はじめに
今回は新卒で事務職に就職したい人に向けて、志望動機の書き方や例文をご紹介していきます。
「事務職って具体的に何をやるの？」「どんな風に志望動機を書いたらいいんだろう」なんて方は是非参考にして下さい。
【新卒事務職の志望動機】事務職とは
まず「事務職」とはどんな職種なのか簡単に解説します。
事務職は主にオフィスや事務所で働き、管理業務や文書処理、データ入力、電話応対、予約手配等様々な業務をします。
作業的な役割だけではなく、組織の円滑な運営や情報の管理を担当する重要な役割を果たしています。
正確性、コミュニケーション能力、時間管理などのスキルが求められ、業務の効率化や品質向上に貢献できる職種です。
事務職は一般的には一般事務、秘書、受付、総務、経理など、さまざまなポジションが存在します。
また、組織の規模や業種によって業務の幅や専門性も異なる場合があります。
事務職について更に詳しく解説している記事はこちらにありますので、是非目を通してみてください。
さらに事務職は大きく4種類に分けられるので、それぞれ解説していきます。
①一般事務
1つ目は「一般事務」です。
一般的に事務職として思い浮かべるのがこれだと思います。
一般的には、オフィス環境で働き、さまざまな部署やチームと連携して、日常的な事務手続きや業務のサポートを行います。
具体的には文書の作成、整理、ファイリング、データ入力などが多いでしょう。
例えば、メールや手紙の作成、報告書や書類の整理、社内文書のデータベース管理などが挙げられます。
また、会議やイベントの準備や運営サポート等も主な業務として想定されます。
会議室の予約や設備の準備、資料の作成や配布、参加者の調整などがそれにあたるでしょう。
②営業事務
2つ目は「営業事務」です。
営業事務は、企業や組織の営業部門をサポートする重要な職種です。
主に営業チームのスムーズな運営や効率的な営業活動の実施に貢献するような業務を担当します。
具体的には、顧客との連絡やスケジュール管理、営業資料や報告書の作成、営業データの収集・整理、商談のサポート等です。
そして時には直接顧客とのコミュニケーション等も発生することがあります。
電話やメールを通じて、顧客からの問い合わせや注文の処理、商品やサービスに関する情報提供等行う場合があるでしょう。
また、顧客データベースの管理や、顧客からのフィードバックやクレームの受け付け・処理等も担当することもあります。
このように営業事務は、営業チームのスムーズな運営や効率的な営業活動を支える重要なポジションです。
③経理事務
3つ目は「経理事務」です。
経理事務は企業の経理部門で行う一連の業務を指す職種です。
主な業務は会社の収入と支出を記録し、そのデータを使って会社の財務状況を正確に理解するための財務報告書を作成することです。
経理事務は、数字に強く、細かい作業に正確さを求められます。
また、会社の財務状況を把握する上で重要な役割を担っているため、企業経営において非常に重要な職種と言えるでしょう。
④医療事務
4つ目は「医療事務」です。
医療事務は医療機関の行政業務とクリニカルサポートを担当する職種です。
医療のフロントラインで動作し、患者、医療チーム、保険会社との橋渡し役となります。
具体的には患者の予約を受け付け、患者データを登録や更新し、必要に応じて病歴や保険情報を収集、管理等を行います。
また、患者や医療スタッフとのコミュニケーションスキルなども非常に重要な能力として求められるでしょう。
⑤貿易事務
5つ目は「貿易事務」です。
文字通り、貿易に関する事務作業をすることになります。
具体的には輸入や輸出に関する手続きを、すべて引き受けるのが主な仕事です。
例えば通関に関する手配や、通関書類の作成、関税や消費税の納付、運送便の手配や倉庫の手配など、さまざまな業務をこなすことになるでしょう。
そのため、単純な事務作業に関する知識だけではなく、語学に関する知識が求められる、特殊な事務だといえます。
特に外国とのコミュニケーションにおいては、言語の違いだけではなく習慣や文化による違いもあるため、非常に難易度の高い事務職になる可能性があるでしょう。
なお資格自体は必須ではありませんが、どうしても専門性の高い選択肢になるため、検討する際には注意してください。
⑥学校事務
6つ目は「学校事務」です。
学校での事務作業は、各種文書の作成や送付、発行業務はもちろん、会見関係の仕事や窓口での仕事にも関わることになります。
私立の学校だと、生徒の募集に関する業務も任されることがあるでしょう。
主に「教務課」や「学生課」「経理課」のどれかに配属されるため、細かい業務内容はその配属先によっても変わってきます。
学校事務は業界未経験者でも挑戦できる事務職ですが、学生や他の教員との交流も多々出てくるため、ある程度コミュニケーション能力が必要になる職種ともいえるでしょう。
場合によっては留学生を対応するケースもあるため、もし留学経験がある場合は非常に力になれる可能性もあります。
⑦秘書
7つ目は「秘書」です。
秘書も電話やメール対応をはじめ、さまざまな事務作業をこなすことになります。
他の事務との大きな違いは、その組織の重役にあたる人のそばで、常に働くことになるところです。
そのため、特定の誰かをサポートする役割を担うのが、大きなポイントになるでしょう。
とはいえ、業務の多くは基本的な資料作成からスケジュール管理、執務室の清掃や備品の調達になってくるため、決して専門性の高い職種ではありません。
細かい気遣いができたり、管理能力に自信のある人であれば、秘書として十分勤まります。
ちなみに必須ではありませんが、秘書検定と呼ばれるものが存在するため、本気で秘書になりたい人は一度取得しておくのも良いでしょう。
【新卒事務職の志望動機】志望動機とは
志望動機では「なぜこの会社で働きたいと思ったのか」を述べなければなりません。
しかし、ただ働きたい理由を述べるだけでは不十分であることを理解しておきましょう。
企業は志望動機を通じて、入社後に早期離職せず長く働き活躍してくれる人材であるかどうか見極めようとしているのです。
そのため、志望動機の要素として特に「入社意欲の高さ」と「企業とのマッチ度」を重点的に見ています。
どんなに優秀な学生でもこの2点の内容が薄ければ、早期離職の可能性アリとして落とされてしまいます。
また、仮に書類選考を通過したとしても、面接で深掘りをされた際に見抜かれてしまいます。
このことから、志望動機は企業が最も注目している要素なので手を抜かないようにしましょう。
【事務職志望動機】志望動機を考える際のポイント
これから事務職に就きたいと考えている人は、面接に向けて志望動機を用意しておく必要があるでしょう。
その際に、押さえておくと良いポイントを4つに分けて紹介します。
難しいと悩んでいる場合は、こちらを参考にしてみてください。
なぜその企業を選んだのかを明確にする
志望動機を伝える際に、その企業を選んだ理由を明確にすることが大切です。
つまり、どの企業にも当てはまるような、ありきたりな志望動機になってしまわないように注意しなければいけません。
特に事務に関してはどの企業にも存在する職種ですので、企業はなぜ自社を選んでくれたのかを強く気にする傾向があります。
そのため、志望動機を考える際は、あらかじめその企業のことをできる限り詳しくリサーチしておきましょう。
そうすれば、その企業ならではの特徴が見つかるはずです。
仕事内容をしっかりと理解する
事務職と一言でいっても、厳密にいえばどこで事務をするのかによって、任される仕事内容に大きな違いが出てきます。
だからこそ、自分が志望する組織ではどんなことが求められているのかを、事前にしっかりと把握しておかなければいけません。
そもそも志望動機の中身は仕事内容を理解できていないと作れないため、どこも同じだろうと思い込まないように、気をつけてください。
業務とマッチする能力やスキルを見つける
志望動機を伝える際には、もちろん業務とマッチする能力やスキルがあることが理想的だといえるでしょう。
なぜなら、志望動機の根拠となる要素になるからです。
例えば海外とのやり取りもある企業であれば、語学留学をしていたことを志望動機の内容に含めることで、自然な流れを作ることができます。
自分の強みを活かせることは企業にとっても大きなメリットだと考えるため、積極的に採用を検討してくれるでしょう。
企業でどう活躍するかを考える
志望動機では、なぜ入社したいのかをストレートに伝えるだけで終わってはいけません。
それに加えて、入社後に自分がどんなことに対して貢献できそうなのかを、はっきりと伝えましょう。
なぜなら、それが採用の決め手になることも決して珍しくないからです。
単なる志望動機だけを伝えるよりも、採用担当者の印象に残りやすい結果となりますので、常に意識しておいてください。
ESに書く時はもちろん、面接で直接話す際にも忘れないようにしてください。
【新卒事務職の志望動機】志望動機の作成のポイント
志望動機作成のポイントとして最もおすすめなのは、フレームワークを用いて説明することです。
PREP法がもっとも簡潔に志望動機を伝えられるので利用しましょう。
Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（結論）の順番で説明するというものです。
結論：志望理由を簡潔に述べる
志望動機の文の始まりは、読み手に強く印象付けることができる箇所です。
結論から始めると、その文のメインメッセージが明確に伝わり、印象に残りやすくなります。
また企業側も日々沢山の応募者の書類に目を通しているので、結論から簡潔に書いてある文章は好印象だと思われます。
さらに結論の内容としては自分の就活の軸や企業選びの基準について書くとそのあとの文章が書きやすくおすすめです。
結論の例文
P（Point）
私は、貴社の「お客様第一主義」という理念に共感し、事務職として貴社の事業に貢献したいと考えております。
P（結論）
私は貴社の「お客様第一主義」という理念に共感し、事務職としてお客様に貢献したいと考え、志望いたしました。
P（Point）
私は貴社の「100年、1,000年続く会社を作る」という理念に共感し、事務職として長く貢献したいと考えております。
P（結論）
私は貴社の「100年間、1,000年間続く会社を作る」という理念に共感し、事務職として長く貢献したいと考え、志望いたしました。
理由･具体例：理由とそれを支える具体的エピソードを伝える
つぎのポイントは「具体的なエピソードを入れる」ことです。
具体的なエピソードを入れることで、応募者の個性や過去の経験を強調し、他の応募者と差別化するのに役立ちます。
特定の状況でどのように行動したか、またはどのような結果を達成したかを共有することで、独自性を強調できます。
また具体的なエピソードを入れることで、読み手が応募者の経験をイメージして、理解するのに役立ちます。
なので、過去どのように困難を克服し、成長したか等、自分の原体験に沿ってより具体的に伝えることを意識しましょう。
理由･具体例の例文
R（Reason）：
私は学生時代、アルバイトで接客業をしており、お客様に喜んでいただくことの大切さを学びました。
貴社は「お客様第一主義」を掲げており、常に顧客満足度向上に努めている姿勢に強く惹かれました。
E（Example）：
また、私はパソコン操作が得意で、Word、Excel、PowerPointなどのソフトを使いこなすことができます。
アルバイトでは、これらのソフトを使って資料作成やデータ入力を行っていました。
R（理由）
私は大学時代、カフェでアルバイトをしており、お客様に気持ちよく過ごしていただくために、常に笑顔で丁寧な接客を心掛けていました。
その経験から、お客様のニーズを察知し、迅速かつ丁寧にサポートすることの喜びを知りました。
E（具体例）
貴社の事務職は、電話対応や資料作成など、お客様と直接接する機会が多くあります。
私はこれまで培ってきたコミュニケーション能力と、正確なデータ入力スキルを活かして、お客様に寄り添ったサポートを提供したいと考えております。
結論：入社後にどう活躍できるのか
入社後に実現したいことや入社意欲について説明をするのも、志望動機を作成する上で非常に重要なポイントです。
あなたが入社後にどのような能力を活かして活躍するのかについて詳細に渡って説明していきましょう。
それに加えて、自分の実現したいことや意欲について説明していくことも重要です。
企業は、モチベーションが高く活躍してくれる人材を採用したいと考えています。
自分がどのような能力を持っており、会社に貢献できるという話をしてくる就活生は、企業研究をしっかり行っているモチベーションの高い学生であるとみなされる可能性が高いです。
よって、自分の能力がどのように活かせるのかアピールするのはもちろんのこと、併せて企業研究をしっかり行っているということも暗に伝わるような文章を作成しましょう。
結論の繰り返しの例文
P（Point）
これらの経験とスキルを活かして、貴社でお客様に最高のサービスを提供したいと考えております。
P（結論）
貴社で事務職として経験を積み、お客様に貢献できる人材になりたいと考えております。
P（Point）
これらの経験とスキルを活かし、事務作業を円滑に行い、貴社のプロジェクトが円滑に進むよう、陰ながらサポートしたいと考えています。
P（結論）
貴社で事務職として経験を積み、業務の効率化に貢献し、貴社の壮大な目標を達成する一助となれればと考えています。
【新卒事務職の志望動機】アピールしたい資格・スキル
ここからは、新卒事務職の志望動機の中でアピールするべき資格やスキルについて解説していきます。
絶対に全て必要、ということではないですがどれも事務職として働く上で重要なことなので参考にしてみてください。
書類作成などのパソコンスキル
1つ目は書類作成などのパソコンスキルです。
文書のレイアウトやフォーマットが綺麗であることは、読み手が情報を理解するためにとても重要な要素です。
具体的な作成物としては売上報告書や業務日報、営業報告書作成、マニュアルや販促物等が挙げられるでしょう。
またパソコンをある程度使えるということは、新しい技術を学び、それを使う力があるということも示しています。
これは、新しいことを学ぶ柔軟性と能力を持っているという根拠にもなるので企業からの印象も良くなるでしょう。
コミュニケーション能力
2つ目はコミュニケーション能力です。
コミュニケーション能力は、多くの企業が新卒の事務職の人に求めている能力の一つであると言えるでしょう。
事務職はただ黙ってパソコンに向かっているだけの仕事であると思われるかもしれませんが、コミュニケーション能力は非常に重要です。
なぜならば、事務作業を行うにあたっても、例えば営業のスタッフから報告を受けた際に意図を汲み取って内容を噛み砕き、会議で伝わりやすいように書き換える、部署と部署を円滑につなげるようにそれぞれのスケジュールを把握しておく、など、コミュニケーション能力がなければできない仕事が多くあるのです。
管理能力
3つ目は「管理能力」です。
事務職は、日々の業務がスムーズに進行するために必要な多くのタスクを管理する役割があります。
例えばデータの管理、スケジュールの管理、資料の準備等が含まれます。
管理能力があることで、これらの業務を効率的に遂行することが可能となるでしょう。
また、事務職は一度に複数のタスクを処理することが求められることも多いです。
それゆえに管理能力を持つことで、それぞれのタスクを適切に優先順位付けし、効果的に処理することができます。
資格
4つ目は「資格」についてです。
一般事務職に応募する際に、有利になる資格を紹介していきます。
PCスキルをアピールするにはMOSや日商PC検定が有効です。
文章作成スキルを示すにはビジネス文書検定やWebライティング能力検定が有効です。
これまで書いてきた大学のレポートとは違ってビジネス文章は特定の形に則って書く必要があります。
ビジネスマナーをアピールするには社会人常識マナー検定や秘書検定、ビジネス実務検定を取得すると良いでしょう。
次に、それぞれの専門事務で有利になる資格を紹介していきます。
貿易事務ではTOEIC850点以上、日商ビジネス英語、貿易実務検定、通関士試験などが挙げられます。
知財事務では弁理士試験短答式試験合格、知的財産管理技能検定などが挙げられます。
医療事務では医療事務検定、医療事務技能認定試験、医療情報実務能力検定が挙げられます。
介護事務では介護事務実務士、介護実務管理士などが挙げられます。
IT系ではITパスポートやITILファンデーション認定資格などが挙げられます。
協調性
事務職は基本的に、全体のサポート役に徹することになります。
そのため、外部の人とのコミュニケーションだけではなく、社内でもさまざまな人と協力しながら作業をすることになるでしょう。
だからこそ、仕事の場では常に協調性を持って接することが大事です。
業務を円滑に進めるために必要不可欠な要素になるため、ESや面接でも協調性があることを、しっかりアピールしていきましょう。
【新卒事務職の志望動機】例文
ここからは事務職の志望動機の例文をいくつかご紹介していきます。
5つのパターンの違った例文を参考に、ご自身の志望動機作成に役立ててください。
効率性をアピールした志望動機
私は組織の円滑な運営をサポートし、多様な業務を効率的にこなすことで貴社に貢献したいと考えています。
まず私には、大学時代に学生団体の役員として活動した経験があります。
私は会議の運営や議事録作成、メンバー間の連絡調整など、多岐にわたる事務業務を担当しました。
その結果、組織内の円滑なコミュニケーションと効率的な意思決定を支える役割を果たしました。
この経験から、一般事務職においても同様の役割を果たし、組織の成果に貢献したいという思いが強まりました。
入社後に実現したいことは、オフィスの業務フローを改善し、効率化することです。
業務プロセスの見直しやデジタル化の推進など、仕事の効率性を高める取り組みを行いたいと考えています。
私は協調性や柔軟性を持ち合わせており、チームの一員としての役割を果たすことに自信を持っています。
一般事務職は多様な業務に携わり、組織のバックボーンとして重要な役割を果たします。
私はその役割を遂行するための能力と意欲を持ち合わせており、貴社での活躍ができると自負しています。
営業事務の志望動機
営業事務職の役割がビジネスの効率化と流れをスムーズにするという点に魅力を感じ、志望しています。
学生時代、生徒会の書記として活動し、事務業務を通じて効率的な会議運営やイベント企画をサポートしました。
その経験から事務業務の重要性とその中心的役割を理解しました。
貴社に入社後は営業チームとの密なコミュニケーションを通じ、業務効率化を推進し、組織の生産性向上に貢献したいです。
さらに、その過程で得た知識と経験を活かして、自身のスキルを磨き、成長していきたいと考えています。
最終的には、事務の枠を超えて組織全体の円滑な運営に寄与し、貴社のビジネス拡大に貢献したいという強い意欲があります。
私の熱意と経験が貴社にとって価値あるものとなることを信じています。
経理事務職の志望動機
私は大学の理系の学部で学び、特に数理に対する理解力を深めてきました。
その力を活かして、経理事務職を志望しています。
経理は、会社の財務状況を正確に把握し、健全な経営を支える重要な業務です。
その複雑性と厳格性に魅力を感じ、これまで培った論理的思考を活かす場と考えています。
具体的には、大学時代に実施した研究において、限られた予算内で最大限の結果を出すため、コストの管理と最適化を実施しました。
予算配分のために数理モデルを用いた経験は、経理業務の精緻さと計画性を理解する助けとなりました。
入社後は、確実な経理業務を通じて、企業の財務健全性に貢献することが目標です。
また、自己研鑽を重ね、会計の専門知識を深めていきたいと考えています。
その上で、将来的には財務分析のスキルも身につけ、より高度な意思決定に寄与できる人材になりたいと思っています。
医療業界事務の志望動機
私の志望動機は、医療業界での事務職に挑戦し、医療サービスの更なる発展に貢献したいという強い意欲に基づいています。
私は大学での研究経験を通じて、情報の整理・分析に長けていることを発見しました。
特に大量の実験データを整理し、分析を行うことで新しい発見を導き出すという経験は、医療事務職のデータ管理に役立ちます。
また私の父親が病に倒れた時に感じたことが、医療業界に関心を持つきっかけでした。
医療スタッフの皆さんが全力で父のために働いてくれましたが、医療の現場での情報の連携に苦労していることを知りました。
その時、私は自分のスキルセットを活かし、医療現場での情報管理を改善し、医療スタッフの助けになりたいと思いました。
入社後、私の最初の目標は、医療情報管理の流れを理解し、最適化のための提案を行うことです。
一般事務職の志望動機
私は理工学部で学んだ論理的思考力と問題解決スキルを一般事務職に活かしたいと考えています。
大学では化学を専攻し、複雑な化学反応を理解し、解釈するために論理的な思考を必要とされました。
それらの経験は私が様々な課題を冷静に分析し、効果的な解決策を提案する能力を培ってきました。
具体的なエピソードとして、私は大学で開催された化学の研究プロジェクトで主導的な役割を果たしました。
目の前の困難な課題に直面した時、私は分析と検証を通じて問題の核心を突き止め、解決への道筋を見つけ出すことができました。
この経験から、データ解析や業務改善のアプローチに有益な手法を学び、それらを一般事務職に適用できると確信しています。
入社後、私が最も実現したいことは、技術的なバックグラウンドを活かして業務効率化に貢献することです。
データ分析スキルや論理的思考力を用いて、業務プロセスを改善し、チームの生産性を向上させることに意欲を感じています。
【新卒事務職の志望動機】志望動機の添削をしてもらおう！
志望動機を作成出来たら、一度信頼できる人に添削してもらいましょう。
ただし、ここで信頼できる人は就活を経験した人にお願いすることが鉄則です。
「そんなお願いできるような人なんていない」と思っている方は、「就活エージェント」に相談してみましょう。
ここで特におすすめしたい就活エージェントは「ジョブコミット」になります。
ジョブコミットは、志望動機の添削はもちろんのこと、面接対策や就活に対する悩みなどを面談を通して一緒に考えてくれます。
学生の就活フェーズに合わせたサポートも行ってくれるので是非チェックしてみてください。
まとめ
今回は新卒で事務職に就職したい人に向けて、志望動機の書き方や例文について解説してきました。
事務職はかなり人気な職種なので、しっかりとその業務内容や求められるスキルを理解して準備することが必要です。
是非この記事を参考に納得のいく就活をしてくださいね。
最後までお読みいただいてありがとうございました。
