【就活で必須】企業に質問メールを送る際のマナー

Digmedia編集長

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

今回の記事では、企業とのメールのやり取りの際のマナーを紹介していきます。

メールでやり取りする際に気をつけておくことを解説していきます。

企業宛に質問メールを送るときどうする？

就活をするにあたって、応募している企業とのメールでやり取りする場面は、きっと出てくると思います。

そんな時「なんて送れば良いのだろう」と迷ってしまうことはないでしょうか。

「失礼な文章になっていないだろうか」

「何か他に気をつけるべきポイントはあるだろうか」

今回の記事では、就活で企業に送る際のメールのマナーについて解説していきます。

企業とのやりとりはメールが基本

近年では、就活で企業と直接メールでやりとりをする機会は非常に増えてきました。

そんな時に、失礼なメールを送ってしまえば、 マイナスなイメージを持たれてしまう可能性もあります。

場合によっては、 「メールのマナーが不適切」と判断されて不合格になってしまうなんてことも、もしかしたらあるかもしれません。

メールでのマナーは、それだけ企業側も気にしています。

面接をする前に、そのような 不手際があれば企業側も「この学生は大丈夫だろうか」と 不安要素を抱かれてしまうこともあるでしょう。

それだけ企業とのメールのやりとりは大切です。

質問メールのポイント

それでは、質問メールのポイントを紹介します。

メールに載せておく情報や文面などのテンプレートを参考に掲載しています。

件名の書き方

【〇〇大学　氏名】最終面接の日程調整につきまして

件名は、受信された方が一番最初に見る部分でもあるので非常に重要です。

相手にわかるように「何の連絡なのか」「誰なのか」ということを意識して送るようにしてください。

この2つのポイントがわからないと、メールを開く前に「誰だろう」と相手に思わせてしまい、とりあえずスルーされてしまうなんてことがあるかもしれません。

たまに、件名に「お礼の言葉」を入れる人もいますが、かえってわかりづらくなってしまうので件名には書かないようにする方が良いでしょう。

宛名の書き方

会社名・部署・担当者名

名前がわからない場合は、「採用ご担当者」と表記するようにしてください。

どんなに文章の中身が丁寧なものでも、誰宛なのかが分からなければ、企業側が一番困ってしまいます。

さらにわかりやすくするのであれば、文章の中に「〇〇に面接を受けた〇〇と申します」と加えた方がより、丁寧な場合もあります。

メールを受けっ取った方も、これなら誰が担当者だったのかを確認しやすくなります。

署名の書き方 署名はメール本文の最後につけます。

署名に最低限必要な情報としては、以下の項目になります。

・氏名 ・所属(大学名・学部名・学年) ・電話番号 ・メールアドレス 本文と混同しないように、区切り線をつけておきましょう。

メールは何時に送信するのが適切？

次に、「メールは何時に送信するのがベストなのか」について解説していきます。

送る時間に関しても、マナーがあるので細かくチェックしていきましょう。

一般的な企業の就業時間は、午前9時～午後6時までの場合が多いです。

フレックスタイム制を導入する企業であれば10時や11時からの所もあることを把握しておきましょう。

これは、企業ごとによって違いますので事前にHPなどで確認してみてください。

そこから推測すると共に、 企業で働く社員の方がメールを見る一番最初の時間は「出社した直後」です。

社会人は、出社してからすぐにメールを確認することが多いので、朝や午前中が見る機会が多くなります。

逆に、 出勤・退勤時間ギリギリは相手の方に迷惑をかけてしまう恐れがあります。

内容によってですが、確認に時間がかかるようなものですと、そこから第三者に確認を取らないと分からないなんてこともあります。

そうすれば、必然的に迷惑をかけてしまっていることになりかねません。

そのため、送ってはいけない時間というのも頭で把握しておきましょう。

また、 お昼後の午後13時くらいなども、メールがきていないか確認する人も多いので、朝送れなかった人は再度昼休み後に送ってみるのもおすすめです。

今さら聞けないビジネスメールのマナー

最後にビジネスでメールを送信する際の基本マナーを紹介していきます。

失礼がないように、これから企業にメールを送る人は、下記のポイントを参考にして送ってみるのがおすすめです。

・挨拶

挨拶は、必ずするようにしてください。

いきなり本題に入ってしまうのは、失礼になってしまうので気をつけましょう。

「お世話になっております」「はじめました」など基本的な挨拶を文章のはじめに入れれば大丈夫です。

・名乗り

内容が詳しく書かれていても、名前を書いていなければ誰なのかわかりません。

また、名前だけを記載していても「どこの誰なのか」を企業の方も把握していないでしょう。

必ず大学名、学部、学年、名前まで記載するようにしてください。

その上で一度面接を受けたり、企業へと来社したことがあるならば「〇月〇日に〜〜」と訪れた旨を伝えて、誰からのメールかを明確にしましょう。

・ビジネス文書であることを自覚した文章

企業の方に送ることは、もちろんですが、これは相手が仲の良い企業の担当者であっても同じです。

ビジネス文書であることを自覚した上で、記載するようにしてください。

・敬語に注意

敬語の正しい使い方に注意しましょう。

敬語は、かしこまれば良いというわけではありません。

もし少しでも文章的に違和感を感じたらすぐさま、自分で調べて正しい使い方であるかを調べてみてください。

・返信は24時間以内に

返信はできれば24時間いないですが、返せるのであればすぐにしてください。

返信が早くてマイナスな印象を抱く人は少ないはずです。

返信する時間に関してもできるだけ、相手企業の就業時間内に送るようにしてください。

・お礼メールを必ず送信する

お礼メールは必ず送るようにしてください。

社会人ともなれば、お礼メールを送るのは常識です。

それが、就活生であっても、メール一つ入れるか入れないかでだいぶ印象は変わってきます。

丁寧な気遣いができる学生は企業からも高い評価を獲得できるので、忘れないように送りましょう。

これでバッチリ！基本を押さえて就活に挑もう

メールでのやりとりは、直接的に採用に関わるわけではありませんが、マナーを守らないと悪い印象を持たれることがあるので十分気をつけてください。

社会人になってからも、メールでのやり取りに関しては厳しく指導されることが多くなるでしょう。

お世話になったクライアントへのお礼メールや、業務内容の確認のやりとりなど、メールを使う機会は格段に増えるかもしれません。

学生の間から、メールの送り方やマナーを意識してやっておけば、社会人になった後でも、すぐに対応できます。

顔が見えないメールだからこそ、丁寧なマナーや文書への気配りが、必要です。

今回紹介した、企業の方へのメールの送り方やマナーを是非参考にしてみてください。