HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
要約
メールにエントリーシートのデータを添付して送る場合は、とくに指定がなければ、PDFファイルで送りましょう。
テキストファイルのように、文字化けして読めないといった不安がありません。
メールを送るときは、時間帯にも気をつけましょう。
企業の営業時間内、できれば朝一番で送るようにし、深夜など、営業時間外に送るのは避けるようにします。
メールの件名には、エントリーシートが添付されていることにあわせて、誰が送ったかわかるように、自分の名前も記入しておくと、採用担当者の負担を減らすことができます。
本文には宛先や連絡先のほか、エントリーシートが添付されていることを簡潔に伝える文章を記入します。
書き方については例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
はじめに
就職活動をスタートさせて就職を希望する企業にエントリーを済ませると、最初に行わなければならないのが、履歴書やエントリーシートの提出です。
とくにエントリーシートには、志望動機や自己PR、ガクチカなど、選考を左右する項目を記入することになるので、採用担当者に自分のよさをアピールできるような、魅力的な内容を記入するように心がけましょう。
また、エントリーシートは内容だけでなく、送り方にも注意しなければなりません。
最低限のマナーを守って送らないと、評価を下げることにもなりかねませんし、企業側に迷惑をかけてしまうこともあります。
ここでは、エントリーシートをメールで送る際の注意点を紹介しているので、しっかりと理解した上で送るようにしましょう。
【エントリーシートをメールで送る】メールは選考結果に影響する？
最近はメールにエントリーシートのデータを添付する形で提出させる企業も増えてきていますが、この場合、メールの送り方によって、選考に影響が出るのか、気になる学生も少なくないでしょう。
結論からいえば、メールの送り方によって、選考に落ちてしまうということはありません。
あくまでも重要なのはエントリーシートの内容なので、まずはエントリーシートにどんなことを記入するべきかを第一に考えましょう。
ただし、メールの送り方は適当でもかまわないかといえば、そうではありません。
メールの送り方には一定の決まりがあり、その決まりからあまりにも逸脱していれば、「この学生は基本的なマナーが身についていない」という評価につながってしまうこともあります。
そのようなメールは読み手にとって非常に読みづらいので、内容をしっかりと理解してもらう意味でも、マナーを守って送ることはとても大切なことです。
【エントリーシートをメールで送る】エントリーシートを送る際の注意点
では、エントリーシートをメールに添付して送る際には、具体的にどのようなポイントに注意するべきなのでしょうか。
ここでは、メールを送る際にとくに気をつけたい2つのポイントについて詳しく紹介します。
先ほども説明したように、エントリーシートを提出する上で、何よりも重要なのは記入する内容であり、内容がしっかりとしたものであれば、送り方によって落とされるということはありません。
しかし、きちんとマナーを理解した上で送られてきたエントリーシートが、採用担当者に対していい印象を与えることができることもまた事実です。
もしもボーダーライン上にいた場合には、印象のよさが選考を左右することもあり得るので、ここで紹介するポイントをぜひとも押さえた上でメールを送るようにしましょう。
営業時間内に送る
エントリーシートをメールに添付して送付する時に、まず注意しなければならないのが、送る時間です。
基本的にメールというのは、電話と違って相手がその都度対応する必要がなく、自由な時間に送ることができるというのがメリットです。
そのため、何も考えずに、深夜など企業の営業時間外の時間帯にメールを送ってしまう学生も少なくありません。
しかし、企業の営業時間外にメールを送るというのは、ビジネスマナーの上では間違いであり、深夜にメールを送ってしまうと悪い印象をもたれてしまうことがあります。
では、いつ送るのがベストなのかといえば、営業日の午前中、とくに始業時間直後です。
一般的に企業では業務の開始に合わせてメールをチェックすることが多いので、この時間帯に送ると、いち早く読んでもらうことができ、印象にも残りやすくなります。
ESはPDFファイルで送る
エントリーシートをメールで送る場合は、ファイル形式が指定されていないか、必ず確認するようにしましょう。
というのも、誤って文章を消去してしまったり、内容改ざんしたりするのを防止するために、エントリーシートをテキストファイルではなく、PDFファイルの形式で送るように指定している企業が多いからです。
とくにファイル形式が指定されていない場合でも、PDFデータを送付する形でエントリーシートを送るのが一般的なマナーとなっているので、エクセルやワードで作成した文章をそのまま貼り付けるのは、避けるようにしましょう。
また、PDFファイルが添付されていることを本文中に明記するようにすると、読み手が迷わずに済みます。
【エントリーシートをメールで送る】メール内容のポイント
PDFファイルを添付する形でエントリーシートをメールで送る場合は、誤字脱字がないか、しっかりと確認してから送るようにしましょう。
テキストデータであれば、送信する直前に読み返して、誤字脱字があれば簡単に修正することが可能ですが、PFDファイル形式に変換してしまってからでは、誤字脱字を修正することはできません。
その場合、もとのテキストファイルを修正してからもう一度PDFファイルに変換しなければならないので、提出期限が迫っている場合は、間に合わなくなってしまうかもしれません。
また、企業名や採用担当者の氏名に間違いがないかも、必ず確認するようにしましょう。
企業名を正式名称でなく略称で記入するのは、ビジネスマナーとしては失格ですし、氏名に間違いがあると、非常に失礼です。
件名を忘れない
エントリーシートをメールで送るときは、件名にも注意しましょう。
多くの学生がやってしまいがちなミスとして、メールの件名に「エントリーシート」とだけ記入してしまうというものがありますが、これだけでは、誰が送ってきたものなのか、ひと目で理解できません。
添付されたPDFファイルの中身を見れば、誰のエントリーシートか判断することはできますが、それでは採用担当者への配慮に欠けます。
非常に多くの学生がエントリーするような大企業や、有名企業の採用担当者は、採用活動がはじまれば、毎日数え切れないほどのエントリーシートに目をとおさなければなりません。
そのような読み手に最大限の配慮をし、件名には「〇〇大学〇〇学科 山田太郎」のように、氏名まで含めて記入するようにするのが最低限のマナーです。
シンプルさを意識して文面を考える
メールで送る際には、件名だけでなく、本文の書き方にも注意しなければなりません。
本文には、最初に宛先となる企業の正式名称と部署、採用担当者宛ての場合は、担当者の氏名を記入します。
次に、大学・学部名と氏名を名乗ります。
その後にエントリーシートのファイルが添付されていることと、簡単な挨拶も忘れずに記入しましょう。
そして、最後に署名を入れます。
署名を入れるのを忘れてしまう学生も多いですが、ビジネス上のメールにおいて、最後に署名を入れるのはマナーとなっているので、必ず記入するようにします。
少しでも強い印象を残すために、このほかにいろいろと記入する学生もいますが、無駄な文章はできるだけ記入せず、シンプル・イズ・ベストを心がけましょう。
【エントリーシートをメールで送る】メールの例文
ここでは、メールでエントリーシートを送る際の一例を紹介します。
既述のとおりシンプルさを心がけて、無駄な文章はできるだけ避けるようにしましょう。
○○大学 ○○学部 〇〇学科3年の山田太郎と申します。
エントリーシートを送付ファイルとしてお送りいたします。
PDFファイルにはパスワードを設定しておりますので、後ほどメールでパスワードをお送りいたします。
（PDFファイルにパスワードを設定する場合は、この一文を追加します。
パスワードを設定しない場合は、この一文は必要ありません。
） お忙しい中大変恐縮ではございますが、ぜひともご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
************************************* 山田太郎 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 E-mail：[email protected] TEL:090-xxxx-xxxx （住所は書いても書かなくてもOKです） *************************************
【エントリーシートをメールで送る】メールを送れないときのよくある原因
エントリーシートを作成してPDFファイルに変換したら、メールに添付して送信するわけですが、送信ボタンを押したらそれで終わりではなく、メールが確実に送られているか、必ず確認するようにしましょう。
送信ボタンを押したにもかかわらず、エラーメッセージが表示されてメールが戻ってきくる場合や、企業からの確認メールが届かない場合は、なんらかのエラーが発生してメールが届いていないと考えられるので、選考に参加できなくなってしまいます。
エントリーシートが正しく送れない原因はいくつかありますが、ほとんどの場合は、特定のドメインをブロックしてしまっているか、データ容量が大きすぎるのが原因です。
このような場合の対処法を詳しく紹介します。
特定のドメインをブロックしている
「普段から迷惑メールが大量に届くので、対策として特定のドメインからのアクセスをブロックしている」という学生もいるでしょう。
この場合、ブロックしているドメインと就職先の企業が使用しているドメインが同じだと、企業とのメールのやりとりができなくなってしまいます。
ブロックに設定しているドメインがあれば、一時的に設定を解除して送信してみましょう。
メールを送ることができれば、ドメイン設定が原因だとわかります。
ただし、この設定だと迷惑メールも届いてしまうことになるので、できれば就活をスタートさせるにあたって、就活専用のメールアドレスを作成するのがオススメです。
専用のアドレスを作ることで、メールの管理も簡単になります。
データ容量が大きすぎる
エントリーシートの内容をよりわかりやすく説明するために、あるいは読み手により強いインパクトを与えるために、写真や画像を添付する学生も増えています。
この場合に注意しなければならないのは、データ容量の大きさです。
たとえば、Googleの提供するGmailに添付できるファイルのデータ容量は25MBまでであり、それ以上のメールは送信できません。
また、たとえ25MB以下であっても、企業によっては5MBや3MBまでに制限しているケースもあるので、メールを送信できないことがあります。
一般的にビジネスメールは、2～3MBまでに抑えるのがマナーです。
それ以上の容量がある場合は、添付する写真のサイズを小さくしたり、画像の解像度や色数を減らしたりするなどして、サイズを縮小してから送信するようにしましょう。
まとめ
ここまで、エントリーシートをメールで送るときに注意したいポイントを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
エントリーシートは、何よりも内容が重要なことには違いがありませんが、送り方によって、採用担当者に与える印象が変わってくることも事実です。
「どうすれば相手に失礼にならずに済むのか」「採用担当者にできるだけ手間をかけさせないためにはどうするのがいいのか」ということを念頭に置いて、相手の目線に立って、メールを作成するように心がけましょう。
このような配慮が、最終的に自分のアピールにつながることにもなるので、ここで紹介したポイントをぜひ参考にして、就活に役立ててください。
