HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
要約
エントリーシートを郵送する際は白い封筒を選びましょう。
茶色の封筒は事務的な書類を入れるためのもので、応募書類には使いません。
大きさはA4サイズのエントリーシートを折ることなく入れられる角形2号がおすすめです。
角形A4でも折らずに入れられますが、エントリーシートは折れ曲がりや雨濡れを防ぐためにクリアファイルに入れることになるので、角形A4だと入り切らないことがあります。
封筒の書き方は縦書きでも横書きでも構いません。
表面には郵送先の企業の宛先と宛名、そして「応募書類在中」の文字を記入します。
裏面には差出人の住所と氏名、そして郵送日を記入します。
郵送はポストからではなく郵便局から行うと安心です。
はじめに
採用選考を行うにあたって企業と学生の最初の接点となるのがエントリーシートです。
エントリーシートには志望動機や自己PRなど学生のさまざまな情報が記載されているので、企業にとっては学生のことを深く知るためにとても重要な書類であり、場合によっては書類選考の材料としても使われることがあります。
最近はエントリーシートをWeb上で提出する企業も増えてきていますが、大企業の多くはいまだに郵送で提出するケースがほとんどです。
「郵送なんてエントリーシートを封筒に入れて、宛名を書いて切手を貼るだけだから簡単だ」と考えている学生も多いですが、実は正しい郵送の仕方というものがあるので注意が必要です。
採用担当者に悪い印象を与えないためにも正しい郵送の仕方を理解しておきましょう。
封筒で送ってもらう企業の意図とは？
これだけインターネットが普及して、電子メールやSNSなどを介して情報をやり取りすることが当たり前となっているにもかかわらず、エントリーシートをWeb提出するのではなく郵送で提出させる企業の意図はいったい何なのでしょうか。
その理由は、エントリーシートを郵送させることで学生の個性を見たいと考えているからです。
Web提出の場合、フォントはすべて同じものになりますから、そこから個性というものを読み取れません。
しかし、手書きであれば封筒に書かれている文字を見て「文字が丁寧に書かれているか」、「宛名や住所などが正しい書式に従って書かれているか」といったことがわかります。
これによって、社会人としての最低限のマナーが身についているのかも判断できるので、わざわざ郵送させるのです。
封筒の選び方
エントリーシートを郵送するときは使用する封筒にも十分に注意しましょう。
色や大きさなど使っても良いとされている封筒には決まりがあり、それ以外のものを使って郵送してしまうと評価が下がってしまうことがあります。
色
封筒の色というと皆さんは何色を思い浮かべるでしょうか。
おそらくほとんどの人は茶色の封筒を思い浮かべるのではないかと思います。
エントリーシートを封入する封筒も茶色のものを使っていれば問題ないと考えてしまうかもしれませんが、これは正しくありません。
そもそも、茶色の封筒というのはビジネス上では事務的な書類を入れるのに使われるのが一般的で、具体的には請求書や領収書などを郵送する際に使われます。
では、エントリーシートの郵送には何色の封筒を使えば良いのかというと、「白い封筒」です。
応募書類などを郵送する際に白い封筒を使用するというのはビジネスマナーのひとつです。
企業に良い印象を与えられますし、茶封筒を使うと中の文字が透けて見えてしまうことがあるので透けない白封筒を使うように心がけましょう。
大きさ
エントリーシートを郵送する際は基本的に「角形2号（240 × 332mm）」の封筒を使うようにします。
なぜ角形2号なのかというと、一般的にエントリーシートはA4サイズなので、このサイズであればエントリーシートを折らずにそのまま入れられるというのが大きな理由です。
「角形A4（228 × 312mm）」でもOKですが、後に述べるようにエントリーシートはクリアファイルに入れて郵送するので、角型A4の封筒だとサイズ的にギリギリです。
なお、エントリーシートを折って郵送することはマナー違反ではありません。
しかし、折り目があると読みづらいですし、保管もしにくいので、折らずに郵送するようにしましょう。
封筒の書き方
エントリーシートを入れる封筒には決まった書式があります。
間違った書き方をしてしまうと一般常識がないと思われてしまうので、正しい書き方をしっかりと理解したうえで、丁寧な読みやすい文字で記入するように心がけましょう。
横書き縦書きはどっちがいい？
封筒に文字を記入するときに「縦書きと横書きのどちらが良いのだろうか」と迷ってしまう学生も多いのではないかと思います。
結論から先に行ってしまえば、ビジネスマナーにおいて封筒は縦書きでも横書きでもどちらでも問題ありません。
ただ、縦書きのほうがなんとなく格式高い印象を与えられるので、縦書きで書くケースが多く見られます。
もちろん、横書きでもOKです。
特に外資系企業のように企業名にアルファベットが使われているような場合であれば、縦書きよりも横書きのほうが書きやすいですし、相手も読みやすくなります。
ただし、縦書きと横書きでは数字に漢数字を用いるか、アラビア数字を用いるかなどの違いが出てくるため、書き方には注意が必要です。
表側
エントリーシートを入れる封筒の表面には郵送先企業の「宛先」と「宛名」を記入し、封筒の左下の部分に赤い文字で「応募書類在中」と書きます。
枠からはみ出すと印象が悪いので、枠の中に数字をきちんと収めるようにしましょう。
住所は封筒右側に記入します。
住所が長くて一行では書ききれない場合は改行しても構いません。
番地は「1－2－3」のようにアラビア数字とハイフンを用いて書いても特に問題になることはありませんが、なるべく「一丁目二番地三号」のように書いたほうが良いでしょう。
企業や部署宛に郵送する場合は「御中」、採用担当者個人に宛てる場合は「様」を使用します。
裏側
封筒の裏側には差出人（学生本人）の「住所」と「氏名」、「日付」を記入し、綴じ目に「〆」を書きます。
書き方は表面と同じで、郵便番号はアラビア数字を用いて書き、住所の番地は漢数字で記入します。
住所は省略せず、マンション名や部屋番号も必ず記入するようにしましょう。
氏名だけでも構いませんが、「○○大学□□学部」と添えておくとより丁寧です。
エントリーシートにも日付を記入する欄がありますが、エントリーシート作成日と郵送日の日付が違っていても問題ありません。
封筒で送る際の注意点
エントリーシートを郵送する際は、エントリーシートをクリアファイルに入れてから封筒に封入しましょう。
そのまま封筒に入れてしまうと郵送の途中で折れ曲がってしまいます。
折れ曲がっても評価に影響することはほとんどありませんが、採用担当者が読みやすいように最大限の配慮をするのが社会人としてのマナーです。
また、クリアファイルに入れておけば封筒が雨に濡れてしまったときでもエントリーシートを守ってくれます。
雨に濡れてしまうと文字が滲んで読めなくなってしまうことがあるので、確実に読んでもらうためにもエントリーシートはクリアファイルに入れるようにしましょう。
実際に送ろう！
エントリーシートを郵送する場合は郵便ポストに投函するのではなく、郵便局から送るようにしたほうが無難です。
基本的にはポストから投函しても問題ないですが、もしかしたら集荷忘れなどで書類が期日までに届かないということも考えられるからです。
また、郵便局で手続きを行うことで切手の金額が不足するといったミスも防げます。
エントリーシートの郵送に使用する角形2号の封筒の場合は切手代が140円ですが、定形外郵便なので重さによっては切手代が変わってくることがありますので注意しましょう。
郵送はできるだけ普通郵便で行います。
速達で郵送しても問題はありませんが、「期日ギリギリに送ってきたな」という印象を与えてしまうことがあります。
その他にもいくつか注意点があるので、詳しくはこちらの記事を参考にしてください。
まとめ
ここまでエントリーシートを郵送する際に使用する封筒の選び方や書き方について紹介しました。
封筒の書き方ひとつとっても、数多くのマナーが存在しているのがわかっていただけたと思います。
もしもマナーに違反するような封筒の選び方や書き方をしてしまうと、採用担当者に対して悪い印象を与えてしまうことにもなりかねません。
採用の合否にも影響を与えることがあるので、必ずマナーを待って郵送することが大切です。
面倒だと思っても、しっかりとマナーを守ってエントリーシートを郵送することが、結局は就職活動を成功で終わらせるための一番の近道であるということを肝に銘じて就職活動を進めていきましょう。
