HRteamに新卒入社。 キャリアアドバイザーの経験を経てマーケティング事業へ異動。 アドバイザー時代にサービス立ち上げや人材開発、人事の業務に携わり、現在では「Digmedia」のメディア運営責任者を担っている。
就活では複数社から内定をもらうことがあります。
その際には、自分が最も入社したい一社以外には内定辞退の連絡をしなければなりません。
この記事では内定辞退の期限・伝え方・マナーを解説します。
内定辞退ってどうすればいいの？
多くの就活生はは数十社にエントリーします。
その結果、複数社から内定をもらうことはよくあります。
しかし、現実的に入社できるのは一社であるため、複数魅力的な会社があったとしても内定辞退の連絡をしなければなりません。
内定辞退の連絡において「どのように連絡すればいいのか」「メールでいいのか、電話のほうがいいのだろうか」「いつまでに伝えるべきだろうか」と悩む方は多くいます。
この記事では内定辞退における注意点、内定辞退の期限、内定辞退の連絡手段について紹介します。
内定辞退の3つの注意点
内定辞退する際には以下「なるべく早く連絡する」「サイレント内定辞退はしない」「誠意を持って理由を丁寧に伝える」の3つの注意点があります。
注意点をしっかり抑えて、お互いの同意のもとの円満な内定辞退をしましょう。
なるべく早く連絡する
内定辞退の連絡は、内定辞退を決めたらなるべく早く伝えるべきです。
企業は一人の学生を採用するために何度も説明会やインターンシップ、選考会を行い、多くの学生と面談・面接をするなど、多くの時間と労力をかけています。
金額で言えば、内定者一人に対して約53万円(2019年調べ)の採用費がかかっています。
もし内定辞退をすると、企業の努力が無駄になりかねません。
しかし、企業も内定辞退を想定して採用活動を行っているため、もし早めに内定辞退を伝えれば、企業も採用計画を見直すことができます。
そのため、内定辞退を決めたらできるだけ早く連絡するべきです。
サイレント内定辞退はしない
サイレント辞退というのは、内定を出してくれた企業に何も言わず内定を辞退することです。
サイレント辞退は企業に対してとても失礼な行為になります。
なぜなら内定を出してくれたことに対して、承諾するのでも断るのでもなく、無視することになるからです。
サイレント内定辞退をしてしまうと、は自分が礼儀を知らない人間だと思われるだけでなく、自分以外の人にも迷惑をかけることです。
大学の学部やゼミ、部活、サークルのイメージが悪くなり後輩がその企業に入社しづらくなるなど、その企業へ紹介してくれた先輩や知人、教授に迷惑をかけることになります。
そのためサイレント内定辞退は絶対に避けて、内定辞退の連絡をしっかり入れるようにしましょう。
誠意を持って理由を丁寧に伝える
内定辞退を伝える際に、理由は伝えたほうがいいのか、伝えるとしてどのように伝えれるべきか、と迷う方は多くいます。
結論から言うと、必ず理由を伝える必要はありません。
しかし、理由をしっかり伝えることで企業に対して誠意が伝わります。
例えば「第一志望の会社に入社したい」「大学院に進学することを決めた」程度の具体度でかまいません。
しかし、嘘の理由を伝えることは推奨できません。
もし嘘の理由を言ってしまうと、もし具体的な詳細を聞かれると、返答に詰まることや、それぞれの話につながりが見えないことがあり、嘘がバレる可能性があります。
嘘がバレると非常に気まずくなり、関係が悪化するだけでなく、所属する大学やゼミへの印象も悪くなります。
また、もし同じ業界の別の会社に入社するのであれば、入社後に取り引き先として関わるかもしれません。
この場合は長い社会人生活に悪影響を与えるため、嘘の内定辞退を伝えることは避けるべきです。
内定辞退の期限は2週間前まで！
第一志望の合否が出る前に他社の内定承諾書にサインをしてしまうことや、入社する会社を迷っていて複数社の内定をキープしている方はいるでしょう。
内定辞退の連絡はできるだけ早いほうがいいですが、ギリギリのラインがどこか気になるのも事実です。
結論から言うと、法的には入社日の2週間前までです。
内定承諾書へのサインは雇用関係を結んだことに近い状態になりますが、民法は雇用関係の解約について以下のように定めています。
「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。
この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
」 (https://ja.wikibooks.org/wiki/%E6%B0%91%E6%B3%95%E7%AC%AC627%E6%9D%A1) つまり解約の申し入れから2週間たつと自動的に解約されることになります。
もし4月1日が入社日であれば、3月18日が連絡できる限度の期限です。
詳細は以下の記事から確認してみましょう。
法的に２週間前！新卒の内定辞退はいつまで可能なのか？ | 記事一覧
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内定辞退を伝える方法
内定辞退の連絡手段は電話・メール・手紙の3つがありますが、この中から自分がやりやすいものを選べばよいというわけではなく、状況によって何を選択するべきか変わります。
ここからはどのような状況でその連絡手段を使うべきかと、メリット・デメリットを紹介していきます。
電話で内定辞退を伝える
内定辞退の連絡は基本的に電話で伝えるべきです。
電話で連絡するメリットは2つあります。
1つ目は、電話の場合はメールより確実に伝わります。
メールの場合は多くのメールに埋もれて見逃しまうことや、確認が遅れるかもしれませんが、電話であればその場で相互にコミュニケーションしながら内定辞退の意図を伝えることが可能です。
2つ目は、電話のほうがメールよりも誠意が伝わります。
メールの文面だけであれば実際にどのような感情なのかわかりませんが、電話の場合は声の抑揚や口調で誠意をもって連絡していることが伝わります。
しかし、電話での連絡はデメリットがあることも確かです。
電話だと人事担当者の仕事を一時的に中断させてしまうかもしれません。
そのため電話での内定辞退の連絡は、始業直後・お昼休みの前後・就業時間前の忙しい時間の電話は避けましょう。
電話での内定辞退の伝え方は以下の記事も参考にしてください。
メールで内定辞退を伝える
もし電話しても担当者がいなかった場合は担当者がいる時間を確認して再度電話をするのはもちろんですが、メールで内定辞退を連絡しても問題ありません。
メールで内定辞退を伝えるメリットは2つあります。
1つ目は、人事担当者が忙しい場合、都合のよい時間に確認ができる点です。
2つ目は、メールは送信日時や内容が記録に残るため、後々のトラブルを防ぐことができる点です。
例えば、向こうの確認ミスや内容に関する齟齬などが生まれた時に記録に残っていると安心でしょう。
メールで内定辞退を伝えるデメリットは文面だけだと、誠意が伝わりにくいことです。
電話であれば口調や抑揚で感情を伝えることができますが、メールは文章だけなので感情を伝えることが難しくなります。
メールで内定辞退を伝える時の注意点は2つあります。
1つは、シンプルな件名でメールを送ることです。
人事担当者が忙しい方の場合、件名で開くかどうか判断してる可能性があるため、メールの件名だけ見て内容がすぐにわかるようにしておくべきです。
具体的には「内定辞退の連絡 ○○大学 名前」としておくとよいでしょう。
2つ目は、必ず感謝と謝罪の言葉を述べることです。
感謝は内定を出してくれたことと今までかけてきた労力に対して、謝罪はせっかく出してくれた内定を断ることに対してのものです。
メールでの内定辞退の伝え方は以下の記事も参考にしてください。
就活での内定辞退メールの書き方を解説！【例文あり】 | 記事一覧
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手紙で内定辞退を伝える
手紙で内定辞退を伝えるのは、基本的には一度電話で内定辞退を伝えた後です。
わざわざ手紙を出すのは、誠意をもって内定辞退をすることを伝える必要がある場合で、大別すると3つあります。
まず一度内定を承諾した後に辞退する場合です。
一度内定を承諾すると、企業は入社へ向けて準備をしているので、辞退すると大きな迷惑がかかります。
次に知人（教授・友だち・先輩・親族など）から紹介があった場合です。
知人からの紹介で内定を得たのに、失礼な対応をすると自分だけでなく知人にも迷惑がかかるため、丁寧に誠意をもった対応をしましょう。
最後に地域の伝統企業や老舗企業の場合です。
これらの企業はマナーや礼儀に気を使う人が多く、十分気を使って丁寧に内定辞退の連絡をしないと礼儀がなっていないと思われ、内定辞退スムーズに進みにくくなってしまいます。
手紙を出すときは、「手書きで縦書きに書くこと」「季節の挨拶を入れたり頭語や結語を入れるなどの手紙のマナー」に注意しましょう。
手紙での内定辞退の伝え方は以下の記事も参考にしてください。
内定辞退の手紙で誠意が伝わる書き方とは？【例文つき】 | 記事一覧
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まとめ
内定辞退の連絡でまず大事なことは、とにかく早く連絡することです。
連絡が遅くなるほど企業に迷惑をかけてしまいます。
またサイレント内定辞退は自分だけでなく、大学や部活、サークルの後輩など周囲の人にも迷惑をかけてしまうため、絶対に避けるべきです。
内定辞退の連絡は基本は電話で行い、必要に応じてメールや手紙を送りましょう。
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