エントリーシートをダウンロードはどこから？入手＆提出方法や注意点を完全解説！

Digmedia監修者

伊東美奈

HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。

エントリーシートって何？

エントリーシートとは就活で使用される応募書類の1つです。

内容は自己PRや志望動機などで、企業が応募者の「人柄」や「考え方」を知るために使われています。

履歴書とは別の書類ですが、基本的には片方のみの提出になります。

エントリーシートのダウンロードはどこからするのが正解か

実は、エントリーシートの配布方法は企業によってバラバラです。

そのため、どこからダウンロードするのが正しいかを把握することは就活において必須です。

以下では、企業がESを配布する主な方法について紹介します。

企業のホームページやマイページ

最も多いエントリーシートの配布方法としては、企業の採用ページやマイページからのダウンロードになります。

企業の公式ホームページには採用情報ページや新卒専用マイページが用意されていることが多く、エントリーシートの提出フォーマットや提出方法、締切など、選考にかかわる情報が記載されているため必ずチェックしましょう。

マイページは事前に登録が必要で、企業ホームページ、もしくはナビサイト経由で登録することができます。

ログインIDやパスワードの管理が必要になるため企業ごとに整理しておきましょう。

LINE

最近では、企業の採用活動において、LINEを活用するケースが増えています。

企業の採用ページからLINEアカウントを追加し、そこから選考に関するお知らせを受け取ることができます。

エントリーシートのダウンロードや提出に関する情報もLINEを通じて送られてくる場合がありますが、これを見逃してしまうと「選考に進めない...」なんてことになりかねません。

LINEはリアルタイムで通知を受け取ることができるので、情報を逃すリスクを減らせます。

特にLINEでエントリーシートのリンクやフォームが送られてくることが多いため、こまめに通知をチェックすることが重要です。

見逃しがちなため、通知をオンにして、メッセージが届いた際はすぐに確認する習慣をつけましょう。

LINEを使った選考の連絡は迅速であることが多いため、返信や対応も素早く行うことが求められます。

キャリアセンターやナビサイト

企業にエントリーするのにキャリアセンターや就活ナビサイトを使用すると、そこからエントリーシートの配布やダウンロードの連絡がくる場合も多いです。

複数企業にエントリーをしている場合には、ほかの企業と混ざってしまったり、メッセージが埋もれてしまわないように注意が必要です。

ナビサイトでは、企業情報やイベント、エントリーシートの案内も掲載されているため、定期的に確認することが大切です。

またキャリアセンターやナビサイトで配布しているエントリーシートは企業指定のものでなければ事前にダウンロードできることが多いため、練習用に先に手に入れておくと良いです。

これにより、実際のエントリーシートの形式に慣れることができます。

説明会やインターンシップでもらう

企業説明会やインターンシップの参加者に対して、特別にエントリーシートを配布することもあります。

特にインターンシップ参加者には事前にエントリーシートを提出するよう求めたり、早期選考や一部選考免除などの待遇が設けられているケースが増えています。

説明会やインターンシップに参加すると、その後の選考の流れやエントリーシートの提出方法についても、具体的な指示が得られる場合が多いです。

これらのイベントに参加することで、他の候補者と差をつけることができるだけでなく、企業との距離も縮めることができます。

説明会やインターンで配布されるエントリーシートには、企業の文化や価値観を反映した質問が含まれていることもあり、その企業に合った内容を記入できるチャンスです。

メールでもらう

一部の企業では、エントリーシートをメールで直接送付してくることがあります。

特に採用の初期段階ではメールに添付して送られることが多いです。

メールの形式としては、エントリーシートのファイルを直接添付する形か、ダウンロード用のリンクが送られてくる場合があります。

メールで送られた場合は、添付ファイルの形式やファイル名に注意が必要です。

多くの企業では、PDFやWord形式で送付されることが一般的ですが、指定された形式に従わないと提出を受け付けてもらえないこともあるため、指示通りに確認しましょう。

また、メールに記載された期日や提出方法を確認することも大切です。

送信者の情報や件名もしっかり確認し、迷惑メールに振り分けられないように注意してください。

エントリーシートのダウンロードがどこでできるかわからない

企業がエントリーシートのフォーマットを指定していなくても、ホームページに期限や提出方法などが記載されているためエントリーシートのページは絶対に見つけなければいけません。

見つからない場合はパソコンで企業の採用ページやマイページにアクセスし、「Ctrl + F」と打つとページ内検索ができるため「エントリーシート」や「提出書類」と検索して探しましょう。

エントリーシートダウンロード時の注意点

エントリーシートをダウンロードする際には、いくつか注意すべき点があります。

選考を有利に進めるためには重要です。

以下に、エントリーシートダウンロード時の注意点を挙げていきますので、確認しながら進めましょう。

企業の指定フォーマットを確認する

エントリーシートをダウンロードする際、必ず企業が指定するフォーマットを確認しましょう。

多くの企業では、書式や記入内容に関しての指定があります。

指定されたフォーマットを守らないと、選考で不利になってしまうため注意が必要です。

PDFやWordなどのファイル形式や必要事項、また特定の質問項目に対する文字数の制限など、詳細を必ず確認しましょう。

企業の指示通りにダウンロード、もしくはエントリーシートを用意し記入内容を確認してから提出することが大切です。

企業の指示に従うことで、提出時の問題発生は避けられます。

ダウンロード期限を確認しておく

エントリーシートのダウンロードには、期限が設定されていることが多いです。

期限を過ぎてしまうと、エントリーシートをダウンロードできなくなり、選考に参加できなくなってしまいます。

事前にダウンロード期限を確認して、余裕を持って準備を進めるようにしましょう。

特に、企業によっては事前登録や応募締め切り日があるため、しっかりとスケジュールを立てて行動することが求められます。

ダウンロード期限の確認はもちろん、エントリーシートを提出する期限も同時にチェックしておくと、スムーズに選考を進めることができます。

エントリーシートのダウンロードが可能になったらすぐにダウンロードと期日確認を行うのがおすすめです。

形式や記入方法の見落としに気を付ける

先程エントリーシートのフォーマットは、企業によって細かく指定があると紹介しましたが、記入や提出の方法などにも指定がある場合があります。

たとえば「黒のボールペンで手書き」「PDFで提出」「Excelファイルのまま送付」など、指定された形式に従わないと、それだけでマナー違反と見なされエントリーシートに目を通してもらえなくなります。

文字数の上限が決まっていたり、全角・半角の指定があるケースもあるため、見落としはNGです。

また、入力欄が自動的に広がるファイルや、印刷するとずれるものもあるので、記入後のレイアウト確認も重要になります。

不明な点はマイページや企業の指示を見直すなどして、必ず確認してから提出しましょう。

ダウンロードしたエントリーシートを印刷する場合の注意点

ダウンロードしたエントリーシートを提出する方法は、データで送信以外にも印刷し紙で提出するケースもあります。

紙で提出するエントリーシートではデータの準備だけでなく印刷の見た目や形式にも気を配ることが大切です。

印刷する場合はここで紹介する注意点を意識しましょう。

印刷サイズを確認する

提出用のエントリーシートは、A4サイズが標準になりますが、企業によっては印刷サイズがA4以外のことがあるためしっかりと確認しましょう。

また、PDFファイルをそのまま印刷すると、設定によっては縮小されて出力されてしまうことがあります。

サイズがずれていると、見栄えが悪くなるだけでなく、「基本的な確認ができていない」と判断されるリスクもあります。

印刷する際には設定画面で「実際のサイズ」や「100%」を選び、意図したサイズで出力されるようにしましょう。

印刷前にプレビューでレイアウトを確認するのがおすすめです。

両面印刷はNG

エントリーシートを印刷する際は、必ず片面印刷にしましょう。

両面印刷にすると、文字が裏に透けて見えてしまったり、裏表を行き来させることで読みづらくなり、「配慮が行き届いていない」という印象を与えてしまいます。

また、選考担当者がメモを書き込むことを考えても、片面印刷の方が安心です。

企業から特に指示がない限りは、両面印刷は避けてください。

プリンターの設定を確認し、「片面印刷」になっているかをチェックしましょう。

特にコンビニのプリンターを利用する場合、初期設定が両面印刷になっていることもあるので要注意です。

汚れ・折れ・かすれがないようにする

印刷したエントリーシートはきれいな状態で保管し、提出しましょう。

汚れや折れ、かすれなどがあると、選考担当者に対して雑な印象を与えてしまいます。

特に大事なのは、用紙がシワになっていないか、インクが薄くなっていないかをしっかり確認することです。

印刷後はすぐにファイルに入れ、丁寧に扱うようにしましょう。

もし外出先で印刷した場合は、袋やケースに入れて折れやすい状態を避けることも大切です。

また、かすれた部分があると、読みにくくなってしまうので、プリンターのインク残量や設定を確認して、しっかりときれいな印刷ができるように準備しておきましょう。

コピーを用意しておく

エントリーシートをダウンロードした後、まず最初に原本のコピーを作成しておくことが大切です。

データが破損したり、間違って消してしまったりすることは予期せぬトラブルですが、原本のコピーがあれば、すぐに再提出することができます。

加えて、エントリーシートは面接時にも必要になることがあります。

企業側からコピーの提出を求められる場合もあるため、事前に準備しておくことで、スムーズに対応できるでしょう。

また、コピーを用意することで、万が一の汚れや折れ、かすれといった印刷トラブルにも対応でき、何かあっても綺麗な状態で提出できます。

エントリーシートのダウンロードができない時は？

エントリーシートのダウンロードをするときに問題が発生した場合、焦らずにいくつかの対処法を試してみましょう。

ダウンロードできない原因はさまざまで、環境を整えることで問題が解決することも多いです。

まずは以下の方法を試し、どうしてもダウンロードができない場合は早急にメールで企業に問い合わせをしましょう。

1.ブラウザの変更をする

エントリーシートをダウンロードできない原因の一つに、使用しているブラウザとの相性の悪さがあげられます。

特定のブラウザでは、企業のサイトやダウンロードページが正常に読み込まれず、うまく表示されないことがあります。

これを解決するために、まず他のブラウザを試してみましょう。

例えば、Google ChromeやSafarなど、異なるブラウザで再度ダウンロードを試してみると問題が解決する場合があります。

また、ブラウザのキャッシュやクッキーが影響している場合もあります。

過去にエントリーシートをダウンロードした記録が残っていると、新しいファイルが正常にダウンロードできないことがあります。

こうした場合には、ブラウザの設定からキャッシュとクッキーを削除して再試行してみましょう。

2.パソコンを使用する

エントリーシートのダウンロードは、スマートフォンやタブレットではうまくいかないことがあります。

特に、ダウンロードするときにはパソコンを使う方が安定していて、作業がスムーズに進みやすいです。

スマートフォンやタブレットでダウンロードをした際に、表示が崩れることがよくあります。

パソコンを使うことで、ダウンロードを正常に行うことができたり、ファイルをより簡単に管理することができます。

また、パソコンならばエントリーシートをダウンロード後の印刷や編集といった作業もやりやすくなります。

特に、企業側からの指示に従い、エントリーシートを特定のファイル形式で提出する場合、パソコン

でのダウンロードが良いです。

3.回線を確認する

モバイルデータやWi-Fiなど、インターネット接続が不安定になっていると、エントリーシートのダウンロードが途中で止まったり、正しくファイルが開けないことがあります。

特に、PDFファイルやWordファイルなど容量のあるデータは、通信が弱いと完全にダウンロードされないこともあります。

ダウンロードに時間がかかったり、ファイルが壊れているように表示されたら、ネット環境を整えてみましょう。

まずは、接続しているWi-Fiやモバイルデータの電波状況を確認します。

通信が不安定であれば、場所を移動したり、Wi-Fiのルーターを再起動してみるのも効果的です。

安定した通信環境であれば、ダウンロードもスムーズに進みやすくなります。

また、時間帯によって通信速度が落ちるケースもあります。

回線が混みやすい夕方や夜は避け、日中や深夜など比較的すいている時間に再度試してみると、スムーズにダウンロードできることがあります。

4.大学のパソコンを使用する

自宅のインターネット環境やパソコンの状態によっては、どうしてもダウンロードがうまくいかないことがあります。

そんなときは、大学にあるパソコンを活用するのも一つの方法です。

大学のパソコンは通信環境が整っており、ダウンロードやファイルの保存もスムーズに行えるようになっています。

特に大学は最新のソフトがインストールされたパソコンが用意されていることが多く、エントリーシートのダウンロードや印刷にも適しています。

もし自宅での環境に不安があるなら、大学のパソコンを利用することで安心して作業を進められます。

また、ダウンロード後すぐに印刷が必要な場合も、大学であればその場でプリントアウトすることができ、効率よく準備を進めることができます。

ダウンロードしたエントリーシートの提出方法

エントリーシートは提出方法は企業ごとに異なり、指定された方法に沿って正確に対応することが求められます。

提出方法によっては、注意点やマナーも変わってくるため、それぞれの形式を確認しておきましょう。

ここでは代表的な4つの提出方法を紹介し、スムーズに選考に進めるようサポートします。

マイページから提出する

多くの企業は、自社のマイページからエントリーシートを提出するよう指示をしています。

マイページ提出は、企業にとって管理がしやすく、就活生にとっても提出後の進捗確認ができるというメリットがあります。

提出の手順は、マイページにログイン後、所定の「エントリーシート提出」ページからファイルをアップロードするという流れです。

企業ごとにファイル形式やファイルサイズの指定があるので、事前に確認しておくと安心です。

また、アップロード後に「提出完了」の表示や通知が届くかどうかも必ず確認しましょう。

誤って下書きのままにしていた…といったミスが起きやすいのも、この提出方法の注意点です。

ファイルの内容確認や誤字脱字チェックも最後に忘れないようにしましょう。

提出後は念のため画面のスクリーンショットを撮っておくと良いです。

メールに添付して提出する

企業によっては、エントリーシートをメールに添付して提出するよう指示される場合もあります。

メールの書き方や添付ファイルの扱いなどビジネスマナーが求められます。

添付ファイルは、企業指定のファイル名や形式がある場合、それに従いましょう。

特にパスワード付きファイルやZIP形式は禁止されているケースもあるので要注意です。

ファイル名は指定が無くても「エントリーシート_氏名.pdf」など、誰のデータか分かるようにしておきましょう。

送信前には必ず誤字脱字や添付忘れがないかを確認し、送信後には自分にもBCCで送って控えを残しておくと安心です。

丁寧で誠実なメール対応は、第一印象を左右するポイントにもなるため、気を抜かずに対応しましょう。

選考時に手渡しで提出する

企業によっては、エントリーシートを説明会や面接などの選考時に直接手渡しするよう指定されることもあります。

事前にメールやWEBで提出する形式とは異なり、印刷・持参・提出のタイミングまでしっかり準備しておく必要があります。

慌てることのないよう、提出方法の指示は必ず確認しましょう。

提出当日は、提出用のエントリーシートを折れや汚れのない状態で持参するのが基本です。

クリアファイルに入れて持ち歩くと、見た目も整い好印象を与えられます。

封筒に入れて提出するよう指示がある場合もあるので、その際は宛名・差出人・提出日なども確認しましょう。

手渡し提出の場では、単に書類を渡すだけでなく、明るい挨拶や「よろしくお願いいたします」といった一言を添えるのもポイントです。

こうしたちょっとした心配りが、社会人としての印象を大きく左右します。

郵送で提出する

企業によっては、エントリーシートを郵送で提出するよう求められることもあります。

提出先の住所や宛名、締切日などの情報を正確に確認し、不備のないよう準備しましょう。

封筒は白無地の角形2号を使い、宛名や自分の住所・氏名を丁寧に記載します。

書類は折り曲げずに、クリアファイルに入れてから封筒へ入れると、輸送中のトラブルも防げて安心です。

郵送方法は、普通郵便ではなく「簡易書留」や「速達」が指定される場合もあるので、企業の指示に従いましょう。

また、提出期限＝必着なのか、消印有効なのかにも注意が必要です。

期日ギリギリではなく、余裕を持って発送するのがベストです。

不安がある場合は、郵送前にキャリアセンターや郵便局で相談しても良いでしょう。

エントリーシート提出前のチェックリスト

提出前には、内容だけでなく提出方法や形式についても必ず確認をしましょう。

提出直前になってミスに気づいてしまうと、対応が間に合わないこともあります。

以下のチェックリストで、抜け漏れがないかを見直してから提出するのが安心です。

間違ったエントリーシートを提出したときの対処法

万が一間違ったエントリーシートを提出してしまった場合はどうしたらよいのでしょうか。

ここではとるべき対応とその対処法について解説していきます。

諦めずに手順を踏んで解決しましょう。

すぐに企業へ連絡をする

万が一、記入ミスや誤ったファイルを提出してしまったときも、すぐに諦める必要はありません。

大切なのは「早急に対応すること」です。

気づいた時点で、可能な限り早く企業に連絡を入れましょう。

企業によっては再提出を認めてくれることもありますし、誠意ある対応によって印象を損ねずに済みます。

慌てずに落ち着いて対応することがポイントです。

問い合わせメールの例文

まとめ

エントリーシートのダウンロードから提出までは、細かな注意点が多くありますが、ひとつひとつ丁寧に対応することが大切です。

特に企業ごとのルールや提出方法の確認を怠らないようにしましょう。

また、ミスを防ぐためにも提出前の最終チェックを忘れずに行いましょう。