エントリーシートと履歴書の違いとは？書き方・書き分け方・例文まで徹底解説！

Digmedia監修者

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

エントリーシート（ES）は未来の可能性をアピールするプレゼン資料であり、履歴書は過去の事実を証明する正式な書類です。

就活を進める中で「ESと履歴書で同じ内容を書くのは重複しても問題ない？コピペはNG？」と不安に思う就活生も少なくありません。

ESと履歴書で主張する軸や内容が重複することは問題ありませんが、文章の完全なコピペは避けることが選考突破のポイントです。

本記事では、28卒の就活生に向けて、両書類の役割の違いから具体的な書き分け手順、説得力を高める例文、PC・手書きの作成ポイントまで詳しく解説します。

エントリーシートと履歴書の違いとは

エントリーシート（ES）と履歴書は、どちらも選考の初期段階で企業に提出する応募書類ですが、その目的や見られているポイントは異なります。

2つの書類の違いを曖昧にしたまま作成してしまうと、伝えるべきアピールが薄れてしまう原因になりかねません。

まずは、両書類の性質の違いを多角的な視点から整理しておきましょう。

比較表で一目でわかる違い

エントリーシートと履歴書の主要な違いを一覧表でまとめました。

作成に取りかかる前に、全体像を把握するための基準としてご活用ください。

比較項目	エントリーシート（ES）	履歴書
役割	自分を売り込むための「プレゼン資料」	経歴を正確に確認する「正式な書類」
見られるポイント	人柄・価値観・熱意・社風とのマッチ度	学歴・経歴・保有資格などの過去の事実
質問項目	企業独自でユニークな設問が多い	学歴・職歴・資格・自己PRなど定型フォーマット
文字数の目安	各設問200字〜400字程度（自由度高め）	各欄100字〜200字程度（スペースが狭い）
主な使用タイミング	書類選考・面接時の深掘り質問の材料	書類選考・入社後の人事データ管理

ESは「自分を売り込むプレゼン資料」

エントリーシート（ES）は、企業が自社の採用選考のために独自に作成する応募書類です。

「人生で最も壁にぶつかった経験は？」「当社の事業を用いて達成したい目標は？」といった多種多様な独自設問が用意されています。

ESで見られているのは、単なる事実関係ではなく、「人柄・思考プロセス・企業への熱意・社風とのマッチ度」です。

過去のエピソードを通じて、「入社後に自社でどのように活躍できるか」という未来の可能性をアピールするためのプレゼン資料として執筆する必要があります。

当時の感情や行動の動機を丁寧に言語化し、採用担当者に自身の魅力を伝えることが求められます。

履歴書は「基本情報を確認する正式な書類」

履歴書は、応募者の氏名、住所、学歴、職歴、保有資格などの客観的な基本情報を正確に確認するための正式な書類（私文書）です。

選考時だけでなく、最終的に内定・入社が決まった後は、企業の人事データベースや社会保険手続きの基本資料として保管されます。

そのため、履歴書において最も重視されるのは「事実の正確性」と「経歴の明確さ」です。

学歴の日付ミスや資格名称の略称表記はもちろん、故意による経歴の虚偽記載は信用失墜につながり、内定取り消しなどのリスクを伴います。

感情や熱意を深く語るESとは異なり、客観的事実を整然と提示するための書類であると理解しておきましょう。

記載項目の違い（表形式）

具体的にどのような項目がそれぞれの書類に含まれているのかを比較表でまとめました。

書類作成時の記入漏れを防ぐためにも違いを確認しておきましょう。

項目	エントリーシート（ES）	履歴書
基本情報（氏名・住所・生年月日）	要約して記載（Webフォームで入力）	詳細かつ正確に記入（ふりがな等）
学歴・職歴欄	最終学歴のみ記載のケースが多い	中学校卒業から高校・大学入学卒業まで網羅
免許・資格欄	省略される場合あり	取得年月とともに正式名称で網羅記入
ガクチカ・強み弱み	メイン設問として深く問われる	自己PR欄や特技欄で簡潔に触れる程度
企業独自のユニーク設問	出題されることが多い（アイデア等）	なし（定型フォーマットのみ）
本人希望欄	なし（希望職種は別設問）	勤務地や職種などの希望条件を記入

採用担当者が見ている視点の違い

採用担当者は、同じ応募者の書類であっても、ESと履歴書で評価の視点を大きく変えてチェックしています。

ESを読む際は、「この学生の価値観は自社の社風に馴染むだろうか」「どのような課題意識を持って行動できる人物か」というマッチング度と未来のポテンシャルを判定しています。

一方で、履歴書を読む際は、「卒業見込みの時期に誤りはないか」「必要な資格を取得しているか」という条件の確認を行っています。

「ES＝未来の可能性をプレゼンする書類」「履歴書＝過去の事実関係を正確に証明する書類」と認識しておきましょう。

入手方法の違い

エントリーシートと履歴書は、入手ルートも異なります。

準備不足で慌てないよう、主な入手方法を確認しておきましょう。

・エントリーシートの入手方法： 企業の採用マイページや就職情報サイトからのダウンロード、説明会での手渡し、Webエントリーシステムでの直接入力。
・履歴書の入手方法： 大学の購買部・生協で販売されている大学指定の履歴書、文房具店やコンビニで購入する一般用履歴書、就職サイトのダウンロードフォーマット。

特に注意すべき点として、企業によっては「大学指定の履歴書を使用すること」と指定されるケースがあります。

指定と異なる履歴書を提出してしまうと注意不足と判断される可能性があるため、募集要項はよく確認しましょう。

ESと履歴書で内容が重複してもいい？

多くの就活生が悩むポイントが、「ESと履歴書で同じ志望動機や自己PRを書いてもいいのか」という重複の問題です。

両方の書類に類似した設問が存在するため、内容が重なることに不安を感じる人もいます。

ここでは、重複に関する考え方と、適切な書き分けの基本ルールを解説します。

結論：重複してもOK・コピペはNG

結論から申し上げますと、ESと履歴書で志望動機や自己PRの内容（アピールする軸）が重複することは問題ありません。

同じ一人の人間が書いている書類である以上、伝えたい強みや志望理由の根本が統一されているのは自然なことです。

もしESで「行動力」をアピールし、履歴書で「慎重さ」をアピールするなど、書類ごとに違う性格を書こうとすると、人物像の一貫性が失われてしまいます。

ただし、まったく同じ文章をそのままコピー＆ペーストすることは避けてください。

同じ軸をベースにしながらも、ESでは「背景や行動のプロセス」を詳しく書き、履歴書では「結論と事実」を中心にコンパクトにまとめることが大切です。

書き分けの3つの基本ルール

ESと履歴書の内容をコピペにせず、スマートに書き分けるための「3つのルール」を押さえましょう。

1. ルール①：結論（核となるメッセージ）は両書類で統一する： アピールしたい強みや志望理由の軸は両方で揃え、一貫性を保ちます。
2. ルール②：ESでは「なぜ・どのように」を具体化する： 行動を起こした動機や試行錯誤のプロセスを詳しく記述します。
3. ルール③：履歴書では「何を・どんな成果を」を端的にまとめる： スペースが狭いため、行動事実と数値成果を中心にコンパクトにまとめます。

このルールを適用したNG例とOK例を比較してみましょう。

同じ強みの軸を保ちつつ、情報量と文量を調整することが通過率を高める書き分けのポイントです。

【例文付き】志望動機・自己PR・ガクチカの書き分け方

選考で頻出する「志望動機」「自己PR」「ガクチカ」の3大項目について、ES版（約350字）と履歴書版（約150字）の比較例文を提示します。

実際に文字数をカウントして厳密に合わせた例文ですので、執筆の参考にしてください。

志望動機の書き分け方

志望動機を書き分ける際は、ESでは「企業固有の強みへの共感や原体験」を記述し、履歴書では「志望理由の結論と入社後のビジョン」を短文でまとめます。

構成要素	ES版（約350字）	履歴書版（約150字）
①結論（成し遂げたいこと）	明確に記述	明確に記述
②きっかけ・原体験の詳細	エピソードを交えて記述	1文で簡潔に要約
③貴社である根拠（企業研究）	独自技術や実績を具体的に記述	簡潔な共感理由に留める
④入社後の展望・貢献	具体職種での活躍イメージを提示	意気込みを一言で提示

自己PRの書き分け方

自己PRの書き分けでは、ESではSTAR法（状況・課題・行動・成果）に沿って自身の工夫を描き、履歴書では「強み＋行動結果」に短縮してまとめます。

要素	ES版（約350字）	履歴書版（約150字）
強みの宣言	行動レベルで具体化して提示	一言で端的に提示
Situation（状況・背景）	具体的な場面設定を明確化	最小限に要約
Task / Action（課題と行動）	具体的な試行錯誤・施策を記述	施策を1文で要約
Result（成果）	定量的な数字を入れて記述	定量的な数字を入れて記述
入社後の再現性	業務場面を特定して提示	簡潔な貢献宣言

ガクチカの書き分け方

前提として、一般的に履歴書には「ガクチカ専用の記入欄」が存在しないケースが多いという点を知っておきましょう。

ESでは取り組みプロセスや学びを深く記述しますが、履歴書でガクチカの要素を伝えたい場合は、以下の3つのアプローチで補うのが効果的です。

補い方のパターン	記述する場所	特徴と活用シーン
パターン①	履歴書の「自己PR欄」に組み込む	ガクチカのエピソードを通じて自身の強みをアピールする標準的な方法。
パターン②	履歴書の「趣味・特技欄」で触れる	部活動やサークル、資格取得などを特技として記載し会話のきっかけを作る。
パターン③	「学歴・職歴欄の注記」を活用	長期インターンや留学など、特筆すべき活動実績を事実として簡潔に書き添える。

ESと履歴書に共通する注意点

エントリーシート（ES）と履歴書は役割が異なりますが、作成する上で共通して守るべき注意点が存在します。

基本的なポイントを疎かにしてしまうと、内容が優れていても雑な印象を与え、書類選考で落とされてしまう原因になります。

選考通過率を高めるために、提出前にチェックすべき共通の注意点を押さえておきましょう。

主張に一貫性をもたせる

1つ目の注意点は、ESと履歴書の間で自己PRや志望動機の主張に矛盾がないよう、一貫性を持たせることです。

異なるエピソードや文字数で記述する場合であっても、根底にある強みや価値観の方向性は統一してください。

書類ごとに異なる長所や真逆の性格を書いてしまうと、採用担当者は「本当はどんな人物なのか分からない」と疑問を抱きます。

軸となるキーワードや行動の方向性を揃えることが、説得力のある人物像を印象付ける鍵となります。

提出前に見直してコピーを作成する

2つ目の注意点は、完成したESと履歴書を提出する前に誤字脱字の確認を行い、手元に全ページのコピー（控え）を残しておくことです。

提出前のセルフチェックでは、日付の記入漏れ、証明写真の貼り忘れ、誤字脱字がないかを念入りに確認します。

また、Web提出の場合はPDF等で保存し、手書き郵送の場合はコピー機で原本の写しをとって保存しておきましょう。

面接官は、あなたが提出したESと履歴書を見ながら質問を行ってきます。

手元に控えを残しておかなければ、面接直前に内容を復習することができず、面接での回答と書類にズレが生じるリスクがあります。

面接対策の必携資料として、提出書類の控えは必ず保存しておきましょう。

手書きES・履歴書の書き方マナーと注意点

近年はWebエントリーが主流となっていますが、指定によっては手書きでの提出を求められるケースが存在します。

手書きの書類は、記述内容だけでなくビジネスマナーを守れているかもチェックされています。

評価を落とさないために、手書き作成における3つの基本ルールをマスターしておきましょう。

「消せるボールペン」は使わない

手書きで書類を作成する際、間違えても消せるからという理由で「消せるボールペン」を使用することは厳禁です。

消せるボールペンのインクは、摩擦熱やコピー機の熱、夏の郵送時の熱気によって透明に消えてしまう性質を持っています。

時間が経つと文字が消えて白紙状態になってしまうリスクがあります。

手書き書類を作成する際は、必ず消えない黒の水性・油性ボールペン、またはゲルインクボールペン（太さ0.5mm〜0.7mm推奨）を使用してください。

書き損じても「修正液・修正テープ」は使わない

文字を書き間違えてしまった際、修正液や修正テープを使って修正して提出するのはマナー違反です。

書類における修正痕は不格好な印象を与え、採用担当者に「書き直す手間を惜しんでいる」と判断される可能性があります。

原則として、1文字でも書き間違えてしまった場合は、新しい用紙に最初から書き直すことが大切です。

綺麗な原稿を提出することを心がけましょう。

下書きをしてから清書する

書き間違いや文字の配置崩れを防ぐため、ボールペンで清書する前に鉛筆で薄く下書きを行う工程を徹底しましょう。

いきなりボールペンで書き始めると、枠の終盤で文字が小さくなったり、行が曲がったりしやすくなります。

あらかじめ薄い鉛筆で下書きをし、文字の配置を整えてからボールペンで丁寧になぞり書きを行います。

ボールペンのインクが完全に乾いたことを確認してから、柔らかい消しゴムで下書きを優しく消すことが綺麗に仕上げるコツです。

インクが乾く前に消しゴムをかけると文字が滲んでしまうため、乾燥時間を確保しましょう。

ESを書くときの3つのポイント

エントリーシート（ES）の通過率を引き上げるためには、採用担当者に魅力を簡潔に伝える工夫が必要です。

ESを執筆する際に意識すべき「3つの実践ポイント」を解説します。

PREP法で結論ファーストに書く

ESの設問において、文章構造はPREP法（Point, Reason, Example, Point）を用いて「結論ファースト」で組み立てることが基本です。

冒頭で「私が力を入れたことは〇〇です」と結論を言い切ることで、採用担当者は文章の着地点を明確にイメージできます。

背景の説明から書き始めてしまう文章は読み手に負担をかけ、要点が伝わりにくくなります。

PREPの要素	記述する内容	400字枠での文字数目安
P（Point：結論）	設問に対する一番の回答・一言メッセージ	30字〜50字
R（Reason：理由）	なぜその行動を起こしたのかという動機・課題	50字〜80字
E（Example：具体例）	具体的な行動・数値成果・工夫	200字〜240字
P（Point：結び）	学びと入社後の業務での再現・貢献イメージ	40字〜60字

冒頭の一言で要点を伝える構成を徹底しましょう。

企業が求める人物像を踏まえて書く

志望企業が採用活動で掲げている「求める人物像」や「行動指針」を意識してエピソードを選定しましょう。

実績があっても、企業の文化や職種に求められる適性とズレていれば評価につながりにくくなります。

企業研究の際は、企業の公式HPや採用サイトを読み込み、以下の点を確認しておきましょう。

企業研究のチェック項目	確認すべき具体的な内容
①企業のミッション・バリュー	組織が大切にしている価値観（例：スピード、挑戦、調和など）
②志望職種で求められる行動	現場の社員が日々の業務で発揮している行動パターン
③活躍している若手社員の共通点	インタビュー記事等に見られる成果を出している社員の傾向

企業のニーズに合致した強みや経験をアピールすることが、採用担当者の納得感を生み出します。

面接での深掘りを想定して書く

エントリーシートは単体で完結する書類ではなく、その後の「面接選考での会話のきっかけ」となる資料です。

そのため、ESの段階ですべての情報を説明し尽くしてしまう必要はありません。

あらかじめ「面接でここを聞いてほしい」と思わせるようなポイントを残しておく戦略が有効です。

面接官が深掘りしたくなる代表的な質問パターンと、ESでの書き方をまとめました。

面接で想定される深掘り質問	ES内での効果的な仕込み方・書き方のポイント
「なぜその行動をとろうと思ったの？」	当時の感情の葛藤や動機を簡潔に残しておく
「一番苦労したポイントはどこ？」	直面した壁や失敗の事実を客観的数値で示しておく
「周囲の反発はどう乗り越えたの？」	周囲への働きかけや対話事実を簡潔に触れておく

面接での会話の流れを意識して作成することがスマートな選考対策につながります。

パソコン作成と手書き作成のメリット比較

「ESや履歴書はパソコンと手書きのどちらで作るべきか」と迷う就活生も少なくありません。

企業から特段の指定がない場合、基本的にはパソコン作成が推奨されますが、それぞれの特徴を理解して選択しましょう。

作成方法	主なメリット	使い分けの判断基準
パソコン作成	修正が容易、文字数が管理しやすい、フォントが揃い見やすい、複数社へのデータ再利用が可能	Web提出、または指定がない場合の標準的な選択肢として活用
手書き作成	丁寧さや熱意が文字の綺麗さ・質感から伝わりやすい	企業から「手書き指定」がある場合のみ限定して作成

作業効率と誤記防止の観点から、指定がない限りはパソコンでの作成が合理的です。

履歴書を書くときの3つのポイント

正式な書類である履歴書では、配慮と正確性が求められます。

好印象を与える履歴書を作成するための「3つのポイント」を押さえておきましょう。

簡潔にわかりやすく書く

履歴書は記入スペースが限られているため、一文を短くして要点を簡潔に書くことが求められます。

小さな文字で枠内にびっしりと文章を詰め込んでしまうと可読性が低下します。

詳細な背景説明はESや面接に譲り、履歴書では「結論・客観的事実・成果」の核に絞って記述してください。

「誰が読んでも内容が頭に入ってくる読みやすさ」を意識して作成しましょう。

学校・資格は正式名称で記載する

履歴書の学歴欄や資格欄では、普段使っている略称ではなく、必ず正式名称で記載することが鉄則です。

略称で書いてしまうと、マナーができていないとみなされる可能性があります。

よくある誤記と正式名称の書き換え例をまとめました。

普段使っている略称・通称	履歴書に記載すべき正式名称
高校卒業	〇〇県立〇〇高等学校 卒業
大学在学中	〇〇大学〇〇学部〇〇学科 卒業見込み
英検2級	実用英語技能検定 2級
TOEIC 750点	TOEIC® Listening & Readingテスト 750点
普通免許	普通自動車第一種運転免許 取得
理科大 / 農工大	東京理科大学 / 東京農工大学

学歴や資格の「取得年月」についても、元号か西暦のどちらかに書類全体で統一して記入してください。

住所表記に関しても、都道府県名からの記載やアパート・マンション名まで省略せずに正確に記入しましょう。

ESと履歴書の内容に矛盾が生じないか確認する

履歴書を書き終えたら、提出前にエントリーシートと横に並べて最終的な整合性チェックを行いましょう。

一貫性の欠如は不合格の原因となります。

提出直前に以下のチェックリストを上から順に確認してください。

この5項目の整合性が確認できて初めて、安心して提出できる応募書類となります。

よくある質問Q&A

エントリーシートと履歴書の違いや作成方法に関して、頻繁に寄せられる5つの疑問に回答します。

ESか履歴書どちらか片方だけ提出する場合の注意点は？

証明写真のサイズはESと履歴書で同じ？

ESと履歴書はパソコンで作成すべき？

エントリーシートと履歴書は同じ内容でいいの？

両方の提出を求められたらどちらを先に書くべき？

まとめ

エントリーシート（ES）と履歴書は、選考において異なる役割を持つ重要な2大応募書類です。

「ESは未来の可能性をプレゼンする書類、履歴書は過去の事実を正確に証明する書類」という軸を理解しておくことが選考突破の第一歩となります。

最後に、本記事で解説した最重要ポイントをおさらいしておきましょう。

本記事で紹介した比較表や書き分け例文、注意点を参考に、一貫性と熱量のある最高の応募書類を完成させて選考突破を引き寄せましょう！