HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
はじめに
就活中は、個別説明会への参加やエントリーシートの提出など、企業と直接やり取りをすることが徐々に増えていくようになります。
そのような中、応募先の企業から電話がかかってくることもあるでしょう。
内容は登録情報の確認であったり、やむを得ない場合における面接日程の変更調整であったりとさまざまです。
では、実際に企業から電話があり、たまたま不在着信になってしまった場合はどのように対応すれば良いのでしょうか？
今回は、折り返し電話のポイントについて詳しく解説します。
【就活中の電話対応】留守番電話を設定しよう
就活中は、スマホ（携帯電話）の留守番電話機能をONに設定しておくことを強くおすすめします。
なぜなら、留守番電話機能をONにしていないと、電話をかけた相手があなたにメッセージを残すことがかなわないからです。
企業の採用担当者が応募者へ電話をかけた際、万が一設定がなされていないと、伝言を残すことができなければ意思表示もできません。
よって、何らかの伝言を残しておける留守番電話機能は忘れずに設定しておきましょう。
【就活中の電話対応】電話を折り返す場合
続いて、スマホ（携帯電話）に不在着信の履歴が残っている場合の折り返し対応について解説します。
なお、就活中はOB・OG訪問を含めると、複数の関係者や企業と連絡を取り合う環境が生まれますので、着信履歴はこまめにチェックするようにしてください。
不在着信に残っているとき
不在着信の履歴が残っている場合は、必ず折り返しの電話をかけるようにしましょう。
電話という手段を用いた背景を察するに、1つは緊急性が考えられます。
たとえば、ほかの応募者との関係上、「面接の予定時間を変更せざるを得なくなり、急いで伝えなければならなかった」という理由があるかもしれないからです。
連絡を取り合う手段は、電話に限らずメールや文書といった方法がありますが、その中で相手があえて電話でコンタクトを取ってきている状況を考えてみてください。
知らない番号でも折り返そう
振り込め詐欺や特殊犯罪がはびこる昨今の現状からも、普段の状況であれば、知らない番号からの着信にかけ直すのは少し勇気がいるものです。
しかし、就活中は自分が応募した企業や、企業の採用担当者からの着信であることも十分考えられます。
着信の内容は、採用選考に関する重要事項の可能性もありますので、知らない番号でも折り返すようにしましょう。
なお、どうしても不安な場合は、あらかじめインターネットで着信番号を検索し、怪しい業者のものではないか確認すると良いでしょう。
【就活中の電話対応】折り返し不要な場合
先述したように、着信履歴があって電話に出られなかった場合、折り返し電話をかけるのが基本です。
しかし、「留守番電話に折り返しは不要です」とのメッセージが入っている場合、特に電話をかけなくても問題ありません。
なかには「折り返すのがマナーではないか？」と考えてしまいがちですが、取り越し苦労に過ぎません。
どうしても心配な場合は、不在であったことの謝罪と内容確認について、メールで送っておけば事足りるでしょう。
【就活中の電話対応】折り返す際のポイント8選
続いて、不在着信があった場合の折り返し電話のポイントをお伝えします。
事前準備の仕方や電話をかける時間帯、言葉遣いなど厳選した8つに絞って説明していきますので、折り返し電話をかける際に活用してみてください。
まずは留守番電話を確認しよう
まずは、留守番電話の内容を確認しましょう。
繰り返しにはなりますが、そもそも留守番電話に折り返し不要というメッセージが残されている場合、折り返しは不要です。
「折り返しお電話ください」とのメッセージがある場合や、特に留守番電話にメッセージがなく、着信履歴のみがある場合に折り返し電話をかける準備をしましょう。
なかには、「○時頃に折り返しがほしい」や、「メールを確認してから折り返しがほしい」といった具体的な内容が含まれているケースもありますので、その場合はメッセージの指示通りに対応しましょう。
スケジュール帳を用意しよう
就活中は、大学の講義や普段の生活と並行して、さまざまな選考活動の予定を同時進行で進めなければなりません。
そこで重要になってくるのが「スケジュールの管理」です。
面接を含めた選考活動の日程調整や、ダブルブッキング回避のために、特にスケジュールを綿密に管理しておく必要が生じます。
そのため、スケジュール帳の活用は欠かせません。
折り返しの電話をかけるときにも、提示された日程に対してすぐに答えられるよう、手元にスケジュール帳を用意しておくことをおすすめします。
メモを用意しよう
折り返し電話の内容が複雑な場合、後々になって記憶があいまいになってしまう可能性があります。
また、具体的な日程についての連絡事項の場合、思い違いや勘違いがあってはいけません。
ささいなミスが不採用につながるケースも珍しくないため、電話での話の内容を正確に把握し、聞き逃さないことが重要です。
話の内容を記録しておけるように、電話をかける前にあらかじめメモと筆記具を準備しておき、ケアレスミスを防ぐようにしましょう。
自分から名前を名乗る
折り返しの電話をかける際には、自分から名前を名乗ることが最低限のマナーです。
企業の採用担当者は多くの学生を対象に採用活動を進めているため、着信番号から特定の応募者を判断するのは非常に難しいです。
初めにこちらから名前を伝えることで、誰からの電話であるかを明確にでき、採用担当者の労力を減らすことができます。
また名前を伝えた後は、不在になってしまったことを謝罪しましょう。
このような気配りにより、相手が受ける印象は違ってきます。
通話環境を整えよう
忘れがちなのは、電話をかけ直す際の通信環境です。
折り返した際、途中で音声が何度も途切れてしまって、まともに通話ができない状態は好ましくありません。
「電波が悪いのは自分のせいではない」と開き直るのは、やや自己中心的な考えであり、場合によっては「配慮に欠ける人」だと採用担当者に思われてしまうかもしれません。
折り返すときは、電波がしっかりしている場所や、雑音が入りにくいところが良いでしょう。
時間帯に気をつける
折り返す際は、時間にも細心の注意を払いましょう。
一般的な企業の社員の場合、就業時間は9〜18時となっています。
基本的に、業務開始直後や業務終了直前の時間帯は、どの社員の方も慌ただしく過ごしています。
留守番電話のメッセージで「○時頃に折り返してほしい」と具体的な指定がない場合は、相手の状況を考慮し、10〜12時までの間、または14〜17時の間に掛け直すのが基本です。
もちろん、業務開始前の7〜8時や、業務終了後の19〜20時などにかけるようなことは控えましょう。
言葉遣いに気をつけよう
折り返すことに集中しすぎて、実際に話すときの言葉遣いに気が回らなくなってしまうのは好ましくありません。
折り返す相手は気心の知れた友人や家族ではないため、一定の言い方、言葉遣いを意識しておく必要があります。
使う言葉のチョイスから受け答えの仕方、話し方、抑揚やトーンなどによっても印象は大きく変わるでしょう。
適切な言葉遣いができるかどうか、社会人としての素養が試されているといっても過言ではありません。
「御社」「ございます」など、普段あまり言わないような言葉には注意しましょう。
クッション言葉を覚えよう
クッション言葉とは、相手に不快な印象を持たれてしまうおそれがある内容を、少しでも緩和するために、前置きとして使う言葉のことです。
具体的には、「大変申し訳ありませんが」「恐れ入りますが」「あいにくですが」「恐縮ですが」「せんえつですが」「お手数をおかけいたしますが」などです。
内容によっては断らなければならない場合なども、直接「できません」「無理です」と答えるのは好ましくないので、クッション言葉を挟み、相手への配慮を伝えましょう。
【就活中の電話対応】電話対応の例文
ここまで、電話を折り返す際のポイントについてお伝えしました。
事前に準備すべきこと、注意すべき点についての理解を深められたのではないでしょうか。
次に紹介するのは、実際に電話をかけるときの流れをつかむために活用できる例文になります。
基本的な敬語の使い方や、ビジネスシーンで用いる話し方を意識して確認しましょう。
もちろん、必ずしもこの通りにする必要はないので、自分のシチュエーションに合わせてアレンジしてみてください。
電話例文①
お世話になっております。
私、○○大学○○学部の○○と申します。
人事部の○○様から選考の件でお電話を頂戴しており、折り返しご連絡させていただきました。
恐れ入りますが、○○様はご在席でしょうか。
（担当者が出る）
お忙しいところ恐れ入ります。
○○大学○○学部の○○です。
本日○時頃お電話をいただいたのですが、電話に出られずに大変申し訳ございませんでした。
ご用件につきまして、折り返しのお電話をさせていただきました。
電話例文②
お世話になっております。
私、○○大学○○学部の○○と申します。
先日御社採用担当の○○様からお電話をいただき、折り返しご連絡をさせていただきました。
恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者が出る）
お忙しいところ恐れ入ります。
○○大学○○学部の○○です。
昨日はお電話をいただいたにもかかわらず、電話に出られずに大変申し訳ございませんでした。
メッセージでいただいた次回面接日程の件で折り返しのお電話をさせていただきました。
今お時間少しよろしいでしょうか。
【就活中の電話対応】担当者が不在の場合
折り返しの電話をしても、担当者が不在だった場合はどうすれば良いのでしょうか？
その場合は、よほど緊急の場合を除き、何度も電話をかけ直すのではなく、まずはメールでフォローの連絡を入れておくと良いでしょう。
最期に、メールの例文を紹介します。
メール例文
株式会社○○
○○部 人事採用担当○○様
お世話になっております。
御社の選考を受けさせていただいております○○大学○○学部の○○と申します。
先ほどは、お電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。
着信に気づかず、折り返しのお電話が遅くなってしまったことを深くお詫びいたします。
このたびは○○様ご不在とお伺いをしたため、取り急ぎメールにてご連絡をさせていただいた次第です。
ご用件は○○のことで相違ないでしょうか。
もし差し支えなければ明日○/○（○）の○時頃に、あらためてこちらからお電話させていただきたく存じます。
以上、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名 ○○ ○○
電話番号 090-××××-××××
メールアドレス ***@*******.co.jp
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まとめ
今回は、企業からの不在着信の対応方法について解説しました。
就活中は、学生の身ではありながらも、社会人としての素養やマナーが問われます。
しかし、事前にしっかりと準備しておけば、特に臆することはありません。
採用担当者は、あくまで「基本的な受け答えができているかどうか」を見ているため、「電話対応が苦手…」「どのように掛け直せばいいのかわからない」と悩んでいる方は、本記事の内容を参考にし、企業の採用担当者に折り返しの電話をしてみてください。
