HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
はじめに
エントリーシートは書いて郵送するパターンもありますが、提出方法がメール添付と指定されているケースもあります。
就活では初めてのしなければならないことも多く、エントリーシートをメールで提出するイメージが湧かない方もいるのではないでしょうか。
メールの書き方やどのようにして送ればいいのか、マナーはあるのかなど知りたいでしょう。
こちらではエントリーシートをメールで提出する際の決まりや気を付けたい点なども含め詳しく紹介していきます。
エントリーシートとは？
エントリーシートとは選考においてどんな学生なのかを詳しく知るために参考にするものです。
履歴書とは違いどの企業でも必ず提出しなければならないものではないのですが、就活では多数の企業でエントリーシートも一緒に提出を求めています。
様式もそこそこの企業で違い、知りたいと感じている項目には大きく欄を設けています。
上手に活用すると、履歴書では分からなかった一面をアピールでき内定に一歩近づけるでしょう。
メールの書き方
いざメールで送ってほしいと言われても、どのような形式で送ればいいのか分からない方も多いのではないでしょうか。
そのままエントリーシートを添付して何も書かずに送るわけにはいかないですし、言葉遣いなどもどのようにしたらいのか分からず困ってしまうでしょう。
こちらでは詳しくメールの書き方を説明してきますので、参考にしながらエントリーシートを送ってみましょう。
宛先
宛先は重要な部分ですので、しっかりと間違っていないか見直しましょう。
自分の思い込で企業に送ったつもりが友人や関係のない人に送っている可能性もありますし、就活の時期は何社か受けるので別の企業に送ってしまうかもしれません。
後から自分が恥をかかないためにも、見直しは念入りに行いましょう。
他にも宛先の入力ミスで、なかなか宛先不明で送れないということも考えられます。
アドレスを見ながら一文字ずつ入力するよりも、企業のホームページなどがあればそこからメールアドレスをコピーして宛先にペーストするようにしてください。
コピーをすると間違いがなく、送りたい企業にそのまま送れます。
間違ってメール作成の途中で誤信しないためにも、最後に入力するようにしましょう。
件名
件名はメールの中でもどんなものにするのか一言で書かなければいけないので、悩んでしまうかもしれません。
丁寧に書いた方がいいのか、失礼のな書き方はどんなものかなどと考えてしまうでしょう。
エントリーシートを送るので、件名はエントリーシート送付などと分かりやすいものにしましょう。
丁寧に考えすぎて変な件名にしてしまうと、メールが届いた人事の方は何のメールなのか分からずスルーしてしまうかもしれません。
後回しに他の重要なメールから見られてしまったら悲しいので、しっかりとエントリーシートについてだと分かるようにしましょう。
内容だけだと誰から来たメールか分からないので、氏名も一緒に記載するようにしましょう。
エントリーシート送付とした後に、（〇〇大学・〇〇）と自分の名前を入れます。
宛名
メールに宛名を入れる時は、社名、部署名、送り先の相手の名前を順番に入力します。
会社名で気を付けたいのが、こういった企業へメールをする際株式会社、有限会社などの法人格は略さずに書かなければなりません。
個人宛てではなく、企業の部署に宛ててメールを送る時には御中を使い、人の名前には様を使います。
この御中と様の使い分けがきれいにできていると、ビジネスマナーを勉強していると思われ、好印象を与えられます。
どうしても相手の名前は分からない時には、会社説明会ご担当者様としてもいいですし、そのまま部署宛てにして人事課御中としても間違いではありません。
本文
メールの中でも一番注目して見られる箇所ですので、各順番をしっかりと覚えましょう。
まず挨拶をし、大学名、氏名を入れてから本文に入っていきます。
件名にも氏名は載っていますが、もう一度本文でも自分を紹介することで人事の方も誰からのメールなのか分かるので助かります。
挨拶は「お世話になっております。
」とし、その後「〇〇大学学部・▲▲学科の〇〇です」としその後エントリーシートの送付の件について本文を書き出しましょう。
こちらも件名からエントリーシートの送付だとはなんとなく分かっていますが、本文であらためて丁寧に見てほしいという旨を伝えることで何のメールなのか理解が深まります。
署名
友人とのメールのやりとりなどは本文を入力したらほとんど終わりですが、企業に送る際には最後に署名というものを入力します。
企業からメールに注目をすると分かりますが、本文の最後に企業名やアドレス、電話番号、住所などが載っているケースが多々あります。
ビジネスにおいても署名は使うもので、誰から送られてきたのかすぐに分かり、連絡先も載っていると何かあった時にそこを見て連絡が取れますので便利です。
署名には、氏名、大学、学部、学科、学年、連絡先を入力します。
この署名に関しては頻繁にメールのやりとりの際に使用しますので、あらかじめ作成してテンプレートとして作っておくと後から楽です。
例文
こちらでは実際にメールでどのように送ればいいのか、例文を載せていきます。
【件名】 エントリーシートの送付（〇〇大学・〇〇） 【本文】 株式会社 ○○販売 人事総務部▲▲様 お世話になっております。
〇〇大学▲▲学部学科の〇〇です。
添付ファイルにてエントリーシートをお送りします。
お忙しいところ恐れ入りますが、お手すきの時間にご確認いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
————————————————— 〇〇 〇〇大学▲▲学部学科〇年 携帯番号：090-1234-567× メール：eeehhheee＠○〇。
ne.jp ————————————————— と載せてエントリーシートを添付し送信するようにしましょう。
お忙しいところ恐れ入りますが、お手すきの時間に・・・という本文のいい方は、「お忙しいところ恐縮ですがご査収くださいますようお願い申し上げます。
」などと言い換えても大丈夫です。
メールで提出する際のポイント
メールはいつでも送信できる、とても便利なツールですが、書き方や送信方法には注意が必要です。
特に、エントリーシートという大切な資料を送信する場面では、先方に迷惑のかからないよう注意をしなければなりません。
反対に、ビジネスマナーをしっかり守った形式できちんとエントリーシートを提出できれば、良い印象にもつながるのです。
そこで、エントリーシートをメールで提出するときには、以下の点を意識して送付しましょう。
件名をわかりやすくする
まず、件名をわかりやすくすることが重要です。
採用担当者のもとには、1日に何十件ものメールが届くことも考えられます。
それらのメールは、メールソフトに一覧となって表示されます。
しかし、メール一覧では件名しか見られないため、わかりにくい件名ではエントリーシートだと気づいてもらえず、見逃されてしまうかもしれません。
そこで、見やすくわかりやすい件名をつける必要があるのです。
件名には、エントリーシートが添付されていることと、氏名・大学名が記載されていると良いでしょう。
具体例としては「エントリーシート送付【就活大学 山田太郎】」というように、括弧などを適宜用いて、簡潔でわかりやすい件名にすることをおすすめします。
本文は挨拶から始める
メールの本文は必ず挨拶から始めましょう。
友人とのチャットやメールのやり取りであれば、いきなり本題に入ることもあるかもしれませんが、ビジネスの場面では必ず挨拶を入れることがマナーとなっています。
そのため、挨拶を書いていないと「社会人としてのマナーが不十分だ」と見なされる可能性があり、良くない印象を抱かれる可能性があります。
しかし、手紙のように「拝啓」から始まる、堅苦しい挨拶を書く必要はありません。
一般的なビジネスメールなら「〇〇様 お世話になっております」と書き始め、名前や所属を明らかにすれば十分です。
難しいことではありませんが、この点を徹底することで、最低限のマナーと常識があることは伝えられるのです。
本文は簡潔に書く
挨拶の次に、本文は簡潔に書きましょう。
丁寧さを意識するあまり、回りくどい表現になってしまうと、要点が採用担当者にうまく伝わらなくなってしまいます。
また、担当者には忙しい時間を割いてメールを読んでもらっているため、そういった意味でも本文は簡潔にする必要があります。
必要のない余談や、不用意に長い文章は採用担当者の時間を奪ってしまうだけでなく、悪印象にもつながりかねません。
メールにはエントリーシートを添付してある旨と「よろしくお願いいたします」という、締めの文章さえあれば十分です。
アピールしたい気持ちがあったとしても、それはエントリーシート内で十分にできるので、メール本文には書かないよう注意しましょう。
メールで提出する時の注意点
メールでエントリーシートを提出する際には、いくつか注意点があり知らないまま送ってしまうと、いい印象を与えられません。
ここでどんな注意点があるのかルールをしっかりと知って、正しくメールを送るようにしましょう。
この人はメールの細かいマナーも知っていると思われた方が、好印象を残せます。
データをPDF変換する
メールでデータを送る際に、PDFというものに変換をして添付するのが基本です。
これはとくに指定として書かれていなくても、PDFに変換すると覚えておきましょう。
やったことのない方は始め難しそうに感じてしまうかもしれませんが、やり方を覚えてしまえばそれほど難しい方法ではありません。
紙のエントリーシートの場合はプリンターのスキャン機能でも、簡単にPDF化できます。
ファイル名も人事の方に分かりやすいよう、「エントリーシート、氏名、日付」に変更してから添付するようにしましょう。
まずはじめにデータを添付
立派なメールの本文などを作成しても、肝心なデータが添付されていないとエントリーシートを見てもらえません。
メールを送る際には、本文などをまだ作る前にデータを添付してその後に落ち着いて作成した方が忘れません。
添付するものというのは後回しや最後にと思いがちですが、うっかり忘れてしまうことが多いようです。
万が一忘れてしまった時には、件名で再送信とし忘れてしまったことのお詫びも入力してもう一度送りましょう。
書式設定をテキスト形式にする
メールの形式についてあまり考えたことのない方もいるかもしれませんが、この設定も間違えてしまうと、人事の方が見ようとした時に文字化けして見られません。
作成する時には書式設定をテキスト形式にし、HTMLやリッチテキストなどは選ばないようにしましょう。
とくに記号が文字化けしやすく、見づらいエントリーシートとなってしまいます。
就業時間に送る
人事の方に立場に立ち、就業時間内に送るようにしましょう。
自分も忙しく夜中近くに時間が空くという方でも、相手はもう仕事が終わって帰宅している時間ですので迷惑です。
より優先的に見てもらえるようにするのは、朝一番に送るのがおすすめです。
まず出社したらメールのチェックを行いますし、さらにメールボックスを開いた時に上に来やすくなります。
一番上に表示されるように、終業時間の少し前を狙って送るとメールチェックの時に目立つでしょう。
送信済み欄に入ったかを確認
メールがしっかりと送信済みの欄に入ったのか、何回も確かめるようにしましょう。
自分では無事に送ったつもりでも、後から宛先不明で戻ってくるケースもあります。
アドレスのスペルを間違っていると、そのままメールが戻ってきてしまいます。
エントリーシートの提出期限まで気が付かないまま終わってしまうことがあったら、取り返しがつきません。
必ず、無事に送信済みになっているか、しつこいくらいに見ましょう。
メールの返信が来たときは返信するべき？
企業によっては、エントリーシートを受け付けた旨のメールを送ってもらえるかもしれません。
返信すべきかどうか悩む方もいらっしゃるかもしれませんが、結論から述べると、返信したほうが好印象を残せる可能性が高まります。
業務連絡とはいえ、それをしっかり読んで、お礼のメールを送れる誠実さは重要です。
メールに返信しないと絶対に落ちる・返信すると選考に通過するというものではありませんが、なるべく丁寧に対応しましょう。
また、普段からメールにしっかり返信する習慣をつけておくことは、そのあとの就活を進めるときや、社会人として活躍するうえでも役立ちます。
自分が将来、社会人としてしっかり仕事をするための訓練という意味でも、企業から返信が来たらメールを返すよう心がけましょう。
以下で、メールを返信する際参考にできる例文を紹介します。
返信メールの例文
【件名】Re：エントリーシートを受け付けました
【本文】
株式会社○○
人事部 採用担当
○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の（氏名）です。
エントリーシートの受け付けのご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
お忙しい中ご対応いただき恐れ入ります。
お手数をおかけしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
（氏名）
○○大学○○学部○○学科○年生
TEL：○○○-○○○○-○○○○
まとめ
こちらで紹介している例の通りにメールを送れば、人事の方に失礼もないですし、しっかりとメールで送信する際のマナーを知っている人だと思ってもらえます。
後は基本的なことですが、誤字脱字があると人事の方も読む時に違和感を抱き気になってしまいますので、しっかりとチェックしましょう。
完璧だと思っていてもやってしまった・・・というのは人間ありますので、とくにエントリーシートでは読み返してみましょう。
