務
一般事務は、オフィス全般のサポート業務を担当します。
主な仕事内容としては、ExcelやWordを使ったデータ入力や書類作成、電話・メール対応、来客対応（お茶出しや受付業務）、ファイリングや資料整理などです。
こうした業務では、正確性や丁寧な作業が求められるため、細かい作業が得意な人に向いています。
また、来客や電話対応も含まれるため、最低限のコミュニケーションスキルも必要です。
営業職ほど積極的な対人スキルは必要ありませんが、社内外の人との調整がスムーズにできる力は大きな強みになります。
さらに、ルーチンワークでも手を抜かず、日々の業務を丁寧にこなせる人が評価されやすいです。
営業事務
営業事務は、営業担当者をサポートする業務を担います。
仕事内容は、受発注業務や見積書・請求書の作成、営業担当者のスケジュール調整、顧客からの電話やメールでの問い合わせ対応などが含まれます。
営業事務は、単に事務作業を行うだけでなく、顧客や営業担当者とのコミュニケーションが頻繁に発生するのが特徴です。
そのため、人と関わることに抵抗がなく、営業担当者を裏方から支えることにやりがいを感じられる人に向いています。
また、営業活動を円滑に進めるためにスピーディーかつ正確な対応が求められるため、忙しい状況でもテキパキと作業を進められる能力が重要です。
マルチタスクを効率よくこなす力や臨機応変な対応力も評価されるポイントになります。
経理事務
経理事務は、会社のお金に関わる業務を担当する重要なポジションです。
主な仕事内容としては、会社のお金の出入りを管理する入金・支払い確認や、領収書・請求書のチェックおよび処理、予算管理や決算業務のサポート、給与計算などがあります。
この業務では、正確さや注意深さが特に重視されます。
数字に強く、計算作業に苦手意識がない人が向いています。
また、ルールや規則に従って業務を進める場面が多いため、決められた手順をきちんと守れる責任感も必要です。
小さなミスが会社全体に影響を及ぼす可能性があるため、細かい作業を着実にこなせることが評価につながります。
人事・総務事務
人事・総務事務は、社員をサポートする役割を担います。
具体的な仕事内容としては、採用活動のサポート（面接日程の調整や応募者対応）、社員の勤怠管理や給与計算の補助、福利厚生や社内イベントの運営、契約書や社内ルールの管理などが挙げられます。
この業務では、社員一人ひとりとの関わりが多く、人と接することが好きな人に向いています。
また、採用活動や社内イベントの運営では、計画的に物事を進める力や臨機応変な対応力も求められます。
加えて、正確な事務作業をコツコツと進める忍耐力も必要です。
会社全体の運営を支える役割を担うため、全体を見渡してサポートできる視野の広さや協調性も重要なポイントとなります。
【事務職のガクチカ】事務職に向いてる人の特徴
事務職の選考を突破するためには、企業が求める人物像を理解し、それに合ったガクチカ（学生時代に力を入れたこと）をアピールすることが重要です。
多くの企業は「営業事務」などの細かい分類ではなく、「事務職」として幅広く採用を行っています。
そのため、特定の業務に特化した能力だけでなく、事務職全般で求められるスキルや性格を示すエピソードを盛り込んだガクチカが効果的です。
ここでは、事務職採用で評価されやすい人材の特徴と、その特徴を伝えるためのアピール方法について具体例を交えて解説します。
細かい作業を正確にできる
事務職では、データ入力や書類作成、請求書の処理など細かい作業が多く求められます。
一つのミスが大きなトラブルや信頼の失墜につながるため、正確性を意識した業務遂行が必要です。
たとえば、数字の入力ミスや記載内容の誤りは、取引先との関係悪化や業務全体に影響を与えることがあります。
アルバイトでレジ業務を担当した際、現金管理の正確性を高めるため、ダブルチェックを徹底してミスを防いだ経験は有効なアピールになります。
また、ゼミ活動で統計データを扱い、複雑な数値を正確に処理してレポートを作成した経験も、注意力や責任感を示す良い例です。
このように、細かい作業を正確にこなし、責任感を持って業務を遂行できることを具体的なエピソードを交えて伝えると、企業に強い印象を与えられます。
サポート役として働くのが好き
事務職は、会社全体がスムーズに機能するよう支える裏方の役割を担います。
営業や技術職のように前線で目立つ仕事ではなく、他の社員が業務に集中できる環境を整える重要なポジションです。
特に営業事務や総務事務では、調整力や柔軟性を発揮し、チーム全体を支えることが求められます。
たとえば、学園祭の運営スタッフとしてステージイベントの進行管理や出演者との調整を行い、全体を支えた経験はサポート力を示す良い事例です。
また、ゼミ活動でメンバーのスケジュール調整を行い、全員がスムーズに活動できるよう支えた経験も、調整力や柔軟性をアピールできます。
こうした経験を通して、周囲を支える姿勢や、チームのために主体的に動く力を伝えましょう。
コツコツとした作業が苦にならない
事務職の業務には、データ入力や書類整理など、ルーチンワークが多く含まれます。
同じ作業を繰り返すことも多いため、単調な業務でもモチベーションを保ち、集中力を維持できることが重要です。
また、業務を正確かつ効率的に進めるための改善意識も評価されます。
たとえば、資格取得を目指して長期間コツコツと勉強を続け、最終的に合格した経験は、継続力や粘り強さを示すアピールになります。
また、アルバイトで書類整理の業務を担当した際、作業効率を上げるためにファイリング方法を改善し、作業時間を短縮したエピソードも効果的です。
単調な作業でもモチベーションを保ち、小さな改善を積み重ねて結果を出した経験を伝えることで、事務職に求められる「継続力」「努力の積み重ね」「粘り強さ」をアピールできます。
Excel・Word・PCスキルに抵抗がない
事務職では、ExcelやWordなどの基本的なPCスキルが必要です。
特に、Excelの関数やWordのフォーマット設定ができると業務効率が向上します。
パソコンを扱う業務が多いため、スムーズに作業を進めるための基礎スキルが求められます。
たとえば、ゼミ活動でアンケート結果をExcelで集計・分析した経験は、データ管理力を示す良い事例です。
また、サークル活動でExcelを使い収支を管理し、業務効率を高めた経験もアピールできます。
さらに、Wordでプレゼン資料を作成し、情報をわかりやすく整理した経験を伝えることで、PCスキルの活用力や業務改善への意識を示せます。
加えて、パソコン操作を通じて業務の効率化を提案した経験もあれば、積極性をアピールできます。
【事務職のガクチカ】学生時代に力を入れたこと
事務職についての理解が深まったところで、次は「ガクチカ」について知りましょう。
ガクチカは、自己PRや志望動機と並んで就職活動において重要な要素です。
特に事務職を目指す場合、事務職で求められるスキルや人物像とマッチする経験を効果的にアピールすることが内定への近道です。
ここでは、ガクチカの正しい定義や自己PRとの違いを詳しく解説します。
「ガクチカ」とは、「学生時代に力を入れたこと」を指します。
「学生時代」とは基本的に大学生や専門学生の期間を指し、高校卒業後に就職する場合は高校時代、専門学校卒業後の場合は専門学生時代、大学卒業後の場合は大学生時代の経験を指します。
大学生の就活生が高校時代の部活動などを題材にするのは、大学生活で何もしていなかった印象を与えるため避けたほうが無難です。
コロナ禍で思うような活動ができなかったケースもありますが、企業側もその点は理解しています。
しかし、その中でも工夫して取り組んだことがあったはずです。
大学生活でどのような経験を積み、どのような課題に取り組んだのかを具体的に伝えることが、ガクチカを効果的にアピールするポイントです。
ガクチカと自己PRは混同されやすいですが、企業が知りたい情報は異なります。
自己PRは「自分の強みを仕事にどう活かせるか」を伝えるものです。
企業は、その強みが業務にどう貢献するかを重視します。
一方、ガクチカは「人柄」「価値観」「経験からの学び」を確認するものです。
企業は、課題にどう向き合い、どのように成長したかを見ています。
自己PRが「何ができるか」を示すのに対し、ガクチカは「どんな人か」を伝えるものです。
事務職を目指す場合は、協調性や問題解決力など業務に役立つ姿勢を示すことが効果的です。
【事務職のガクチカ】評価されにくいエピソード
事務職の選考で評価されづらいガクチカは、「事務職に必要なスキルや適性とズレている」ものです。
事務職は正確性や継続力、サポート力などが重視される職種です。
そのため、自己中心的な成果や短期間の取り組み、体力をアピールするエピソードは、評価されにくい傾向にあります。
ここでは、事務職において評価されにくいエピソードと、それをどのように改善すれば評価されやすい内容に変えられるかを具体的に解説します。
個人プレーのエピソード
事務職では、チーム全体を支えるサポート力が重視されます。
そのため、個人で達成した成果を強調するエピソードは評価されにくいです。
たとえば、「自分一人で売上目標を達成した」といった話では、事務職に求められる協調性や支援力が伝わりません。
代わりに、「チームを支えるために業務を調整した」「周囲がスムーズに作業できるよう工夫した」といったサポート力に焦点を当てたエピソードに変えることが有効です。
このように、他者を支える姿勢を強調することで、事務職に適した人材であることをアピールできます。
短期間の頑張り
事務職は、日々の業務を正確かつ継続的にこなすことが求められます。
そのため、短期間で成果を出したエピソードは評価されにくい傾向にあります。
たとえば、「1週間でレポートを完成させた」といった内容では、長期的な取り組みや継続力が伝わりません。
代わりに、「半年間の活動を通して改善を重ね、最終的に成果を出した」といった、継続的な努力を強調したエピソードに変えることが大切です。
このように、長期的な視点で取り組んだ経験を示すことで、事務職に必要な粘り強さや責任感をアピールできます。
体力的な頑張り
事務職では、体力よりも正確性や効率性が重視されます。
そのため、「長時間働いた」「体力勝負のアルバイトを頑張った」といったエピソードは評価されにくいです。
代わりに、「作業の効率化を図るために手順を見直した」「正確に業務を進めるための工夫を行った」といった、業務改善や効率化の工夫に焦点を当てたエピソードを選びましょう。
事務職では、限られた時間で正確に業務を遂行する力が求められるため、効率的な働き方を意識した取り組みを強調することが効果的です。
創造性・発想力アピール
事務職は、決められたルールや手順を守り、正確に業務を遂行することが重要です。
そのため、創造性や発想力を前面に押し出したエピソードは、事務職向けとしては評価されにくい傾向があります。
たとえば、「新しい企画を立ち上げた」といった話よりも、「業務を効率化するために既存の手順を整理し、正確に管理できる方法を導入した」という内容に変えることが有効です。
正確性や管理能力を示すエピソードを選ぶことで、事務職に必要なスキルや適性を効果的にアピールできます。
コミュニケーション能力のアピール
事務職では、営業職ほど高度なコミュニケーション能力や交渉力は求められません。
そのため、「多くの人と積極的に関わった」「交渉で成果を出した」といったエピソードは評価されにくいです。
代わりに、「チームの業務を円滑に進めるためにデータ整理や業務フローを改善した」といった内容に変更することをおすすめします。
事務職では、正確な業務処理や情報管理のスキルが重視されるため、コミュニケーション能力を業務改善や調整力と結びつけてアピールすることがポイントです。
【事務職のガクチカ】基本的な構成
ロジックの通った文章構成を用いることで、ガクチカがより魅力的に伝わります。
どれだけ良い経験をしていても、伝え方が曖昧であれば企業には響きません。
特に事務職の場合、論理的な思考力や正確な情報伝達能力が求められるため、文章構成が重要です。
ここでは、ガクチカを効果的に伝えるための6つの基本構成について解説します。
この構成を意識することで、自分の経験や学びを明確に伝え、事務職への適性をアピールできます。
1. 結論
ガクチカは、結論ファーストで始めることが大切です。
最初に「私は〇〇に力を入れました」と端的に伝えることで、話の全体像を相手に理解してもらえます。
たとえば、「私のガクチカはゼミ活動での資料作成を通じて正確性を高めたことです」と伝えると、聞き手はその後の内容をイメージしやすくなります。
事務職では、要点を簡潔にまとめて伝える力が求められるため、このアプローチが効果的です。
結論を先に伝えることで、相手の関心を引き付け、説得力のある話の展開が可能になります。
2. 背景
次に、その経験に力を入れようと思った背景を説明します。
同じ活動を題材にしていても、取り組む理由や動機は人それぞれ異なります。
たとえば、「ゼミで資料作成を担当した際、チーム全体の作業が非効率であることに課題を感じたため、正確かつ分かりやすい資料作成に注力しました」といった具体的な背景を示すと良いでしょう。
この部分では、取り組んだ理由を明確に伝えることで、応募者の価値観や問題意識を企業にアピールできます。
背景をしっかり説明することで、エピソード全体に納得感を与えられます。
3. 目的
背景を説明した後は、その経験を通じて達成したい目的を述べます。
事務職に求められるのは、課題を正確に把握し、目標に向かって計画的に取り組む力です。
たとえば、「資料作成を通じて、チーム全体の作業効率を高めることを目的としました」といった形で目的を明確にします。
このとき、どのような課題があったのかにも触れると説得力が増します。
目的をしっかり伝えることで、自分がどのように業務改善や効率化を意識して行動できる人材であるかを示せます。
4. 具体的な取り組み
次に、目的達成のために行った具体的な取り組みを説明します。
ここでは、課題をどのように乗り越えたのか、またその際にどのような能力を活用したのかを具体的に述べます。
たとえば、「データ整理を行う際、Excelの関数を活用して入力ミスを減らし、作業時間を短縮しました」といったエピソードが効果的です。
事務職では、正確性や効率性を重視した取り組みが高く評価されます。
そのため、自分がどのような工夫や努力をしたのかを明確に伝え、業務をスムーズに進めるためのスキルをアピールしましょう。
5. 結果
具体的な取り組みの後は、その取り組みの結果について説明します。
成果を数値や具体的な変化で示すと、より説得力が増します。
たとえば、「取り組みの結果、チームの作業時間を20％短縮できました」といった具体的な結果を伝えます。
事務職では、業務改善や効率化の成果が重視されるため、自分の取り組みがどのような形で貢献したのかを示すことが重要です。
結果を数字や具体的な事実で表現することで、企業に対して実行力や成果を出す力をアピールできます。
6. 学びと入社後の結び付け
最後に、その経験から得た学びや能力を、入社後にどのように活かすかを伝えます。
たとえば、「この経験を通じて、正確性と効率性の重要性を学びました。
入社後は、正確なデータ管理と業務改善に取り組み、チーム全体の業務効率向上に貢献したいです」といった形で締めくくります。
この部分では、ガクチカを事務職での具体的な業務や企業のニーズと結び付けることが重要です。
企業は応募者が自社で活躍するイメージを持てるかどうかを重視するため、入社後の貢献意欲をしっかりアピールしましょう。
PREP法は面接でも有効
文章提出では修正が可能ですが、面接では即興で話す必要があります。
その際に有効なのがPREP法（Point：結論、Reason：理由、Example：具体例、Point：結論の繰り返し）です。
PREP法を意識することで、焦らず論理的に伝えられます。
たとえば、「私の強みは正確性です。ゼミで資料作成を担当し、Excelを使ってミスを減らした経験があります。結果、チームの作業効率を向上させました」といった流れで話すと、相手に印象的に伝わります。
面接でもPREP法を活用し、自信を持ってアピールしましょう。
【事務職のガクチカ】例文4選
事務職の選考で評価されるガクチカを作成するためには、自分の強みや経験を事務職に必要なスキルと結び付けて伝えることが重要です。
ここでは、「正確性」「サポート力」「継続力」「PCスキル」の観点から、事務職に適した具体的なガクチカの例文を4つ紹介します。
それぞれ異なる強みをどのようにアピールすれば良いかを確認し、企業に響く自己アピールを作成しましょう。
例文1. 正確性をアピール
私はアパレルショップのバイトの在庫管理に力を入れました。
業務を進める中で、在庫データの入力ミスが多発し、販売数とのズレが生じる問題がありました。
そこで私は、データ入力時にチェックリストを作成し、二重確認を徹底する取り組みを始めました。
さらに、棚卸し作業の際は複数人でのクロスチェックを行い、ヒューマンエラーを防ぐ体制を構築しました。
こうした工夫を重ねた結果、担当期間中は在庫データと実数の誤差をゼロに保つことができました。
この経験を通じて、正確な作業を実現するためには確認プロセスを設計することが不可欠だと学びました。
今後も、どんな業務においても正確性を意識し、信頼される仕事を心がけていきたいです。
例文2. サポート役でのアピール
学園祭実行委員として、運営全体の進行管理に力を入れて取り組みました。
学園祭は多くの関係者と連携を取る必要があり、スケジュール調整や備品管理の不備による混乱が課題でした。
私は、進行表をデジタル化して共有フォルダで全員に公開し、誰でも進捗を確認できる仕組みを作成しました。
さらに、備品の在庫リストを作成し、不足が出ないよう事前に調達を完了させました。
その結果、当日は滞りなくイベントを実施でき、参加者からも高評価を得られました。
全体を支える立場で働くことのやりがいや、周囲をサポートすることで成果を出す重要性を学びました。
就活コンサルタント木下より
PCスキルを業務改善にどのように活かしたかが具体的に説明されています。
改善後の成果も明示されており、事務職で即戦力として活躍できる資質を十分にアピールできています。
3. コツコツ作業をアピール
英語検定2級の取得を目指し、半年間毎日学習を続けました。
特に長文読解が苦手だったため、過去問を繰り返し解いて苦手分野を分析しました。
また、英単語の暗記にはアプリを活用し、移動時間などの隙間時間を有効に使って学習を進めました。
模擬試験も定期的に実施し、自分の課題を明確にした上で改善を重ねました。
その結果、試験本番では高得点を獲得し、合格することができました。
この経験から、地道な努力と課題分析を通じて結果を出す力を身につけました。
事務職でも正確かつ継続的な作業を大切にし、信頼される仕事をしたいと考えています
就活コンサルタント木下より
継続した努力と、課題解決のために工夫したプロセスが明確に描かれています。
地道な作業を積み重ねる力は事務職で重宝されるため、アピールとして効果的な内容です。
4. PCスキルのアピール
私はアルバイト先のレストランの予約管理業務に力を入れました。
従来は手書きの予約表を使用していたため、予約の重複や記載漏れが頻繁に発生していました。
私はExcelを用いて予約情報を一元管理できるシステムを作成し、同一時間帯の重複予約が自動で検知される仕組みに改善しました。
さらに、スタッフ間でリアルタイムに共有できるようクラウド上で管理し、情報確認の手間を減らしました。
その結果、予約管理にかかる作業時間を半分に削減し、スタッフ全体の業務効率も向上しました。
この経験を通じて、PCスキルを活用して業務改善を行うことで全体の生産性向上に貢献できることを学びました。
入社後も業務改善を意識し、貢献したいと考えています。
就活コンサルタント木下より
PCスキルを業務改善にどのように活かしたかが具体的に説明されています。
改善後の成果も明示されており、事務職で即戦力として活躍できる資質を十分にアピールできています。
【事務職のガクチカ】まとめ
事務職のガクチカを作成する際は、まず自分の就活の軸を明確にすることが重要です。
どのような働き方を望み、どのような環境で力を発揮できるのかを理解することで、企業に響くガクチカを作成できます。
本記事で紹介したように、事務職では正確性や継続力、サポート力、PCスキルなどが評価されます。
自分の経験や学びを、これらのスキルと結び付けて具体的に伝えることが選考突破のカギとなります。
ガクチカを作成する前に、自身の強みを整理し、入社後にどう貢献できるかを意識した内容に仕上げましょう。
就活コンサルタント木下より
在庫管理における正確性を高めるための工夫がしっかりと伝わる内容です。
具体的な取り組みが明確で、事務職に必要な再現性のあるスキルとして評価される構成になっています。