HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
内定式に出席するべきかどうかについて、内定式に出席するメリットと欠席のリスクをわかりやすく解説します。
もしも内定式を欠席をする場合は事前の連絡が必要です。
この記事では、担当者へ連絡する際のいくつかのマナーや守るべきことを紹介していきます。
内定式って何をするの？
内定式とは、企業が内々定をもらった学生に対して正式に内定を通知する式です。
入社にあたって、役員や社長から企業の方針やビジョン、新入社員としての心構えなどのメッセージが送られたり、仕事に関する説明がなされたりします。
さらに内定書の受け渡しなどの事務的な手続きが行われます。
内定式後には懇親会があり、同期や先輩社員との関係を深める場です。
これから一緒に働く人たちとの人間関係を早めに構築できるチャンスなので積極的に参加しましょう。
内定式に参加するメリットとは
内定式に参加するのは面倒に思うかもしれません。
しかしメリットがあることも確かです。
ここでは、内定式に参加することで得られるメリットを2つ紹介します。
内定式に出席することの一番のメリットはこれから数年間、一緒に仕事をしていく同期、仕事を教えてもらう先輩社員と仲良くなれることです。
特に同期社員の存在はこれから仕事を続ける上で、心の支えになってくれることもあります。
仕事が始まってから始まってから悩みを共有したり、助けあって仕事を進めていく仲間になります。
また、先輩社員は今後仕事を教えてもらう存在です。
入社後、キャリアについての悩みや仕事上のトラブルについて相談し、助けてもらうこともあります。
同期社員と先輩社員との関係を深めるだけでも内定式には出る価値があるでしょう。
それに加えて、 内定式で同期社員や先輩社員との親睦を深めることは、入社後の仕事をスムーズにしてくれることが多いです。
新入社員は、入社後すぐは研修が行われます。
研修ではビジョンや歴史など会社についての基本的な知識や実際の業務のやり方を教わります。
入社前に一緒に働く人との親睦を深めておけば、入社後にスムーズに連携をとることが可能です。
例えば、わからないことがあったときに知らない人よりも知っている人のほうがコミュニケーションは取りやすくなります。
内定式では同期社員だけでなく、多くの先輩社員と関わります。
先輩社員と直接話せるので、実際に自分がやっていく業務についてのイメージがわいたり、仕事での苦労や注意するべきことについて知ることもできます。
また、先輩社員の話や関係性、振る舞いから、会社の実際の雰囲気を感じることができるでしょう。
内定式を欠席するリスク
内定式に参加するメリットを紹介しましたが、メリットを知った上でも参加したくないと思う方もいるでしょう。
あるいは内定式に参加するメリットを求めていないという方もいるかもしれません。
しかし、欠席するリスクも同時に知っておくべきです。
ここでは内定式を欠席することによるリスクについて3つ紹介します。
原則的に、内定式を欠席したからといって、内定が取り消しになることはありません。
しかし、内定式を欠席したということはその会社で働くことに対してためらいがあり、内定式を辞退することを考えていると受け取られる可能性はあります。
内定式を欠席すると、社員や人事から内定式を休んだ人という印象をもたれることはあります。
内定式では社員との親睦を深めることが一つの目的になっているので、内定式を休むことは社員との親睦を深める意志がないとみなされてしまうことかもしれません。
さらには同期との関係構築にも一歩出遅れてしまい、入社後には他の同期は仲良くなっていてコミュニケーションに困るといったことがあります。
内定式では入社にあたって、入社に向けての事務手続きなどの説明や実際の業務の説明が行われます。
内定式で入社後のことについて色々聞いておくと、入社後にスムーズに働くことができます。
しかし、内定式を欠席すると、重要な情報を聞き漏らしていたり、他の同期が知っていることを自分だけ知らないとなったりして入社後に働く際に支障が出るかもしれません。
どうしても内定式に参加できないときは
内定式にはできるだけ参加することをおすすめしますが、どうしても参加できないこともあるでしょう。
欠席する時は、対応の仕方が非常に重要です。
下手な対応をして評価が下がることがないように、内定式を欠席する時はどのような対応をとればいいかを紹介します。
内定式を欠席する際は、基本的にメールよりも電話で連絡するべきです。
メールには見逃す可能性があり、いつ読んでもらえるかもわかりません。
大事な内容は直接伝えることがマナーになっているため、電話で直接伝えましょう。
忙しい時間の電話は避ける
忙しい時間の電話は迷惑となるので、平日の始業直後、お昼休みの前後、就業時間前の電話は避けたほうがよいでしょう。
もし担当者が不在だった場合は先方にとって電話をかけるのに都合のいい時間を聞いて後ほどかけ直しましょう。
電話する前に要件をまとめておく
欠席を伝えることは気が引けて、ハキハキ話せなくなることもあります。
また緊張してると話す内容が飛ぶこともあり得ます。
しかし、先方にとって要件のわからない電話は迷惑です。
あらかじめメモ用紙などに要件をまとめておくべきです。
その際は、大学名・名前・欠席の理由・謝罪の言葉を伝えましょう。
内定の手続きを確認する
内定式ではその場で内定承諾書にサインをします。
欠席した場合はどうすればよいかを担当者に確認しましょう。
また、その他にも重要な伝達事項や入社までの課題や準備物があるかどうか確認しておきましょう。
内定式を欠席する際の注意点
内定式を欠席する可能性がある場合あるいは内定式を欠席することが確定した場合、適切な対応を取ることが大事です。
ここでは注意しておくべきことを紹介します。
内定式は一般的には10月1日に行われます。
もし10月1日が土日や祝日であれば、翌週に行われます。
スケジュールを組む段階であらかじめ想定しておき、空けておきましょう。
連絡はできるだけ早めに
内定式を欠席することがわかった場合はすぐに連絡しましょう。
病欠であれば直前のキャンセルも仕方がないですが、もし欠席がわかっているのであれば、すぐに連絡しましょう。
企業側も準備をしているので、直前キャンセルでは迷惑がかかります。
できれば1週間以上前、遅くとも3日前までには連絡しておくのがマナーです。
内定式は出席するのが基本。
欠席の場合は早めに連絡を
内定式は入社の手続きをするだけでなく、入社前に同期や先輩社員と仲良くなり、親睦を深められる貴重な機会です。
さらに欠席すれば、内定辞退を考えているなどマイナスなイメージを持たれてしまうこともあります。
スムーズに仕事をしていくためにもできるだけ出席しましょう。
もしやむを得ない理由で欠席する場合はできるだけ早く連絡しましょう。
連絡の際は、電話ではっきりと理由も述べて連絡することが大切です。
