【例文あり】インターンを欠席する際のメールの書き方は？気を付けるポイントや方法を徹底解説

Digmedia編集長

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

「まずい！明日のインターンシップに参加できなくなった」この場合連絡はどうすれば良いのでしょうか？

基本的にはインターンシップの前日までであれば「欠席であればメールで連絡をする」ことになっている企業が多く、あなたが参加できなくなった企業も同様でしょう。

しかし、「メールで連絡をする」となると「どのような内容で送るのが正解なのか」「電話の方が良いのか」など疑問点が浮かんできますよね。

この記事では「インターンを欠席するメール」の書き方を例文を交えながら順番に説明していきます。

【インターン欠席メール】インターンの欠席は選考に影響する場合もある

インターンシップでは仕事を実際の現場で体験することを目的としており、基本的には欠席することは悪い印象を持たれます。

インターンシップを欠席することは「ビジネスマナーがなっていない」「スケジュール管理がなっていない」「入社してもドタキャンする恐れがある」などのマイナスイメージを持つ担当者が多く、就活の選考に影響することがありますので志望度が高い企業であればできるだけ出席することをおすすめします。

【インターン欠席メール】開催当日は電話が良い

インターンシップ当日に何か予定や体調不良の関係で欠席することが決まった場合、その連絡はできるだけ電話で行うようにして下さい。

インターンシップ当日は会場設営や打ち合わせなどで採用担当者が席にいないことが多く、パソコンに届くメールは見落とすことがあります。

そのため当日に欠席する場合はできるだけ電話をすることで、「〇〇さんまだ来ていないけど無断欠席かな」「〇〇さん連絡もなしに欠席か」となることを防ぐことができます。

しかし、企業のホームページやインターンシップページなどで「連絡は電話ではなくメールで行って下さい」などの記載がある場合はこの限りではありません。

連絡方法は企業ごとに違いますので事前にしっかり確認をしてから、欠席の連絡を入れるようにして下さい。

【インターン欠席メール】開催日より前の日はメールで連絡をする方が良い

インターンシップ前日に欠席することが確定した場合はメールでの連絡で問題ありません。

それよりも前の1週間前などであればむしろ履歴が残るのでメールの方が好ましいです。

このメールで連絡をする場合は「大学・学部名」「氏名」「インターンシップに出席する予定であった日時」などの必要項目を記載し送るようにして下さい。

後の「例文」の項目で詳しく説明していきますので、見逃さないようにして下さいね。

【インターン欠席メール】メールと電話の両方で連絡する

単なる連絡としてであればインターンシップ前日までであればメールで連絡することで問題ないでしょう。

しかし、志望度が高い企業などであれば欠席してしまって申し訳ない気持ちと誠意をきちんと伝えたいと考える学生もいるのではないでしょうか。

その際に使える方法がこの「メールと電話の両方で連絡する」です。

電話したが採用担当者が不在であった場合は電話に出ている方に「◯月◯日のインターンシップ欠席の件で採用担当の〇〇様に電話をいたしました。

内容をお伝えいただけますでしょうか」と伝え何度も電話をするのは辞めましょう。

また、電話したが通じない、誰も出ない場合はメールの冒頭に「先ほどお電話をさせて頂きましたがご不在でしたのでメールいたしました」とつけることが良いでしょう。

【インターン欠席メール】メールで欠席連絡をする際のポイント

ここからはインターンシップ欠席をメールで連絡する際のポイントを説明していきます。

これらのポイントを抑えることで、採用担当者に伝わりやすく親切なメールになります。

ここでは「件名は内容が1文で分かるように簡潔に書く」「本文はまず要件を書く」「メールの最後は署名を記載する」の3点に絞って順番に詳しく説明していきます。

ごちゃごちゃしたメールを送らないようにしっかりと内容を把握し、あなたのメールに活かして下さいね。

件名は内容が1文で分かるように簡潔に書く

メールは件名で大体の内容を伝えることが非常に大切です

そのため「件名は内容が1文で分かるように簡潔に書く」ことは必須であり、あなたも自分の作ったメールの件名を見直す必要があります。

インターンシップを欠席するメールの場合は「インターンシップに参加予定であった日付」「あなたの情報」そして「欠席するという内容」を簡潔に書く必要があります。

まとめるとこのようになります。

【件名】「◯月◯日インターンシップ欠席のご連絡　〇〇大学〇〇学部〇〇」

こうすることで誰から何の内容のメールが来ているかが1文で伝わります。

本文はまず要件を書く

メール本文には送る企業の担当者名を記載し、「まず要件を書く」ようにしましょう。

ここで言う要件とは「インターンシップを欠席すること」です。

まずインターンシップを欠席するという要件を書くことで採用担当者にメールの内容が伝わりやすくなります。

その後にインターンシップを欠席する理由、お詫び、再発防止策を順番に記載することで、読みやすいメールになります。

「本文はまず要件を書く」この書き方は就活や他の場面でも使える技術になりますので、練習しておいて損はありません。

理由をしっかりと伝える

当たり前なことですが、欠席をする際には具体的な理由も添えなければいけません。

なぜなら、理由がわからない状態で欠席を伝えられても「なぜ？」と思われてしまうからです。

例えば体調不良なのであれば、その旨を素直に伝えると良いでしょう。

何も理由を告げずにただ断るよりも、常識のある人だと理解してもらえますので、最低限のマナーとして認識しておいてください。

メールの最後は署名を記載する

LINEなどのSNSで連絡を取り合うことが普通になっている今の世の中では、メールを使うことは大学生にとって少し不慣れなことかもしれません。

しかし、社会人になるとメールでのやりとりは日常的に行われ、そのメールの最後にはこおん「署名」をつけることがビジネスマナーとなっています。

この「署名」には「氏名」「大学・学部名」「電話番号」「メールアドレス」の情報を記載し作成しましょう。

署名は登録することができるので、お使いのメールアカウントに登録しておくことをおすすめします。

デザインはできるだけシンプルな方がいいです。

テンプレートなどはインターネットで調べると色々出てきますので、一度検索してみて下さい。

【インターン欠席メール】欠席を連絡する際のメール例文①

【インターン欠席メール】欠席をする際のメール例文②

【インターン欠席メール】電話で断る際の例文

【インターン欠席メール】ビジネスで役立つメールテクニック

では最後に、ビジネスシーンで役立つメールのテクニックを、ここで紹介しておきます。

これから社会に出ると、さまざまなお客様やクライアント様とメールでやりとりをする機会も出てくるかもしれませんので、覚えておいて損はないでしょう。

テンプレートを作っておく

まずビジネスで使用するメールには、必ずといっていいほど同じあいさつ文や署名を含む情報を記載することになります。

そのため、毎回使うことになる内容については、あらかじめテンプレート化するのがおすすめです。

そうすれば、メールを送る際にわざわざ手打ちをする必要が一切なくなるため、むしろ必ずやっておいた方が良いでしょう。

ただし、いくら便利だからといって、本文まで作っておくことはおすすめしません。

場合によっては手抜きをされていると思われてしまうおそれもあるため、注意してください。

重要なメールはフォルダを分けて保存する

普段からプライベートでも使っているメールアドレスで企業とのやり取りをする場合は、必ず専用のフォルダを作っておき、そこに保存するクセをつけておきましょう。

なぜなら、フォルダを分けずにいることで、他のメールに埋もれてしまうおそれがあるからです。

特にインターンや面接に関する日程が書かれているメールは重要なものですので、わかりやすいところに保存して、いつでも見られるようにしておいてください。

また、返信済みと返信前で、フォルダを分けておくのもおすすめです。

まとめ

インターンシップの欠席連絡は前日までであればメールで問題ありませんが当日に急遽不参加が決まった場合は電話をするようにして下さい。

メールの内容は「件名は内容が1文で分かるように簡潔に書く」「本文はまず要件を書く」「メールの最後は署名を記載する」を意識し、例文を参考に文書を組み立てみて下さい。

基本的には欠席しないことが優先ですが、体調不良や急な予定が入ることもあります。

その際の欠席メールは最低限のビジネスマナーを守って見やすく分かりやすいメールを心掛けて下さいね。