HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
「内定をもらったけど、辞退したい」 「どうやって内定先に辞退を伝えるべき？」 この記事では、内定辞退したい時にどのように連絡すればいいのか知りたい就活生、もしくは就活を控えている学生のために、就活における内定辞退のマナーを解説します。
内定受諾書の提出後でも内定辞退は可能？
説明会・ESの提出・面接などの就活を経て手に入れた内定も、複数社からもらってしまえば、どこかの会社の内定は辞退することになります。
そこに就活生が気になるポイントは 「内定受諾書」を提出した後でも内定辞退が可能かどうか、ということです。
内定受諾書とは、入社の意思を確認するために、内定が決まった後企業から渡され、内定者が署名して内定先に提出する書類です。
企業は、多くのお金や労力、時間をかけて採用活動を行います。
採用計画にしたがって内定承諾書の提出数などを管理しているため、提出後の内定辞退はかなりの痛手となります。
しかし、 内定受諾書に法的拘束力はないため、学生は内定受諾書を提出した後でも、内定辞退は可能です。
ただし内定辞退を申し出る場合は、企業や大学の後輩などに迷惑がかかる場合があることを理解し、マナーを守って慎重に行いましょう。
内定辞退のマナー
内定を辞退することを伝えるのは心苦しく、どうすれば内定先に失礼にならないかと悩んでいませんか？ 企業にとって、内定が決定した学生が辞退することは痛手であることは確かですが、内定辞退の可能性があることは想定の範囲内です。
そのため、マナーを守って内定辞退の旨を伝えれば気持ちよく送り出してくれるでしょう。
ここでは、基本的な2つのマナーについて紹介します。
内定辞退の意思を固めたらなるべく早く連絡する
内定受諾書の提出後でも辞退はできるものの、企業の迷惑になることは確かです。
基本的なビジネスマナーとして、 内定を辞退する場合、意思決定を済ませたらなるべく早く連絡するようにしましょう。
一度は自分の人柄や能力を見込んで採用を決めてくれた企業に辞退を伝えることは気が引けることかもしれません。
しかし、出来るだけ早く伝えることで、お世話になった内定先の負担を減らすことができます。
まずは電話で連絡することが通例
内定辞退を伝える時、どのように告げるべきかを迷う学生は多いです。
メールや電話、手紙など色々な手段からどのように選べばいいのかを解説します。
結論から言えば、電話で内定辞退を伝えることが一般的です。
ビジネスの場では用件を伝える時の順番は、対面・電話・メールの順です。
ひと昔前までは対面で伝えることがマナーでしたが、最近は電話で伝えるのが基本となっています。
メールや手紙では、一方的な連絡になってしまい相手が連絡を受け取ったのかを確認できないことから、確実に相手に伝えるべき内定辞退の連絡の際には避けるようにしましょう。
まずは会社へ電話で辞退連絡を済ませたのち、お世話になった担当者などに対して特にお礼を述べておきたい場合に、メールや手紙という手段で伝えるのがスマートです。
内定辞退の伝え方
なるべく早く電話で内定辞退を伝えることは重要ですが、それと同じくらい大切なことが内定辞退の伝え方になります。
ここでは、電話とメールでの内定辞退の伝え方を解説していきます。
内定辞退の伝え方をしっかり理解し、内定先に失礼のないように心がけましょう。
電話の場合
企業に電話する際、気をつけるべき点の一つに「忙しい時間帯を避けること」があげられます。
出勤直後やお昼休憩などの時間を避け、 平日の10時から11時、14時から16時の間に電話することが好ましいです。
電話をしたら、採用担当者を呼び出してもらい内定辞退の旨を伝えましょう。
この際、お詫びの言葉を述べることを忘れないようにするのが重要です。
内定の連絡をもらってから辞退を伝える場合の例は次のようになります。
大変申し訳ないのですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
就職活動を通して自身の将来を改めて考えた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが弊社の内定を辞退させていただきたく存じます。
メールの場合
基本的に電話で伝えるのがマナーの内定辞退ですが、何度か電話をして採用担当者が不在だった場合や、お世話になった担当者に改めて連絡を入れる場合はメールで伝えるようにしましょう。
本文自体は電話の内容と同じで、 辞退の旨とその理由を伝えれば問題ありません。
ただし、メールの場合は件名や本文などにもマナーがあるため、慎重に書くことが大切です。
特に、メールの本文最後に辞退の連絡がメールになってしまったことの謝罪を付け加えておくようにしましょう。
以下のメールで内定辞退を伝える際の例文を参考に、これまでの感謝や謝罪の気持ちがしっかりと伝わるようにメールを書いてください。
この度は、採用内定の通知を頂き、ありがとうございました。
このような光栄を頂きながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
就職活動を通して自身の将来を改めて考えた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが弊社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、心からお詫び申し上げる次第です。
本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
内定辞退のときに理由を聞かれたら？正直に伝えるべき？
内定辞退を伝えた際、企業から理由を聞かれることは珍しくありません。
理由を聞かれるのは、責められているわけではなく、今後の採用活動を改善する情報として必要なためである場合がほとんどです。
そのため、 ネガティブにならないように丁寧に伝えるようにしましょう。
例えば「地元に就職することを決めたため」「希望していた業界で内定が決まったため」など、様々な理由で内定を辞退することがありますが、失礼のないように伝えるならば問題はありません。
また、辞退の理由は細かい必要はなく、以下の例のように簡潔に述べるだけで十分です。
もし呼び出されたら行くべき？
内定辞退を電話やメールで伝えた際、呼び出されるケースも少なくありません。
呼び出しの目的のほとんどは、内定辞退を考え直してもらうことです。
内定を辞退したからといって訪問する義務はないものの、これまでの感謝と謝罪の意味を込めて訪問した方が、失礼のない内定辞退になります。
ただし、もう関わりたくない場合や、担当者と会いたくないなどの理由があれば、呼び出しに答える必要はありません。
やってはいけない内定辞退
ここまでは内定辞退のマナーについて解説しましたが、ここからは反対に内定辞退でやってはいけない2つのことを紹介します。
サイレント辞退
まずやってはいけないことは「サイレント辞退」です。
サイレント辞退とは、内定承諾書を提出する時点で、内定辞退か内定承諾なのかを返事しないままフェードアウトする行為を意味します。
それまで自分に時間を割いてきた担当者や、内定を出してくれた企業に対して非常に失礼な行為なので、必ずしないようにしましょう。
嘘をついて辞退
「嘘をついて辞退」することも絶対に避けてください。
内定先に本当の理由を言い出しづらいことから、「海外留学する」「病気になった」「大学院へ行く」などの嘘をついて辞退を伝える学生がいます。
気まずさから嘘をついてしまう気持ちはわかりますが、 内定辞退後就活をやり直す場合など、辞退先の企業へ嘘が伝わってしまうこともあります。
内定をくれた企業には最後まで正直に、真摯に向き合うようにしましょう。
内定辞退でも礼儀を大切に
複数社から内定をもらえば、辞退することは仕方のないことです。
その際のマナーとして、内定辞退を決めた場合はなるべく早く電話で伝えるようにしましょう。
また、内定を辞退する企業であったとしても、礼儀を大切にして連絡を取るように心がけることが重要です。
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