HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
はじめに
「エントリーシートをきれいに印刷するにはどうしたら良い？」
「エントリーシートを印刷する時に気をつけるべき点は？」
「家にプリンターがなくてもエントリーシートを印刷できる？」
このように、エントリーシートの基本的な印刷方法に疑問を持っている方もいるのではないでしょうか。
エントリーシートは企業に提出する重要な書類であるため、適切な方法で印刷する必要があります。
この記事では、エントリーシートを印刷する時の用紙選びや紙のサイズ、おすすめの印刷方法について解説しています。また、プリンターを使用して印刷する際の注意点も詳しく掲載しています。
この記事を読むことで、エントリーシートの仕上がりをより美しくすることができるでしょう。エントリーシートの完成度を高めて、希望する企業への内定を目指してみてください。
エントリーシートの印刷方法とは？
内定を左右する重要書類の一つにエントリーシートがあります。自分の強みや魅力を伝えるために慎重に作成したいものですが、人事に好印象を与えるには記載する文章だけでなく印刷方法にも注意しなければいけません。
本記事では、エントリーシートを印刷する時にどのような点に気をつければ良いのかについて詳しく解説していきます。
エントリーシートとは？
就活では、履歴書のほかにもいくつもの重要書類があります。書類選考はもちろんのこと、面接においても重視されると言われているのがエントリーシートです。
就活を成功させるために慎重に作成するだけでなく、見栄えの良い美しい仕上がりを目指すことも大切です。
エントリーシートは、履歴書と同様に内定を左右する重要書類となっているため、印刷する時には使用する紙の種類やサイズ、インクなどにも注意する必要があるでしょう。
就活でエントリーシートが重要な理由
エントリーシートには、その企業が独自に学生へ尋ねたい質問が記載されているため、エントリーシートに書いた内容次第で一次選考を通過できるかどうか決まるケースも少なくありません。
多くの応募者の中から選ばれて次の選考に進むために、エントリーシートの出来栄えが重要になってくるでしょう。
エントリーシートの印刷が必要となるケース
エントリーシートの用紙は、紙で直接渡されるよりもデータとして配布されることが多く、その場合は自分で印刷する必要があります。
パソコンでエントリーシートを作成するパターンと、手書きで記入するパターンについてそれぞれのやり方を確認してみましょう。
パソコンで作成をする場合
エントリーシートをパソコンで作成する場合は、必要な項目をパソコンで入力してから印刷します。パソコンでのエントリーシート作成は、手書きよりも字が整っていて見やすいのがメリットでしょう。
パソコンで作成したエントリーシートは、データで提出するケースと郵送で提出するケースがあります。データで提出するのであれば印刷の必要はありませんが、郵送の場合は印刷して投函しましょう。
印刷したエントリーシートに手書きする場合
手書きのエントリーシートは応募者の個性が出やすく、人柄を見るためにあえて手書きのエントリーシートを提出させる企業も多いようです。
手書きで作成する際は、最初にエントリーシートの用紙を印刷してから記入していきましょう。
エントリーシートを印刷する用紙選びの基本
エントリーシートを印刷する場合、どのようなタイプの紙を使用することがベストなのかご存じですか。
コピー用紙といってもさまざまなタイプの紙があるため、どれを選べば良いのか分からないと頭を悩ませてしまう方も少なくありません。
そこで見栄えを良くし印象の良くなるエントリーシートに仕上げるために、ここからは印刷する時におすすめの紙を紹介していきます。ぜひ参考にして試してみてください。
上質紙など厚手の用紙が適切
コピー用紙には、普通紙や再生紙などさまざまなタイプがあります。エントリーシートは、内定を左右する重要書類となるため、普通紙や再生紙などの薄いコピー用紙を使用することはおすすめできません。
薄手のコピー用紙は、丈夫さを感じられないだけでなくインクの滲みや文字の透けなどが気になります。
人事がエントリーシートを手に取って目にした時に扱いにくく読みづらいと感じてしまうコピー用紙を使用するとほかの応募者と比較された時に不利になってしまうでしょう。
人事のほかにも多数の人が手に取ることも考え、耐久性の低い薄手のコピー用紙を使うのではなく上質な紙を使い印象を良くしてみてはいかがでしょうか。
色つきではなく白い紙にする
エントリーシートの印刷用紙は真っ白い紙を選択しましょう。目立つようにカラー用紙を使ってしまうと、採用担当者が手に取った時に読みづらくなる可能性があります。
また、再生紙のような少し色のついた紙もビジネスシーンには向いていないため、エントリーシートには使用しないように気をつけましょう。
コピー用紙や光沢紙は使用しない
エントリーシートの印刷に不向きな紙があることをご存じでしょうか。せっかく記載する内容を充実させて自信のある仕上がりになったのにコピー用紙の質が悪いことで評価を落としてしまうこともあります。
就活生の中には、使用する紙はできるだけ高級なものを選びたいという方も多いかもしれません。しかし、光沢紙を使用したり特厚口などのコピー用紙を使用したりすることはNGです。高級感はありますが、人事からすると見づらさを感じてしまうこともあります。
また、リーズナブルな価格で手に入れることができる普通紙や再生紙は手軽に使用することができますが、文字の透けやインクの漏れなどさまざまなトラブルが発生しやすくなるので避けた方が良いでしょう。
エントリーシートを印刷するのに適切な紙のサイズを選ぶポイント
次に紙のサイズについて確認していきましょう。企業によってサイズが指定されている場合もありますが、中にはサイズに関しての指定が一切されていないというケースもあります。
このような場合、どのサイズにすれば良いのか迷ってしまう就活生も少なくありません。ここからは、サイズの指定がある場合と指定がない場合に分けてポイントを解説していきます。
- 指定されたものに合わせる
- 指定されていない場合はA4サイズを選ぶ
- エントリーシートが2枚になる場合はA4サイズで合わせる
指定されたものに合わせる
企業側からエントリーシートの紙のサイズが指定されている時には、それに合わせて印刷しましょう。指定された条件を守るのはもちろんのこと、紙の種類にこだわることもポイントです。
企業側の指定に沿わずにエントリーシートを提出してしまうと大きく評価が下がってしまう可能性があります。
提出期限に間に合わせるだけでなく、サイズや記載方法にも目を向けルールに沿ってエントリーシートを作成してみてください。
指定されていない場合はA4サイズを選ぶ
エントリーシートの紙のサイズを企業側から指定されていない場合は、A4サイズの紙を選ぶと安心です。一般的にビジネスで使用する書類は、A4となっています。
そのため、指定がない時は、A4サイズを選んでおけば人事から違和感を持たれてしまうことはありません。コピー用紙には、A5やB6サイズなどもありますが、小さすぎると文字が見にくくなります。
一方でコピー用紙が大きすぎても扱いにくくマイナスイメージを持たれます。中には、エントリーシートが複数枚にわたってしまうこともありますが、このような場合には両面に印刷するのではなくA4サイズを選び、まとめて印刷してください。
エントリーシートが2枚になる場合はA4サイズで合わせる
エントリーシートが2枚になる場合、どのように印刷するべきか迷う人も多いでしょう。複数枚のエントリーシートは、A4サイズで合わせるのが一般的です。つまり、エントリーシートが2枚になったら、A4サイズ2枚で印刷します。
企業からの指定がない限り、A3サイズ1枚で印刷したり両面印刷したりすることは避けた方が良いでしょう。
エントリーシートを印刷する3つの方法
エントリーシートを印刷する際は、できるだけきれいに仕上げたいものでしょう。続いては、エントリーシートを印刷する方法についてご紹介します。
自宅で印刷する場合と、自宅のプリンターを使用しない場合の両方を紹介しているため、エントリーシートを印刷する際の参考にしてください。
1：大学で印刷する
大学には印刷ができるプリンターがあり、家庭用よりも性能の良い業務用のプリンターを設置している所が多いでしょう。業務用のプリンターは印刷の速度が速く仕上がりもきれいなため、大学で印刷するのも一つの方法です。
2：コンビニで印刷する
次に、コンビニでエントリーシートを印刷する方法です。コンビニでは、ネットワークプリントのサービスを提供しています。
スマートフォンやパソコンから、コンビニのプリント専用アプリなどに印刷したいファイルを登録すると、ユーザー番号や予約番号が発行されます。コンビニの店舗にあるマルチコピー機にその番号を入力すると、登録したデータを印刷することができるという仕組みです。
この方法なら、急にエントリーシートが必要になった時でも近隣のコンビニに行けばすぐ印刷することができるため、便利でしょう。
3：家庭用のプリンターで印刷する
自宅にプリンターがあれば、いつでも好きなタイミングでエントリーシートを印刷することができます。ただし、家庭用のプリンターは印刷ズレやインクのかすれが起こりやすく、きれいに仕上げるためには多少の手間がかかるでしょう。
エントリーシートを印刷する時に気をつけたいこと
次にエントリーシートの仕上がりをアップさせるポイントを解説します。人事が手に取り目にした時に扱いやすく見やすいものに仕上げるためには、どんな点に注意すれば良いのでしょうか。
ほかの就活生に差をつけるエントリーシートは、コピー用紙やサイズにこだわるほかにもいくつかのポイントがあります。
カラーやインクの種類などにも目を向けて、どんな点に注意すれば良いのかを早速確認してみましょう。
しっかり企業の指定をチェックする
エントリーシートを印刷する際は、企業の指定をしっかりチェックすることが重要です。企業によっては用紙のサイズ、印刷カラーなどが細かく指定されている場合があります。
企業の指定が守られていないと、選考に影響することも懸念されます。エントリーシートの指定は企業の応募要項に詳しく書いてあるため、細部まできちんと確認してから印刷しましょう。
ファイル形式をPDFにする
エントリーシートのファイル形式はPDFにするのが基本です。PDFをおすすめする理由は、データ形式がWordやExcelだと自宅では印刷できますが、コンビニでは印刷できない可能性があるでしょう。
PDFならコンビニなど自宅以外のプリンターで印刷する時も対応できます。
印刷ずれに注意する
エントリーシートの印刷に適したコピー用紙やサイズ、インクなどにこだわって選ぶほかにも印刷のズレにも気をつけなければいけません。
実際に印刷してみると、余白部分が気になったりバランスの悪さを感じてしまったりすることもあります。この原因として印刷する時にズレてしまったことが挙げられます。
慎重に印刷しても何らかのトラブルによってズレが生じてしまうときれいに仕上げることはできません。多少のズレであれば問題ありませんが、大幅にズレてしまうと余白部分のバランスの悪さが気になります。
エントリーシートを印刷する時には、ズレにも考慮し、万が一の印刷のズレ対策として余白部分に文字を記載しないなど事前に気をつけて作成しておくと良いでしょう。
両面印刷はしないようにする
エントリーシートの印刷では、両面印刷をしない方が良いでしょう。採用担当者がエントリーシートを読む時に、両面印刷だと内容が見づらくなってしまいます。エントリーシートは原則として片面印刷で提出しましょう。
文字印刷に適した顔料インクを選ぶようにする
家庭でも手軽に使用できるプリンターが増えていて便利です。一家に一台あるだけで重宝しますが、一般的なプリンターのインクは染料インクと顔料インクの2種類があり、それぞれ特徴に違いがあります。
染料インクは、発色がとても鮮やかで光沢感があります。そのため、写真印刷で使われることが多く、画質にこだわりたい時に選ぶという方も少なくありません。
一方、顔料インクは、耐久性に優れているため、文字の印刷をする時にベストといえます。顔料インクを選んで印刷すると時間が経過してしまっても高い耐久性により、文字が薄くなってしまったり消えたりすることはありません。
エントリーシートは、できるだけ長く保存性を保ちたいものであるため、印刷する時には文字に丈夫な顔料インクを選ぶと安心です。
失敗した時用の予備も印刷しておく
エントリーシートを手書きで記入する場合、もし途中で書き間違ったら最初から書き直すことになります。書き損じた時のために予備のエントリーシートを印刷しておけば、間違えてもすぐに書き直しができるでしょう。
また、修正液や二重線で間違えた箇所を訂正するのは印象が悪いため、避けましょう。エントリーシートを書き損じた場合は新しい用紙に書き直すのが基本です。
提出前にコピーを取っておく
エントリーシートを企業に提出する前に、コピーを取っておきましょう。次の選考に進んだ時に、面接でエントリーシートの内容に沿った質問をされるケースが多く、書いた内容と矛盾したことを答えてしまうと不信感を持たれる可能性もあります。
面接前にエントリーシートの内容を自分でチェックできるよう、コピーを手元に残しておくことをおすすめします。
カラーでも白黒でも良い
多くの就活生がエントリーシートを印刷する時に迷ってしまうのがカラーにすべきか？それとも白黒で印刷すべきか？という点です。
カラーにした方が見やすい・白黒の方が真面目な印象を与えることができるなど、頭を悩ませてしまうポイントがさまざまありますが、実は人事はインクの色はさほど気にしていません。
企業側からインクの色に指定がある場合には、もちろんその指定に沿わなければいけません。しかし、指定がない場合には、カラー印刷でも白黒印刷でも、どちらを選んでも採用に影響を及ぼしてしまうことはないでしょう。
インクの色に正解はないため、就活生の多くがどちらを選ぶべきか悩んでしまいがちですが、見やすさを重視して選ぶことも間違いではありません。
エントリーシートの完成度を高めるためにやっておくと良いこと
ここまでエントリーシートの印刷について解説してきましたが、エントリーシートを正しく印刷するのはもちろんのこと、選考を通過するためにはエントリーシートの内容そのものが充実していることが重要です。
最後に、エントリーシートの完成度を高めるためにおすすめの方法を3つ紹介します。
自分の強みについて考えてみる
エントリーシートを書くためには、自分の強みについて理解しておく必要があります。企業が知りたいのは、応募者がその企業の求める人材であるかどうかということです。
自分の強みをしっかりアピールできれば、採用担当者から好印象を持たれる可能性が高くなります。一方で、自己分析がきちんとできていないと、企業に自分がどういった人なのか伝わりづらいでしょう。
内定者のエントリーシートを参考にしてみる
エントリーシートをどう書いたら良いのか迷ったら、その企業に内定した人のエントリーシートを参考にしてみてはいかかでしょうか。
内定者のエントリーシートを掲載しているWebサイトなどを見れば、過去の事例から書き方を学ぶことができます。実際に選考に受かった人の例を参考にすれば、自分のエントリーシートをより磨き上げることができるでしょう。
完成したエントリーシートを添削してもらう
エントリーシートが完成したら、提出する前に第三者に添削してもらいましょう。自分では完成度が高いものが書けたと思っていても、客観的に見ると改善点するべき点は多いものです。
添削してもらうなら就職活動を経験したことのある社会人に依頼すると、過去の就活経験から適切なアドバイスを得られるでしょう。
また、Web上でエントリーシートの添削を行っているサービスを利用する方法もあります。エントリーシートの添削サービスはさまざまなサイトで提供されているため、いくつか比較して自分に合ったものを探すと良いでしょう。
エントリーシートの印刷方法に気をつけよう
本記事では、エントリーシートの印刷方法について解説しました。自分の魅力や強みをしっかりとアピールするために記載する内容を充実させることも大切ですが、印刷方法に気をつけるだけで見やすくなります。
人事が手に取りたくなるようなエントリーシートに仕上げることで印象を良くすることができ、ライバルに差をつけて内定を勝ち取るチャンスをつかめます。
質の良い仕上がりを目指し、印刷方法にもこだわってみてはいかがでしょうか。
