HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
インターンのメールの返信方法や書き方について、知りたい学生のために役立つ情報を紹介しています。
就活においてメールのマナーは必須。
全就活生がチェックしておきたい情報をまとめました。
インターン先企業からメールが来た！好印象の返信方法とは？
インターンに関するメールが企業から届いた場合、果たして返信は必要なのか、返信の内容をどう書けばよいのか迷いませんか？ 「どれが正しい返信や書き方なのかわからない」 「間違った文章で失礼がないようにしたい」 インターンに関するメールで悩む学生のために、適切な返信方法と書き方を紹介していきます。
インターンに関するメールは、企業によってビジネスマナーを見られている場合もあります。
ミスをしないためにも、企業からのメール返信時のポイントを確認していきましょう。
選考に影響する！？インターン先からのメール返信
ESや面接を通過すると度々、企業の採用担当者とメールでやりとりすることは多くなることでしょう。
メールでのやりとりからビジネススキルやマナー、人間性が滲み出るため、メール一通が学生に対する印象に影響します。
以上の3つのポイントを意識して、メールを返信すると好印象です。
学生のうちにビジネスメールを書けるようにしておくと、社会人となっても役に立ちます。
返信メールは自分を印象づけるチャンス
就活で返信を求められるメールは、自分を印象づけるチャンスです。
インターン先からのメールなど就活に関わるメールは、原則として返信するのがマナー。
また、できるだけ早めに返信すると「レスポンスが早い学生」と印象づけることができます。
内容にもよりますが、すぐに返せる連絡は早めに返すことで、信頼にもつながりますので意識しておきましょう 。
目安としては、遅くとも24時間以内に返信するのがベストです。
それ以上を超える場合は、メールのはじめに「返信が遅れまして誠に申し訳ありません」と一言付け加えておいた方が相手からの印象も良いでしょう。
好印象を与える！インターン先への返信メールのポイント
採用担当者に好印象を与えるメール作成のポイントとして、下記の5ポイントを確認しておきましょう。
【好印象を与える返信メールのポイント】 ・件名はひと目で内容が分かるようにする 企業の採用担当者も日々、就活生からの膨大なメールを確認しています。
読む人のことを考えて一目で見て、わかりやすいことを意識するようにしましょう。
ただし、企業から来たメールに返信する場合は、件名は変更せずにそのまま返信してください。
別件の話題で改めてメールを送信する際には新たに件名を作成しましょう。
×：インターンについて ○：【〇〇大学 山田太郎】インターンの参加日程調整のお願い ・宛名は本文のはじめにつける メールの宛名は「企業名」、「所属部署名」、「担当者名」の順で書きましょう。
担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記入してください。
・相手のことを考えて見やすい場所で改行を入れる 適切な箇所に改行を入れることで、文章は格段に読みやすくなります。
・誤字脱字がないかよく確認する 誤字脱字は、一番目につきやすいので送る前に再度チェックしてください。
メールを書き終えたあと、2度チェックをすることで防ぐことができます。
・会社の営業時間内にメールを送る 営業時間内に送ることで、相手先が抜け漏れなく確認しやすくなります。
【返信メール例文】 ××株式会社 新卒採用グループ 鈴木太郎様お世話になっております。
昨日のインターンに参加させていただきました、 ○○大学□□学部4年の山田太郎と申します。
2日間に渡り、たくさんのことをご教示いただきまして 誠にありがとうございました。
IT業界への理解が深まったと共に、 実際の業務経験を通して、よりこの業界で働きたい意欲が湧いてきました。
ぜひ貴社の選考を受けさせて頂きたいと思いますので、 引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------ ○○大学 □□学部 △△学科4年 山田太郎（やまだ たろう） E-mail：tarou [email protected] 〒555-5555 ○○県○○市○○町○○1-2-3 携帯TEL：080-1234-5678
インターンのメールで意識する返信マナー
インターンに関するメールであっても、ビジネスメールの一種。
ビジネスメールにはいくつか気をつけるべきポイントがあります。
下記ではビジネスメールにおける重要な3つのポイントを紹介していますのでチェックしてみてください。
【ビジネスメールで意識する3つのポイント】 ・敬語を正しく使う 正しい敬語を使えるようにしましょう。
ただかしこまっているだけでは、だめなので注意してください。
かしこまりすぎて、よくわからない文章になってしまうことが就活生は特に多いので気をつけましょう。
・「！」「？」などの疑問詞・感嘆詞は使わない 疑問詞・感嘆詞はビジネスメールにおいてはカジュアルさを感じさせてしまいますので好ましくないです。
・「できるだけ早く」「なるべく」などの、あいまいな表現は避ける ビジネスメールにおいてあいまいな表現は避けるようにしましょう。
ビジネスの世界ではあいまいな表現をしたところで「結局いつなの？」と正確な日程を聞かれることがほとんどです。
就活生のうちから、このような表現は特に気をつけておきましょう。
スマホよりもパソコンからの送信がおすすめ
「スマホでメールを送るのは良くないの？」 ビジネスメールをスマホとパソコンどちらで送ればいいのか、わからない人は意外と多いのかもしれません。
ビジネスメールでは、基本的にスマホよりもパソコンから送るのが望ましいとされています。
社会人になりますとパソコンからお礼メールや企業へのアポイントメールを送ることが多くなるため、就活生の時から慣れておくとおすすめです。
また、連絡を急ぐ場合など、スマホでしか返信できない状況の場合は、「出先からのため、スマートフォンからの返信で失礼します」という文面を入れるようにしましょう。
相手にも緊急であることが伝わります。
ビジネスメールを送る際は、上記の点を守って連絡するようにしてください。
インターンのメール返信は必ず読み返そう
インターンシップなど就活に関するメールは、相手が受ける印象に影響するものであることを意識して送信するようにしてください。
誤字脱字はないか、読みやすいかなども細かく確認しましょう。
メールを送信する前に、メールを読み返す習慣をつけておくことがおすすめです。
