HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
はじめに
就活を始めるにあたり、メールアドレスを新しく作るべきか迷っている人も多いのではないでしょうか？
今回の記事では、就活で使うメールアドレスを新しく作るメリットや作る際の注意点を紹介していきます。
これを読んで、就活で使うメールアドレスのポイントを押さえましょう。
就活で必須のメールアドレス
就活では、メールアドレスを企業に伝えるケースが非常に多いです。
「就活で使うメールアドレスによって印象は変わるの？」 気になる就活生も多いことでしょう。
今回は、企業から印象を良くするための正しいメールアドレス、メール送付時に気をつけるべきポイントを解説していきます。
普段気にしないメールアドレスですが、企業に送付するときは少し気を配る必要があります。
就活では配慮しておいて損はないので、就活用のメールアドレスを作ろうと思っている人はぜひ確認してみてください。
就活に適したメールアドレスのポイント
就活を始めるにあたって、就活に適したメールアドレスのポイントを紹介していきます。
気をつけるべきポイントとしては、大きく2点あります。
・就活におけるメール管理、コミュニケーションが円滑にできる点 就活はスムーズに企業と連絡を取り合い、重要なメールの見落としがないように管理する必要があります。
そのため、携帯・PCの両方でメールを確認できること、フォルダ分けが可能などメール管理に手間がかからないことが重要です。
・企業に対して失礼にあたらないメールアドレスである点 就活時における企業とのやりとりは、ビジネスの場にふさわしいマナーが求められます。
そのため、メールアドレスといえどもプライベートなアドレスや企業が管理しづらいアドレスは避けたほうがよいでしょう。
就活で使うメールアドレスの決め方
次に、就活で用いるメールアドレスの決め方を紹介します。
メールドメインと、自分で設定するアドレスの二つに分けて説明していきます。
＜ドメインの選び方＞ ・ドコモやauなどのキャリアメールは使用しない キャリアメールを使用してしまうと通常の就活以外のメールも受信されてしまいます。
そのため、大事なメールが他のメールに紛れてしまう危険があります。
最悪の場合、選考が通っても確認せず「落ちた」と勘違いしてしまう可能性も。
さらに携帯のキャリアメールはパソコンでは直接確認できない場合が多いため、エントリーシートの提出や会社からの資料確認に手間取ることもあります。
メール見落としの原因となること、企業とのやりとりに手間がかかることから、キャリアメールを就活用に用いるのは避けておくのがおすすめです。
・大学指定のメールアドレス、もしくはフリーアドレスがおすすめ 大学から付与されているメールアドレスがあれば、就活で用いてもOKです。
末尾のドメインが「.ac.jp」であるものが大学のメールアドレスです。
企業担当者の側からも就活生からのメールであると一目で確認してもらえるのがメリットです。
大学指定のアドレスを使用する場合は、自分のPC・携帯で確認できる状態に設定した上で就活用のフォルダに分類されるようにしておきましょう。
また、フリーアドレスであればパソコン・スマホ両方で確認ができるので、非常に便利です。
就活では「即レス」が基本です。
そのため、パソコンでしかメールが返せないというのは非常に不便です。
Googleが提供しているgmailなどが作成しやすくておすすめです。
＜メールアドレスの設定＞ ・名前・シンプルなものにする 企業の人が読んだ時にわかりやすいのが、「名前」または「名前・誕生日」です。
名前を含めることでアドレスを見るだけで送信元がわかるため、就活で使うメールアドレス名としては、一番適しているでしょう。
名前：hanako.yamada＠gmail.com 名前+番号：[email protected] ・記号を多用しない 記号を多用してしまうと、アドレス名が読みにくくなってしまいます。
企業へメールアドレスを伝える際に伝達ミスが多くなり、万が一の場合必要なメールが届かないこともありえます。
記号は控えて、意味のある英文字列を使うのがベターといえるでしょう。
印象の良いメールアドレスにするコツ
「企業の人に良い印象を持ってもらうためにはどうすればいい？」 印象の良いメールアドレスにするコツについて紹介していきます。
・長すぎず、企業の担当者が入力しやすいアドレス もし、自分が入力する時のことを考えてみてください。
長すぎるメールアドレスを手動で入力するとなると、ミスも増え、相手に手間取らせることになります。
相手のことを考えてわかりやすいメールアドレスに設定しておくのがおすすめです。
・電話番号は使わない 個人情報になるのでリスクが高いです。
「もしかしたら電話番号なのでは？」と考える人が中にはいるかもしれません。
数字を含めるとしても、自分で覚えやすいランダムな番号に設定しておくのがおすすめです。
企業とのメールで気をつけたい点
最後に企業とのメールでのやり取りで注意するポイントを紹介していきます。
・新しく送信する場合は、必ず件名を作成する 必ず新しく送信する場合には、件名を入れるようにしてください。
件名を作成しなければ、そのメールが何なのか相手にも伝わらなくなります。
企業の方も日々膨大な仕事のメールを確認しているため、目を通してもらえるように件名を設定しましょう。
・返信する場合は、件名を変えない 返信の場合は、わざわざ件名を書く必要がありません。
相手も、どんな件でメールのやり取りをしているか把握できている状況です。
件名が同じままなのに新しいメールを送ると、かえって相手が混乱してしまうので注意してください。
・メールの冒頭に、送信する相手の企業名、部署、担当者名を明記する 特定の人に連絡したいが、企業の公式お問い合わせメールアドレスしか知らない場合などに有効な手段です。
相手が誰宛の要件なのかがわかりやすくなります。
ビジネスの世界においても相手の企業名・部署・担当名を記載するのは基本です。
今のうちから慣れておくようにしてください。
・メールの最後には、署名をつける 署名をつけることは、ビジネスメールの基本なので記載するようにしてください。
署名に必要な情報、順番、署名の例は下記を参考にしてみてください。
就活ではメールアドレスにも配慮を
就活は基本的にビジネスの現場と同じマナーを守るようにしましょう。
面接の印象が良くてもメール文のビジネスマナーが良くないと悪印象になってしまうかもしれません。
メールアドレスにも配慮して、企業の担当に好印象を与えるように気をつけてみてください。
