面接辞退の正しい伝え方！電話・メール対応マナーと例文、当日対応まで完全解説

Digmedia監修者

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

面接を辞退する際は電話連絡が基本？正しい判断とマナー

面接を辞退する際、企業に対して誠意ある対応をとることは社会人としてのマナーです。

特に、面接日が近い場合や、すでにスケジュールを組んでいる状況で辞退を決めた場合は、電話での連絡が基本となります。

電話での連絡は、相手に確実に意思を伝えられるうえ、誠意や丁寧さを直接感じてもらえるメリットがあります。

一方で、企業側の都合も考慮しながら適切な時間帯に連絡を入れることが大切です。

電話が難しい状況や、面接までの期間がある場合には、メールを補足的に使う方法もありますが、即時性と信頼性を考えると、電話での連絡が最も適しています。

面接辞退の連絡はできるだけ早くがマナー

面接を辞退すると決めたら、連絡は一刻も早く入れるべきです。

面接の準備を進めている企業側にとって、急なキャンセルは予定に大きな影響を与えます。

できるだけ早い段階で連絡を入れることで、企業側が他の候補者との調整を行う余裕が生まれます。

また、早めに辞退を伝えることで、応募者としての印象を損なうリスクも最小限に抑えられます。

辞退を決断したその日のうちに電話するのが理想です。

辞退の電話は就業時間内にかけよう

面接辞退の電話をかけるタイミングにも配慮が必要です。

一般的には企業の営業時間内、つまり平日の9時から18時の間が望ましい時間帯です。

特に午前中や昼休み明けの14時前後は、相手が対応しやすい時間帯とされています。

早朝や夕方以降、土日や祝日などの時間帯は避け、業務の妨げにならないよう配慮する姿勢が求められます。

企業への連絡は、常にビジネスマナーを意識したタイミングで行うことが信頼につながります。

辞退理由は簡潔に。

余計な説明は不要

面接を辞退する際には、理由を求められることもありますが、詳細に語る必要はありません。

電話での会話は時間も限られており、要点を簡潔に伝えることが大切です。

「他社で選考が進んだため」「家庭の事情で就職活動を続けられなくなった」など、簡単で相手に理解してもらいやすい理由にとどめるのが無難です。

余計な情報を話すことで誤解を招いたり、不必要な質問を受けるリスクもあります。

丁寧かつ端的に理由を伝えることで、相手に不快感を与えず辞退の意思を伝えることができます。

無断キャンセルは絶対にNG！企業に悪印象を残すだけ

最も避けるべき行為が、面接を無断でキャンセルすることです。

連絡なしに欠席した場合、企業側に対する信頼は一瞬で失われ、場合によっては今後その企業との接点すら持てなくなる恐れがあります。

また、業界内での印象にも影響を及ぼす可能性があり、将来的なキャリアにも悪影響を及ぼすことがあります。

辞退を決めたなら、必ず電話またはメールでその旨を伝えるのが最低限の礼儀です。

どのような理由であれ、連絡を怠ることはマナー違反と見なされます。

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面接辞退を電話で伝えるベストなタイミングと時間帯

面接の辞退を決めた際に、どのタイミングでどのように連絡すべきかを迷う人は少なくありません。

企業側はスケジュールを組んで面接に臨むため、応募者からのキャンセル連絡にはスピードと誠意が求められます。

特に直前の辞退であれば、電話による迅速な連絡がマナーとされています。

一方で、連絡の方法や時間帯によっては、相手に負担をかけてしまうこともあるため、慎重な判断が必要です。

ここでは、面接辞退を電話で伝える上で最適なタイミングと時間帯について解説します。

面接前日〜当日の辞退は電話が必須

面接の前日や当日に辞退する場合は、メールではなく必ず電話で連絡する必要があります。

面接直前のタイミングでは、企業側も面接官のスケジュールや会場準備を進めている段階にあるため、メールでは連絡が届いてもすぐに確認されない可能性があります。

そうした事態を避けるためにも、電話による連絡が最も確実です。

電話で直接辞退の意思を伝えることで、企業側も迅速に対応でき、応募者への印象も比較的良好に保つことができます。

数日以上前ならメールでの連絡でもOK

面接までに数日以上の余裕がある場合には、電話に加えてメールでの連絡も許容されるケースがあります。

特に、面接の日程がまだ先で企業側に十分な調整期間がある場合には、メールでの辞退連絡でも問題視されることは少ないでしょう。

ただし、メールを送信する際は、件名や内容を明確にし、誰が・どの面接を辞退するのかが一目でわかるようにする必要があります。

また、より丁寧な対応を心がけたい場合には、メールを送った後に一報の電話を入れると、誠意が伝わりやすくなります。

電話する時間帯は「平日の日中」が基本

面接辞退の電話をかける際の時間帯にも配慮が求められます。

基本的には、企業の就業時間内、特に平日の日中にかけるのが理想的です。

午前10時以降から午後4時ごろまでの間は、担当者が業務に対応しやすい時間帯とされており、この時間を狙って連絡を入れるとスムーズに会話ができる可能性が高まります。

早朝や昼休憩中、終業直前などは、相手が忙しかったり電話に出にくいことがあるため、避けたほうが無難です。

相手の勤務環境を意識することで、より礼儀正しい対応ができます。

相手の迷惑にならない時間を選ぼう

電話は相手の時間を直接奪う手段であることを忘れてはいけません。

自分の都合だけで連絡するのではなく、相手が電話を取りやすい時間を想定して連絡することが大切です。

たとえば、朝一番や昼休み直前、会議が多いとされる夕方などは避けたほうがよいでしょう。

電話に出た相手が不在だった場合の対応や、折り返しをお願いする際の丁寧な言い回しにも気を配る必要があります。

タイミングを誤ると、辞退の内容よりも連絡マナーの方で印象を下げてしまう恐れがあるため、適切な時間を選ぶことは非常に重要です。

面接辞退の電話はどこにかける？連絡先の確認方法

面接を辞退する場合、まず迷うのが「どこに電話をかければいいのか」という点です。

企業とのやり取りがメール中心だった場合、電話番号が明記されていないこともあり、連絡先の確認に手間取ることがあります。

とはいえ、連絡先が曖昧だからといって辞退の連絡を怠ることは避けるべきです。

適切な連絡先を確実に確認し、スムーズに辞退の意思を伝えることが、ビジネスマナーとして求められます。

企業からのメールや案内文をチェック

面接の連絡が届いたメールや、企業から送られてきた案内資料を確認することが、最初に行うべきステップです。

面接日時の通知メールには、担当者の名前や部署、直通の電話番号が記載されているケースが多くあります。

こうした情報を見落とさずにチェックすることで、直接連絡すべき相手を特定することができます。

また、企業によっては採用専用の問い合わせ窓口が設けられている場合もあるため、案内文全体に目を通すことが重要です。

人事担当者名がわからない場合の対応

もし案内メールに担当者の名前や部署が明記されていない場合でも、企業代表番号に電話をかけ、丁寧に対応すれば問題ありません。

その際は、「採用ご担当の方をお願いできますか」と伝え、誰宛てか分からないことを正直に話すことで、失礼なく対応できます。

重要なのは、焦らず丁寧に事情を説明する姿勢です。

間違った相手に連絡することを恐れるよりも、きちんと辞退の意志を伝えることを優先するべきです。

電話での面接辞退の流れと伝え方

面接を辞退する電話の基本的な流れは、挨拶から始まり、自分の氏名と応募している職種・面接日程を明確に伝え、そのうえで辞退の意向を丁寧に伝えるというものです。

企業側としても、どの応募者からの連絡なのかがすぐにわかるように話すことが求められます。

話し始めから辞退の理由まで、相手が受け取りやすいように、端的で落ち着いた口調を心がけることが、円滑な対応につながります。

電話をかける前の準備事項（メモ、理由の整理など）

電話をかける前には、伝える内容を頭の中で整理し、簡単なメモを手元に用意しておくと安心です。

特に、面接日や職種名、担当者名などはスムーズに口に出せるようにしておくことで、電話中に焦ることなく会話ができます。

また、辞退理由も簡潔にまとめておくことで、途中で言葉に詰まることを避けられます。

事前の準備がしっかりできていれば、相手にも誠意が伝わりやすくなります。

面接辞退の電話の基本的な流れ

電話をかけたら、まずは自分の名前を名乗り、面接の件で連絡している旨を丁寧に伝えます。

その後、面接日と応募した職種を明確にし、辞退の意向を落ち着いて説明します。

理由を尋ねられた場合には、あらかじめ用意した簡潔な説明を伝え、最後にはこれまでの対応への感謝の気持ちを述べると、好印象を残せます。

形式的なやり取りではありますが、言葉の一つ一つに誠意を込めることが大切です。

緊張しないためのマナーと言葉遣いのコツ

面接辞退の電話は、慣れていない人にとって非常に緊張する場面ですが、基本的なマナーと言葉遣いを意識することで、落ち着いて対応することができます。

まずは敬語を丁寧に使いながら、ハキハキと話すように心がけましょう。

「申し訳ありませんが」「お忙しいところ失礼いたします」などの定型フレーズを活用することで、自然な敬意を表すことができます。

また、緊張しても無理に取り繕わず、誠実に対応しようとする気持ちが伝われば、企業側もその姿勢を評価してくれるものです。

電話がつながらない・担当者が不在のときの対処法

面接を辞退する意思が固まっても、電話がつながらない状況や担当者が不在で対応してもらえないケースは少なくありません。

このような場合でも、誠実さとマナーを忘れずに適切に対処することが大切です。

焦って無理に何度も電話をかけたり、不自然な時間帯に連絡するのではなく、冷静に状況に応じた方法を選ぶことで、企業側に良い印象を残すことができます。

折り返しをお願いする適切な伝え方

担当者が不在の場合や電話がつながったものの本人が出られない状況では、折り返しの電話をお願いするのが一般的です。

このときには、誰宛てにどのような用件でかけているかを簡潔に伝え、自分の名前と連絡先を明確に伝えておくことがポイントです。

また、「〇〇の件で採用ご担当者様にご連絡したいのですが、お手すきの際に折り返しいただけますでしょうか」といった丁寧な表現を用いることで、相手に配慮した印象を与えることができます。

何度かけてもつながらない場合の最終手段

何度かけても電話がつながらない場合には、メールでの連絡に切り替えることも選択肢の一つです。

その際は、電話を試みたが不在だった旨をメール文中で伝え、辞退の意志が明確に伝わるように記載します。

加えて、念のために再度電話での確認も試みる旨を添えると、真摯な対応であることが伝わります。

たとえ電話が通じなくても、誠意を持って連絡を試みた履歴を残すことが重要です。

面接辞退の電話で使える理由別フレーズ・例文集

電話で面接辞退を伝える際には、状況に応じた理由を端的かつ丁寧に伝える必要があります。

どのような理由であっても、相手の立場を配慮した言い回しを心がけることで、マナーある印象を残すことができます。

ここでは、代表的な辞退理由ごとに適切な伝え方や表現例を紹介していきます。

他社の内定を理由に辞退する場合の電話例

すでに他社から内定を受けたために辞退する場合には、事実を簡潔に伝え、感謝の気持ちを忘れずに述べることが大切です。

「誠に申し訳ありませんが、他社から内定をいただき、そちらに進むことを決断いたしました」などと説明し、「これまでのご対応に心より感謝申し上げます」と付け加えることで、誠意ある印象を与えることができます。

内定を理由とした辞退はよくあるケースの一つであり、丁寧な対応を心がければトラブルにはなりにくいです。

家庭の事情による辞退の伝え方

家庭の事情を理由とする場合は、詳細を語る必要はなく、「一身上の都合により、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」といった表現が適しています。

理由の具体性よりも、タイミングの良い連絡と丁寧な口調が重視されるため、無理に説明をしすぎず、簡潔に伝える姿勢が求められます。

また、「ご多忙のところご調整いただいていたにも関わらず、このような形になり申し訳ございません」といった謝意を示すと、より良い印象につながります。

体調不良による急な面接辞退の電話

急な体調不良によって面接を辞退せざるを得ない場合は、素直に状況を伝えたうえで謝罪の気持ちをしっかりと表すことが大切です。

「体調を崩してしまい、誠に申し訳ありませんが、本日の面接を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました」といった伝え方が適切です。

健康上の理由はやむを得ない事情と認識されることが多いため、嘘をつかずに率直に状況を説明し、誠意を込めてお詫びを述べるようにしましょう。

理由を伏せたいときの丁寧な言い回し

どうしても辞退の理由を伝えたくない、あるいは個人的すぎる内容で話しづらい場合には、「一身上の都合により」「諸般の事情により」などの曖昧かつ丁寧な表現を用いることが有効です。

その際も、「大変恐れ入りますが」「お手数をおかけして申し訳ございません」といったクッション言葉を添えることで、冷たい印象を避けることができます。

理由を伏せる場合でも、マナーを守った話し方を意識すれば、企業側も無理に事情を追及することはありません。

電話だけじゃない！メールで面接辞退を伝えるときのポイント

面接辞退の連絡は電話が基本とされていますが、状況によってはメールでの連絡が適切な場合もあります。

特に、面接日までに余裕があるときや、電話がどうしてもつながらないときには、メールでの辞退連絡が有効な手段となります。

ただし、文章のみで意思を伝えるメールでは、丁寧さや誠意を十分に表現することが重要です。

相手が一目で内容を理解できるよう、構成や言葉遣いに配慮することが、良識ある対応とみなされます。

メールで辞退を伝える際にも、マナーと注意点を押さえておきましょう。

面接辞退メールを送る際のマナーと注意点

面接辞退をメールで連絡する際には、冒頭の挨拶や相手への感謝の言葉を忘れずに盛り込むことが大切です。

いきなり本題に入るのではなく、相手への敬意を表す文章を前置きすることで、丁寧な印象を与えることができます。

また、どの面接に関する辞退なのかを明確に記載することも欠かせません。

企業は複数の応募者や選考プロセスを同時に管理しているため、具体的な日時や職種を記すことで、相手に手間をかけさせずに済みます。

辞退理由については、簡潔かつ誠実に伝える程度で構いませんが、言い回しには細心の注意を払いましょう。

電話後にフォローで送るメール例文

電話で面接辞退を伝えたあとに、念のためメールでも補足することは非常に丁寧な対応とされます。

このようなフォローのメールでは、すでに電話で伝えた旨を明記し、重ねて辞退の意思と感謝の気持ちを伝える内容が求められます。

例えば、「本日お電話にて面接辞退のご連絡をさせていただきました〇〇です。

改めてメールでもご連絡申し上げます」といった導入から始めることで、電話連絡との整合性が取れ、相手にも安心感を与えられます。

こうした細かな配慮が、最終的な印象を大きく左右します。

メールのみで辞退を伝えるときのテンプレート

電話がどうしても難しい場合や、面接までに日数がある状況では、メールのみで辞退を伝えるケースもあります。

このときは、本文を丁寧に構成し、相手に失礼のない文面を意識する必要があります。

宛名から始まり、自分の氏名と応募内容、辞退の理由、そして感謝の言葉を一連の流れとして丁寧に記すことが重要です。

また、締めくくりには今後の貴社のご発展をお祈りしますといった定型のフレーズを添えることで、ビジネス文書としての体裁が整います。

こうした礼儀正しい対応は、今後同じ企業に再応募する際にも有利に働くことがあります。

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よくある質問｜面接辞退の電話で悩んだときのQ&A

面接を辞退する際、どのように連絡を取ればよいのか、どこまで理由を伝えるべきか、緊急時の対応はどうするべきかなど、就職活動中の応募者が直面しやすい悩みは多岐にわたります。

特に電話での辞退連絡には、対面と同様の緊張感があり、言葉選びやタイミングに不安を感じる方も少なくありません。

ここでは、面接辞退に関するよくある疑問とその対処法を、実際の状況に即して解説していきます。

当日に面接辞退を電話で伝えるならどう言えばいい？

面接当日に辞退の連絡を入れる場合、相手の時間をすでに確保させてしまっているという点を強く意識したうえで、誠意を持って伝える必要があります。

まず電話をかけた際には、自分の名前と応募職種、面接予定日時を正確に伝え、すぐに辞退の意向を簡潔に述べるのがマナーです。

「本日、面接を予定しておりました○○と申します。

大変恐縮ですが、やむを得ない事情により、本日の面接を辞退させていただきたくお電話いたしました」といったフレーズが基本となります。

理由の詳細は必ずしも必要ではありませんが、体調不良や家庭の事情などがあれば簡潔に添え、最後に「直前のご連絡となり申し訳ございません」と謝意を伝えることで、丁寧な印象を残すことができます。

メールだけで辞退連絡しても失礼にならない？

面接辞退をメールだけで伝えることが失礼かどうかは、辞退のタイミングと状況によって異なります。

面接日までに十分な余裕がある場合であれば、メールだけでの連絡でも問題視されることはほとんどありません。

しかし、前日や当日など直前の辞退となると、電話による迅速な連絡が望ましく、メールだけでは連絡が行き届かない可能性があります。

どうしても電話が難しい場合は、メール内で「本来であればお電話にてご連絡すべきところ、恐れ入りますがメールにて失礼いたします」と前置きを添えることで、誠意を示すことが可能です。

要は、相手に負担をかけず、状況を的確に伝えることができるかどうかがポイントとなります。

何度電話してもつながらないときはどうする？

面接辞退の電話をかけてもつながらない場合は、焦らず冷静に対応することが大切です。

まずは時間を変えて再度電話をかけ直し、それでも通じない場合にはメールでの連絡に切り替えることが一般的な対処法となります。

その際には、「本日、数回お電話いたしましたが、ご不在のようでしたのでメールにてご連絡させていただきます」といった一文を添えることで、丁寧な対応となります。

企業としても、連絡をしようとした事実とその記録が残っていれば、誠実な対応と判断してくれる可能性が高くなります。

電話にこだわりすぎて無断キャンセルになってしまうことのほうが大きな問題となるため、最終的には確実に伝える手段を選ぶ姿勢が求められます。

辞退の理由はどこまで正直に伝えるべき？

辞退理由の伝え方については、多くの応募者が迷うポイントです。

原則として、相手が納得できる内容であれば詳細に語る必要はなく、簡潔で礼儀正しい説明にとどめるのが適切です。

他社で選考が進んだ、家庭の都合、体調不良などの理由であれば、ありのままを丁寧な表現で伝えることが推奨されます。

理由をあまり話したくない場合には、「一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」といった表現で問題ありません。

大切なのは、辞退そのものではなく、どのように連絡し、相手に敬意を持って対応できるかという点です。

正直さと配慮を両立させた伝え方が、印象を損なわずに辞退を完了させるための鍵となります。